O agente de gerenciamento de contatos duplicados ajuda você a manter uma agenda de contatos organizada, identificando hóspedes que aparecem mais de uma vez. Após sua aprovação, ele mescla os registros duplicados em uma única entrada consolidada com todos os detalhes. Isso garante que a comunicação com o hóspede e o histórico de reserva sejam armazenados em um só lugar.
Limitações
Avalie as seguintes limitações antes de usar o Agente Gerenciador de Contatos Duplicados:
- Critérios de correspondência: O agente sinaliza contatos como duplicados somente quando eles compartilham o nome e o endereço de e-mail ou o número de telefone. Apenas o nome não é suficiente.
- Detalhes gerados pelo canal: O agente ignora endereços de e-mail e números de telefone mascarados provenientes de canais de reserva, como Airbnb ou Booking.com, pois estes são frequentemente compartilhados entre hóspedes não relacionados.
- Arquivar ou excluir: Arquivar um contato o oculta da sua lista de contatos principal, mas não o exclui. Os dados do contato e as reservas vinculadas permanecem intactos. Saiba mais sobre como gerenciar contatos .
- Dados copiados: O agente copia apenas endereços de e-mail e números de telefone para o registro principal. Nenhum outro campo é copiado.
- Tamanho do relatório: O relatório lista até 15 grupos duplicados por execução.
Entenda o Agente Gerenciador de Contatos Duplicados.
O agente é executado automaticamente no dia 1º de cada mês às 8h00, no fuso horário da sua conta. O agente também pode ser acionado manualmente.
Durante cada execução, o agente:
- Analisa sua agenda de contatos em busca de registros duplicados.
- Agrupa os registros duplicados e sugere um registro principal para cada grupo. O agente prioriza o registro com a comunicação mais recente do hóspede e, em seguida, o registro mais completo.
- Cria um relatório de "Ação necessária" no feed de atividades, com um cartão de aprovação para cada grupo.
- Aguarda que você aprove ou rejeite cada fusão sugerida.
- Para cada fusão aprovada, copia todos os endereços e-mail e números de telefone ausentes para o registro principal e arquiva os outros registros do grupo.
- Gera um relatório final no feed de atividades com as ações tomadas para cada grupo.
Se você recusar uma sugestão ou não tomar nenhuma providência, seus contatos permanecerão inalterados.
O arquivamento oculta um contato da sua lista de contatos principal, mas não o exclui. Os dados do contato e as reservas vinculadas permanecem intactos. Saiba mais sobre como gerenciar contatos .
Execute o gerenciador de contatos duplicados manualmente.
Além da execução agendada, você pode acionar o agente manualmente a qualquer momento a partir da central de agentes.
Passo a passo:
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, selecione
Central de agentes. - Na parte superior, selecione a guia Operações.
- Clique no bloco "Gerenciador de contatos duplicados".
- Em "Quando for executado", clique em Executar agora.
Avalie os resultados e o status da execução no feed de atividades.
Avalie o feed de atividades.
Siga os passos abaixo para avaliar seu feed de atividades.
Passo a passo:
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, selecione Central de agentes.
- No submenu à esquerda, selecione Atividade do agente.
- Clique na linha correspondente com o nome do agente para avaliar os detalhes do relatório no painel lateral direito.
Entenda o status e os detalhes do relatório.
O relatório terá um dos seguintes status:
- Concluído: O agente não encontrou contatos duplicados.
- Ação necessária: O agente encontrou contatos duplicados que precisam da sua avaliação.
O relatório inclui os seguintes detalhes:
- Lista os grupos duplicados encontrados pelo agente.
- Exibe quantas ocorrências do mesmo contato o agente encontrou.
- Explica o que causou a duplicação, como por exemplo, um endereço e-mail correspondente.
- Detalha as implicações de arquivar um contato duplicado.
- Fornece uma sugestão para aprovar ou rejeitar.
- Notifica você se o agente encontrou mais grupos do que o relatório pode listar.
- Notifica você caso sua agenda de contatos exceda o limite de digitalização do agente, resultando em uma digitalização parcial.
Avaliar e resolver contatos duplicados
Quando um relatório apresenta o status "Ação necessária", você deve avaliar cada grupo de possíveis duplicatas e decidir se deve mesclá-los.