Quando uma propriedade muda de proprietário, seguir um processo padrão no Guesty garante uma transição tranquila. Este artigo fornece diretrizes gerais para a desvinculação de um antigo proprietário e a integração de um novo, com foco na preservação de dados históricos e na manutenção de registros contábeis e fiscais precisos.
Gerenciamento de dados do proprietário para alterações de propriedade
Antes de iniciar o processo de desvinculação, entenda como a Guesty lida com os dados do proprietário para evitar problemas com a contabilidade e os relatórios fiscais.
Criar novos perfis de proprietário
Sempre crie um novo perfil para o novo proprietário em vez de editar o nome do proprietário atual. Editar o nome de um proprietário pode fazer com que extratos e documentos fiscais do proprietário, como o formulário 1099, sejam associados ao novo proprietário, levando a relatórios imprecisos. Manter registros de proprietário separados é fundamental para preservar um histórico de propriedade preciso e garantir a responsabilidade fiscal.
Gerenciar despesas pendentes
As despesas podem surgir semanas após a venda ou transferência de uma propriedade. Estabeleça um processo para garantir que essas despesas atrasadas sejam faturadas ao antigo proprietário, e não ao novo proprietário. Como não é possível duplicar anúncios, as transições de propriedade exigem um controle rigoroso do cronograma e da contabilidade. Utilize as reservas do proprietário ou o capital de giro para cobrir as despesas pendentes.
Gerenciar pagamentos aos proprietários
Os pagamentos são processados no nível do proprietário, e não no nível da propriedade. Isso é importante para gerenciar os casos em que um proprietário vende apenas algumas de suas propriedades, mas mantém outros ativos em sua conta. Por exemplo, se um proprietário com seis propriedades perde cinco por execução hipotecária, mas mantém uma propriedade ativa, os pagamentos futuros devem continuar para essa propriedade restante.
Preservar dados históricos
O histórico de reservas, avaliações e dados de desempenho do anúncio estão vinculados ao próprio anúncio e não são perdidos quando a propriedade muda de mãos. Remover um proprietário de uma propriedade não remove seu histórico de transações. Declarações de proprietários anteriores, formulários 1099 e registros históricos permanecem disponíveis para proprietários anteriores mesmo após a remoção de suas atribuições de propriedade ativas.
Removendo o antigo proprietário
Siga os passos abaixo para remover um antigo proprietário de uma propriedade, preservando seus registros financeiros.
Faça login na sua conta Guesty.
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Exportar e conservar todos os registros financeiros necessários do antigo proprietário, incluindo:
Declarações do proprietário
Registros de desembolso
Relatórios de reservas
Registros contábeis e de comissão
Remova o acesso do proprietário ao Portal dos proprietários.
Remova a atribuição do proprietário de todas as propriedades aplicáveis.
Mantenha o perfil do antigo proprietário no Guesty. Não exclua o registro, pois você precisa dele para fins históricos e taxas.
Integração do novo proprietário
Siga os passos abaixo para configurar um novo perfil de proprietário e alocar a propriedade corretamente.
Faça login na sua conta Guesty.
No menu à esquerda, clique em Operações.
Selecione "Proprietários" para criar um novo perfil de proprietário. Não sobrescreva as informações do proprietário existente.
Crie um novo modelo de negócios para o novo proprietário, se necessário.
Atribua a propriedade correspondente ao novo proprietário.
Transfira o Anúncio para o novo modelo de negócios.
Reprocesse as reservas a partir da data acordada para a transferência de propriedade, a fim de garantir que as finanças sejam alocadas corretamente ao novo proprietário.
Gerenciar propriedades inativas ou desativadas
Se uma propriedade estiver totalmente desvinculada, inativa e não gerar mais pagamentos ou receita, não exclua o Anúncio. Excluir uma propriedade ou um Anúncio compromete a integridade dos dados financeiros históricos.
Para evitar que anúncios inativos gerem extratos de proprietário no futuro, desvincule-os do modelo de negócios original e atribua-os a um modelo de negócios "fictício" dedicado. Saber mais sobre como desativar anúncios ao usar o módulo de Contabilidade.