Os hóspedes chegam com pendências com mais frequência do que você gostaria: uma reserva ainda aguardando confirmação, um pagamento que falhou durante a noite, um formulário de check-in incompleto. O agente de prontidão para check-in verifica as reservas que chegam hoje e amanhã, sinaliza o que está faltando e fornece uma lista de tarefas para cada chegada.
Limitações
Avalie as seguintes limitações antes de usar o agente de prontidão para check-in.
- Formulário de check-in: Os lembretes para hóspedes aplicam-se às contas que utilizam o formulário de check-in.
- Limpeza: O agente avalia a prontidão para limpeza apenas para contas que utilizam tarefas de manutenção. Contas que gerenciam a limpeza em outros locais ignoram essa verificação, portanto, o agente nunca sinaliza uma tarefa ausente por engano.
- Códigos de acesso: O agente não verifica se há códigos de porta ou outras informações de acesso ausentes.
- Pagamentos e confirmações: O agente reporta pagamentos falhados, saldos em aberto e reservas não confirmadas, mas não cobra dos hóspedes, não tenta novamente os pagamentos, não envia lembretes de pagamento nem confirma as reservas.
Entenda o agente de prontidão para check-in
O agente de prontidão para check-in é executado automaticamente uma vez por dia às 18:00 no fuso horário da sua conta. O agente também pode ser acionado manualmente.
O agente analisa todas as reservas com data de check-in para hoje ou amanhã, com status "Confirmado" ou "Reservado". O período analisado abrange os dois dias completos do calendário, portanto, uma viagem no início da manhã ainda inclui as chegadas da tarde e da noite de amanhã. O agente avalia cada reserva em quatro dimensões:
- Confirmação: Sinaliza uma reserva ainda com status "Reservada" como crítica, para que você possa confirmá-la antes do check-in.
- Pagamento: Sinaliza pagamentos falhados e saldos em aberto.
- Limpeza: Verifica se as tarefas estão finalizadas e prontas para serem entregues ao cliente.
- Formulário de check-in: Gera um lembrete para o hóspede quando o formulário de check-in estiver incompleto. Os lembretes são enviados ao hóspede somente após a sua aprovação.
Reservas do Proprietário
As reservas de Proprietário e de proprietários-hóspedes ignoram duas dimensões:
- Pagamento: Os proprietários nunca são cobrados.
- Formulário de check-in: O agente não verifica o status do formulário nem prepara um lembrete para o hóspede.
A Confirmação e a limpeza ainda se aplicam, e a nota de disponibilidade ainda é exibida para que sua equipe veja que a reserva foi escaneada.
Entenda o que acontece em cada execução.
A maior parte das ações do agente acontece sem a sua intervenção. Apenas as mensagens direcionadas aos hóspedes dependem da sua decisão.
Ações automáticas
- Publica uma nota interna de prontidão na conversa da Caixa de Entrada de cada reserva digitalizada, incluindo reservas que já estão prontas, para que você possa confirmar que a execução ocorreu. Os hóspedes nunca veem essas notas.
- Comenta sobre uma tarefa de limpeza quando a tarefa é cancelada ou quando o prazo é muito curto para o próximo check-in.
- Publica uma nota interna quando um hóspede está aguardando uma resposta da sua equipe, solicitando que a equipe lembre o hóspede sobre o formulário quando ela responder.
- Publica uma nota interna quando um lembrete não consegue chegar ao hóspede porque nenhum canal está disponível.
Ações que precisam da sua aprovação
Os lembretes do formulário de check-in são a única ação voltada para o hóspede e nunca são enviados automaticamente. O agente pausa o processo e apresenta um cartão de aprovação com um item por reserva que ainda precisa de um lembrete. Você pode aprovar, recusar ou editar a mensagem sugerida antes que ela seja enviada. Dois limites se aplicam a cada execução:
- Prazo de aprovação: 24 horas
- Volume: Até 20 lembretes por execução, começando pelos check-ins mais próximos. Os lembretes restantes aguardam uma execução posterior.
Sua decisão determina o que o hóspede e sua equipe veem:
| Sua decisão | Resultado |
|---|---|
| Aprovar, com ou sem editar a mensagem | O hóspede recebe o lembrete do formulário de check-in na Caixa de Entrada. |
| Recusa | O hóspede não recebe nada, e uma anotação interna registra que o lembrete não foi enviado. |
| Nenhuma resposta em 24 horas. | O resultado é o mesmo que recusar. A anotação interna diz: "Lembrete do formulário de check-in não enviado — o hóspede não preencheu o formulário". |
Execute manualmente o agente de prontidão para check-in.
Além da execução agendada, você pode acionar o agente manualmente a qualquer momento a partir da central de agentes.
Passo a passo:
- Faça login na sua conta Guesty .
- No menu de navegação lateral, selecione
Central de agentes . - Na parte superior, selecione a guia Operações .
- Clique no bloco de comando de prontidão para check-in .
- Em "Quando for executado", clique em Executar agora .
Avalie os resultados e o status da execução no feed de atividades.
Avalie o feed de atividades.
Siga os passos abaixo para avaliar seu feed de atividades, que mostra um histórico de todas as vezes que o agente foi executado.
Passo a passo:
- Faça login na sua conta Guesty .
- No menu de navegação lateral, selecione Central de agentes .
- No submenu à esquerda, clique em Atividade do agente .
- Clique na linha correspondente com o nome do agente para avaliar os detalhes do relatório no painel lateral direito.
Entenda o status e os detalhes do relatório.
Cada execução exibe um dos dois status:
- Concluído: O agente finalizou o trabalho e não encontrou nada que exija sua decisão.
- Ação necessária: Um ou mais lembretes de formulário de check-in aguardam sua aprovação.
O relatório resume tudo o que precisa de atenção antes dos próximos check-ins. Para obter detalhes completos sobre uma reserva específica, abra a nota de prontidão na respectiva conversa na sua Caixa de entrada. Enquanto um lembrete aguarda sua aprovação, a nota mostra o status do formulário de check-in como "Decisão em andamento".