Entendendo o agente detector de tarefas obsoletas

O agente detector de tarefas obsoletas ajuda você a identificar e limpar tarefas automatizadas que são criadas com frequência, mas raramente concluídas, reduzindo a desordem no fluxo de trabalho da sua equipe.

É um agente somente leitura, o que significa que ele apenas fornece recomendações e não fecha, edita ou reatribui uma tarefa por conta própria.

Limitações

• O relatório identifica as tarefas apenas pelo título. Ele não nomeia nem inclui o link para a automatização, o modelo ou a configuração que as criou.
• O agente não menciona nomes nem links para propriedades individuais. As propriedades aparecem apenas como uma contagem. Por exemplo, "em 4 propriedades".
• Dois tipos de tarefas são excluídos da análise:
  • Tarefas com prazo flexível e aberto.
  • Tarefas relacionadas a uma reserva futura.
• A verificação abrange tarefas em aberto até um limite de página. Se a verificação atingir o limite, o relatório indica que a classificação se baseia em uma amostra do quadro. Se o relatório não mencionar isso, a verificação está concluída.

Entenda o agente detector de tarefas obsoletas

O agente é executado automaticamente uma vez por semana, todas as segundas-feiras às 08:00. Você também pode acioná-lo manualmente a qualquer momento.

Durante cada execução, o agente:

1. Analisa todas as tarefas em aberto em suas propriedades.
2. Agrupa as tarefas por título, excluindo aquelas que têm um prazo flexível ou que estão vinculadas a uma reserva futura.
3. Classifica os títulos das tarefas pelo número de tarefas não concluídas em cada uma delas. Em caso de empate entre dois títulos, aquele com o maior número de tarefas atrasadas fica em posição superior.
4. Gera um relatório com os títulos das tarefas sinalizadas. Cada título inclui um link para uma tarefa representativa, proveniente da propriedade onde está aberta há mais tempo.

Execute o detector de tarefas obsoletas manualmente.

Além da execução agendada, você pode acionar o agente manualmente a qualquer momento a partir da central de agentes.

Passo a passo:

1. Faça login na sua conta Guesty.
2. No menu de navegação lateral, selecione Central de agentes.
3. Na parte superior, selecione a guia Operações.
4. Clique no bloco do detector de tarefas obsoletas.
5. Em "Quando for executado", clique em Executar agora.

Avaliar o feed de atividades.

Siga os passos abaixo para avaliar seu feed de atividades.

Passo a passo:

1. Faça login na sua conta Guesty.
2. No menu de navegação lateral, selecione Central de agentes.
3. No submenu à esquerda, clique em Atividade do agente.
4. Clique na linha correspondente com o nome do agente para avaliar os detalhes do relatório no painel lateral direito.

Entenda o status e os detalhes do relatório.

Cada execução termina em um dos quatro resultados possíveis:

• "Resultados": Um ou mais títulos de tarefa foram sinalizados. O resumo mostra quantos títulos foram sinalizados e destaca o mais problemático. A visualização detalhada lista até 25 títulos sinalizados. Para cada um, você verá:

  • O título da tarefa. Por exemplo, "Inspeção mensal".
  • O número de tarefas inacabadas com esse título.
  • O número de propriedades afetadas, em forma de contagem.
  • O número de dias de atraso para a tarefa mais antiga.

  Este resultado é marcado como "Requer atenção" se um título representar 40% ou mais de todas as tarefas sinalizadas como inacabadas, ou se uma tarefa sinalizada estiver atrasada há mais de 30 dias. Caso contrário, é marcado como "Concluído".

• "Revisado, nada qualificado": O agente verificou as tarefas, mas nenhuma atingiu o limite necessário para ser sinalizada.
• "Nenhuma tarefa em aberto": Não há tarefas em aberto no quadro nesta execução, portanto não há nada para avaliação.
• "Não foi possível ler a lista de tarefas": A execução não consegue acessar a lista de tarefas. Isso geralmente significa que as permissões da tarefa estão ausentes ou foram revogadas.

Somente os resultados "Resultados" e "A lista de tarefas não pôde ser lida" podem ser marcados como "Precisa de atenção".

Avaliação e Tomada de Medidas em Relação às Tarefas Sinalizadas

Só existe uma ação recomendada: avaliar os títulos sinalizados. O agente nunca fecha, reatribui, reprograma, se aposenta ou exclui nada em seu nome.

Passo a passo:

1. Identifique um título de tarefa que esteja gerando um grande número de tarefas não concluídas.
2. Clique no link no relatório para abrir a tarefa correspondente. Para descobrir o que está criando essas tarefas, avalie suas regras de tarefa automatizadas.
3. Depois de identificar a origem do problema, edite ou desative a automatização para impedir que ela crie tarefas desnecessárias no futuro.