Os hóspedes chegam com pendências com mais frequência do que você gostaria: uma reserva ainda aguardando confirmação, um pagamento que falhou durante a noite, um formulário de check-in incompleto. O agente de comando de prontidão de check-in verifica as reservas que chegam hoje e amanhã, sinaliza o que está faltando e fornece uma lista de tarefas para cada chegada.
Limitações
Considere as seguintes limitações antes de usar o agente de comando de prontidão de check-in.
- Formulário de check-in: Os lembretes aplicam-se às contas que utilizam o formulário de check-in .
- Limpeza: O agente avalia a prontidão para limpeza apenas para contas que utilizam tarefas de manutenção. Contas que gerenciam a limpeza em outros locais ignoram essa verificação, portanto, o agente nunca sinaliza erroneamente uma tarefa ausente.
- Códigos de acesso: O cartão de aprovação não exibe os valores dos códigos de acesso.
- Pagamentos e confirmações: O agente identifica pagamentos com falha, saldos em aberto e reservas não confirmadas. Ele pode preparar lembretes de pagamento para reservas com saldo pendente, assim que o hóspede puder ser contatado. Os lembretes de pagamento são enviados somente após a sua aprovação. O agente não cobra dos hóspedes, não tenta novamente os pagamentos nem confirma reservas.
Entenda o agente de comando de prontidão para check-in
O agente de comando de prontidão para check-in é executado automaticamente uma vez por dia às 18:00 no fuso horário da sua conta. O agente também pode ser acionado manualmente.
O agente analisa todas as reservas com data de check-in para hoje ou amanhã, com status "Confirmado" ou "Reservado". O período analisado abrange os dois dias completos do calendário, portanto, uma viagem no início da manhã ainda inclui as chegadas da tarde e da noite de amanhã. O agente avalia cada reserva em quatro dimensões:
- Confirmação: Sinaliza uma reserva ainda com status "Reservada" como crítica, para que você possa confirmá-la antes do check-in.
- Pagamento: Sinaliza pagamentos não efetuados e saldos em aberto. Quando um saldo ainda está pendente e é possível contatar o hóspede, o agente prepara um lembrete de pagamento. Os lembretes são enviados ao hóspede somente após a sua aprovação.
- Limpeza: Verifica se as tarefas estão limpas e prontas para serem entregues ao cliente.
- Formulário de check-in: Gera um lembrete para o hóspede quando o formulário de check-in estiver incompleto. Os lembretes são enviados ao hóspede somente após a sua aprovação.
Reservas do Proprietário
As reservas de Proprietário e de proprietários-hóspedes ignoram duas dimensões:
- Pagamento: Os proprietários nunca são cobrados.
- Formulário de check-in: O agente não verifica o status do formulário nem prepara um lembrete para o hóspede.
A Confirmação e a Limpeza ainda se aplicam, e a nota de disponibilidade ainda é exibida para que sua equipe veja que a reserva foi verificada.
Entenda o que acontece em cada execução.
A maior parte das ações do agente acontece sem a sua intervenção. Apenas mensagens direcionadas aos hóspedes e tarefas de manutenção de fechaduras dependem da sua decisão.
Ações automáticas
Em cada execução, o agente realiza automaticamente as seguintes ações:
- Publica uma nota interna de prontidão na conversa da Caixa de entrada de cada reserva digitalizada, incluindo reservas que já estão prontas, para que você possa confirmar que a execução ocorreu. Os Hóspedes nunca veem essas notas.
- Comentários sobre uma tarefa de limpeza quando a tarefa é cancelada ou quando o prazo é muito curto para o próximo check-in.
- Publica uma nota interna quando um hóspede está aguardando uma resposta da sua equipe, solicitando que a equipe lembre o hóspede sobre o formulário quando eles responderem.
- Publica uma nota interna quando um lembrete não consegue chegar ao hóspede porque nenhum canal está disponível.
Ações que precisam da sua aprovação
As Mensagens de hóspedes e as tarefas de manutenção de fechaduras nunca são enviadas automaticamente. O agente pausa o processo e apresenta um cartão de aprovação, que pode incluir os seguintes itens:
- Lembretes do formulário de check-in: Para hóspedes que não preencheram o formulário de check-in.
- Lembretes de Pagamento: Para reservas com saldo ainda em aberto.
- Tarefas de manutenção de fechaduras: Criadas somente após sua aprovação.
Cada item também lista até três outros problemas na mesma reserva, como um saldo pendente ou um problema de limpeza, para que você tenha uma visão completa daquela estadia. Você pode aprovar, recusar ou editar cada item antes de enviá-lo. Dois limites se aplicam a cada envio:
- Prazo de aprovação: 8 horas
- Volume: Até 20 itens por coleta, começando pelos check-ins mais próximos. Os itens restantes aguardam uma coleta posterior.
- Sua decisão determina o que o hóspede e sua equipe veem:
| Sua decisão | Resultado |
|---|---|
| Aprovar, com ou sem edições | O hóspede recebe o formulário de check-in ou o lembrete de pagamento na Caixa de entrada. As tarefas de manutenção de fechaduras aprovadas são criadas. |
| Recusar | Nada é enviado ou criado, e uma nota interna registra isso. |
| Nenhuma resposta em 8 horas. | O cartão de aprovação expira. Nada é enviado ou criado, e uma nota interna registra isso. |
Execute manualmente o agente de comando de prontidão de check-in.
Além da execução agendada, você pode acionar o agente manualmente a qualquer momento a partir do hub de IA.
Passo a passo:
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, selecione
Centro de IA. - Na parte superior, selecione a guia Operações.
- Clique no bloco de comando de prontidão para check-in.
- Em "Quando for executado", clique em Executar agora.
Avalie os resultados e o status da execução no feed de atividades.
Avalie o feed de atividades.
Siga os passos abaixo para avaliar seu feed de atividades, que mostra um histórico de todas as vezes que o agente foi executado.
Passo a passo:
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, selecione Centro de IA.
- No submenu à esquerda, clique em Atividade do agente.
- Clique na linha correspondente com o nome do agente para avaliar os detalhes do relatório no painel lateral direito.
Entenda o status e os detalhes do relatório.
Cada execução exibe um dos dois status:
- "Concluído": O agente finalizou o trabalho e não encontrou nada que precise da sua decisão.
- "Ação necessária": Um ou mais itens aguardam sua aprovação.
O relatório resume tudo o que precisa de atenção antes dos próximos check-ins, incluindo reservas que não constam no cartão de aprovação, além de quantas ainda precisam de ação e quantas estão prontas. Quando há mais de 20 itens pendentes, o relatório mostra quantos do total aparecem no cartão, por exemplo, "Exibindo 20 de 26".
Para obter todos os detalhes sobre uma reserva específica, abra a nota de disponibilidade na respectiva conversa na sua Caixa de Entrada. Enquanto um item aguarda sua aprovação, a nota exibirá o status "Decisão em andamento".