O agente de identificação de exceções da Lista de Verificação ajuda você a detectar problemas importantes que podem passar despercebidos em tarefas concluídas. Ele revisa as tarefas que sua equipe marcou como concluídas e sinaliza aquelas com itens da lista de verificação ou anotações de campo não verificados, garantindo que nada seja esquecido.
Quando o agente encontra uma tarefa concluída com itens não verificados e uma nota explicativa, ele propõe uma tarefa de acompanhamento para sua avaliação. Você pode aprovar, editar ou rejeitar essas sugestões, tendo controle total sobre quais novas tarefas são criadas.
Importante:
- O agente nunca cria uma tarefa sem sua aprovação explícita. Se você não responder a uma tarefa de acompanhamento proposta em 24 horas, a sugestão expira e nenhuma tarefa é criada.
- O agente não tenta adivinhar o motivo de um item não verificado se nenhuma observação for fornecida e, nesses casos, não propõe uma tarefa.
Limitações
Avalie as seguintes limitações antes de usar o agente de identificação de exceções da Lista de Verificação:
- Contexto da observação: Uma observação sobre uma tarefa é de nível de tarefa, não de nível de item. O agente não consegue determinar a qual item específico da Lista de Verificação a observação se refere.
- Geração de relatórios: Se uma execução gerar uma sugestão de tarefa de acompanhamento que requer sua aprovação, o feed de atividades dessa execução só será gerado após sua resposta. Caso você não responda à solicitação de aprovação, essa execução específica não gerará um relatório. No entanto, a tarefa sinalizada será reavaliada na próxima execução agendada.
- Falhas na criação de Tarefas: Se uma tarefa de acompanhamento aprovada não for criada, o agente reportará a falha. A tarefa não será registrada como criada e você precisará criá-la manualmente.
Entenda o agente de detecção de exceções da Lista de Verificação
O agente de detecção de exceções da Lista de Verificação é executado duas vezes ao dia, às 6h e às 18h, de acordo com o fuso horário da sua conta. Cada execução revisa as tarefas concluídas desde a execução anterior. O agente também pode ser acionado manualmente.
Durante cada execução, o agente realiza o seguinte:
- Lê as tarefas que sua equipe marcou como concluídas desde a última verificação.
- Identifica tarefas que foram concluídas com itens da lista de verificação ainda não marcados ou que possuem uma anotação da pessoa que concluiu o trabalho.
- Propõe uma tarefa de acompanhamento, com um título e prioridade sugeridos, somente quando uma nota fornece contexto sobre o que deu errado.
- Cria uma nova tarefa para cada sugestão aprovada e inclui todas as outras descobertas no relatório, com um link direto para cada tarefa sinalizada.
O agente foi projetado para evitar a criação de tarefas de acompanhamento duplicadas. Se uma tarefa previamente sinalizada já tiver uma tarefa de acompanhamento em aberto, o agente a ignorará e a reportará como ignorada.
Execute manualmente o agente de exibição de exceções da Lista de verificação.
Além da execução agendada, você pode acionar o agente manualmente a qualquer momento a partir da central de agentes.
Passo a passo:
- Faça login na sua conta Guesty .
- No menu de navegação lateral, selecione
Central de agentes . - Na parte superior, selecione a guia Operações .
- Clique no bloco de superfície de exceção da Lista de verificação .
- Em "Quando for executado", clique em Executar agora .
Avalie os resultados e o status da execução no feed de atividades.
Avalie o feed de atividades.
Siga os passos abaixo para avaliar seu feed de atividades.
Passo a passo:
- Faça login na sua conta Guesty .
- No menu de navegação lateral, selecione Central de agentes .
- No submenu à esquerda, clique em Atividade do agente .
- Clique na linha correspondente com o nome do agente para avaliar os detalhes do relatório no painel lateral direito.
Entenda o status e os detalhes do relatório.
O relatório terá um dos seguintes status:
- Concluído: O agente foi executado com sucesso e não encontrou problemas que exijam sua aprovação.
- Ação necessária: O agente propôs uma ou mais tarefas de acompanhamento que requerem sua avaliação.
O relatório contém um resumo da execução e está dividido em seções:
- Um resumo de quantas tarefas concluídas foram revisadas e quantas foram sinalizadas.
- Um item para cada tarefa sinalizada com um link para a tarefa original.
- Uma seção complementar detalhando o que foi proposto, aprovado, criado, rejeitado ou ignorado por ser duplicado.
Avaliar e resolver tarefas sinalizadas
O agente categoriza as tarefas sinalizadas em três grupos com base em suas descobertas. A principal ação que você pode precisar tomar é avaliar as tarefas de acompanhamento propostas.
Compreendendo os grupos de tarefas sinalizadas
- Não verificado, com uma observação: A tarefa foi concluída com itens da lista de verificação não marcados e uma observação do membro da equipe correspondente. O agente usa o conteúdo da observação para sugerir uma tarefa de acompanhamento correspondente para sua aprovação.
- Não verificado, sem explicação: A tarefa foi encerrada com itens desmarcados, mas sem nenhuma observação. O agente relata essa constatação, mas não propõe uma tarefa de acompanhamento, pois não há como determinar por que os itens foram deixados desmarcados.
- Observação: A tarefa foi concluída com todos os itens da lista de verificação marcados, mas inclui uma observação. O agente sinaliza isso como algo que pode valer a pena ler, mas não classifica como uma tarefa incompleta.
Aprovar ou rejeitar uma tarefa de acompanhamento:
Quando o agente propõe uma tarefa de acompanhamento, ela aparece como um cartão de aprovação no relatório. Você tem 24 horas para responder antes que a sugestão expire.
Passo a passo:
- No histórico de atividades do agente, localize o cartão de aprovação da tarefa proposta.
- Avalie o título e a prioridade sugeridos para a tarefa. Você pode editar o título diretamente no campo de texto para alterar o nome da tarefa criada.
- Escolha uma das seguintes ações:
- Clique em Aprovar para criar a tarefa de acompanhamento. A nova tarefa é criada para a mesma propriedade e o relatório é atualizado para refletir sua criação.
- Clique em Recusar para rejeitar a sugestão. Nenhuma tarefa será criada, mas a descoberta original permanecerá documentada no relatório.
