O rastreador de compromissos com hóspedes é uma ferramenta automatizada que ajuda você a cumprir as promessas feitas aos hóspedes. Ele monitora as mensagens e anotações de reserva dos hóspedes em busca de compromissos e, caso encontre algum que possa ser esquecido, cria um lembrete para ajudá-lo a manter o controle. Quando sua equipe aprova uma alteração na reserva, como adicionar um animal de estimação, o agente sugere a alteração para sua aprovação.
Limitações
Ao usar o rastreador de compromissos de hóspede, tenha em mente o seguinte:
- O agente monitora dados de conversas em texto livre. Compromissos formulados de maneira não padronizada podem não ser detectados.
- Não envia mensagens aos hóspedes em seu nome e não altera uma reserva a menos que um usuário a aprove.
- Se vários membros da equipe fizerem compromissos na mesma conversa, o agente os atribuirá à reserva, e não a um usuário específico da equipe.
Entenda o agente de rastreamento de compromissos do hóspede
O rastreador de compromissos do hóspede executa uma verificação automática todos os dias. O agente também pode ser acionado manualmente.
Durante a varredura diária, o agente realiza o seguinte:
- Analisa as conversas dos hóspedes e as anotações das reservas tanto para reservas ativas no momento quanto para reservas confirmadas com chegada nos próximos 28 dias.
- Detecta padrões de linguagem que indicam um compromisso como "Eu vou", "Nós vamos" ou "Eu vou garantir".
- Verifica se o compromisso foi cumprido (por exemplo, se um código foi enviado ou se uma tarefa foi concluída).
- Para reservas em aberto, é publicada uma nota interna que começa com "Responsável pelo Compromisso: reservas em aberto". A nota é publicada apenas na conversa do hóspede referente àquela reserva.
- Para uma promessa em aberto de um item ou serviço (como um berço ou toalhas extras), cria-se uma tarefa de acompanhamento.
- Para uma alteração acordada na própria reserva, sugere-se a alteração para aprovação.
- Publica um resumo dos compromissos em aberto no seu feed de atividades de agente.
O que conta como um compromisso?
O sistema registra apenas as promessas concretas que sua equipe fez ao hóspede. Pedidos de desculpas, anotações que a equipe ou o proprietário escrevem uns para os outros e informações fixas (como "O check-in é às 16h") não são incluídos.
Quando não estiver claro se algo foi prometido, o agente omite a informação em vez de sinalizá-la. Uma promessa sem data é considerada devida no check-in.
Alterações de reserva sugeridas
O agente sugere uma alteração na reserva somente quando uma mensagem ou um comentário interno da reserva demonstra que sua equipe concordou expressamente com a alteração. Respostas vagas, como "se possível" ou "vou verificar", nunca resultam em uma sugestão.
O agente pode sugerir as seguintes alterações:
- Adicionar ou remover hóspedes ou animais de estimação: o Guesty recalcula o preço, portanto, uma taxa adicional para animais de estimação ou hóspedes extras pode ser aplicada. Essa opção não está disponível para reservas feitas pelo Airbnb, Booking.com, Vrbo ou Expedia. Nesse caso, altere as informações diretamente no canal.
- Alterar o horário de check-in ou check-out: as mensagens automáticas agendadas para o check-in ou check-out são ajustadas para o novo horário. Essa opção não está disponível para reservas do Airbnb, pois o Airbnb redefine esses horários.
- Manter a reserva na unidade atual (bloqueio da propriedade): Requer a função "fechadura de reserva" em sua conta.
- Adicionar um pedido especial à reserva: as anotações de reserva existentes serão mantidas.
O agente nunca sugere o seguinte:
- Promessas relacionadas a dinheiro, como reembolsos, descontos ou taxas.
- Informações a enviar ao hóspede ou mensagens para o hóspede.
- Itens ou serviços, como um berço ou toalhas. O agente cria uma tarefa de acompanhamento para esses itens.
O cartão de aprovação
Quando o agente encontra alterações acordadas, ele ainda registra a nota interna na reserva. A execução então pausa e exibe um cartão de aprovação que lista todas as alterações sugeridas, até um máximo de 10 por execução. Cada item no cartão mostra o seguinte:
- O que sua equipe prometeu ao hóspede.
- O valor atual da reserva.
- Um aviso sobre as consequências da alteração, como uma possível taxa para animais de estimação ou para hóspedes extras.
Não é possível editar os itens do cartão. Nada muda na reserva até que você a aprove. O cartão fica em espera por cerca de um dia. Se ninguém tomar uma decisão nesse período, nada muda e a promessa continua aparecendo na nota interna e no relatório de execução.
Cada alteração é sugerida apenas uma vez, na execução que publica pela primeira vez a nota interna para essa reserva. Uma alteração recusada ou expirada não é sugerida novamente.
Execute manualmente o agente de rastreamento de compromissos do hóspede.
Além da execução agendada, você pode acionar o agente manualmente a qualquer momento a partir da central de agentes.
Passo a passo:
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, selecione
Central de agentes. - Na parte superior, selecione a guia Operações.
- Clique no bloco de acompanhamento do compromisso do hóspede.
- No banner abaixo do nome do agente, clique
Corra agora.
Visualize os resultados e o status da execução no feed de atividades.
Aprovar ou rejeitar as alterações sugeridas
Siga os passos abaixo para avaliar as alterações sugeridas pelo agente no feed de atividades.
Passo a passo:
- Faça login na sua conta Guesty .
- No menu de navegação lateral, selecione Central de agentes .
- No submenu à esquerda, selecione Atividade do agente .
- Clique na linha correspondente com o nome do agente para avaliar os detalhes do relatório no painel lateral direito.
- No painel lateral direito, faça um dos seguintes procedimentos:
- Para cada item, clique em Aprovar ou Recusar .
- Clique em Aprovar tudo ou Recusar tudo .
A Guesty aplica as alterações aprovadas à reserva. O relatório de execução mostra um dos seguintes resultados para cada alteração sugerida:
- Aplicado : A alteração foi aplicada à reserva.
- Recusado : O usuário recusou a alteração.
- Não foi decidida a tempo : Ninguém aprovou ou rejeitou a alteração antes do cartão expirar. Nada mudou.
- Aprovação cancelada : A aprovação foi cancelada. Nada mudou.
- Já existente na reserva : A reserva já possuía esse valor. Nada mudou.
- Não se aplica mais : A reserva foi alterada enquanto o cartão estava em espera, por exemplo, porque foi cancelada.
- Não oferecida : A alteração não é compatível com esta reserva. O relatório indica o motivo, como uma restrição de canal.
- Aprovada, mas falhou : Um usuário aprovou a alteração, mas a reserva não foi atualizada. É anunciada como "Alteração aprovada, mas não realizada (requer atenção manual)". Faça a alteração na reserva manualmente.
Entenda o resumo diário
Diariamente, você verá uma entrada na aba Atividade do Agente com um resumo do rastreador de compromissos do hóspede. Este resumo terá um dos seguintes status:
- "Concluído": Nada precisa da sua atenção. Isso inclui execuções em que o agente encontrou compromissos em aberto e publicou todas as notas internas.
-
"Ação necessária": Algo requer sua atenção. O status indica uma das seguintes gravidades:
- "Alto": Não foi possível criar uma anotação interna ou uma tarefa de acompanhamento, o agente não conseguiu concluir a verificação de algumas reservas ou uma alteração de reserva aprovada não foi efetuada.
- "Médio": Não foi possível ler uma conversa com um hóspede ou a verificação não abrangeu todas as reservas.
Esse status também aparece enquanto as alterações de reserva sugeridas aguardam aprovação.
- "Expirado": Ninguém aprovou ou rejeitou as alterações sugeridas a tempo, portanto nada mudou na reserva.
- "Falha": A execução encontrou um erro. Execute o agente novamente .
Você pode visualizar as tarefas e anotações do agente em vários locais no Guesty, incluindo o widget Caixa de entrada . O agente cria uma tarefa por reserva, apenas para uma promessa em aberto de um item ou serviço. O título da tarefa segue este formato: "Solicitação do hóspede para {código de confirmação }: {o que foi prometido}".
Resolver um compromisso sinalizado
Siga as instruções abaixo para resolver um compromisso sinalizado.
Passo a passo:
- Avalie cada compromisso em aberto sinalizado.
- Conclua a ação que você prometeu ao hóspede (por exemplo, enviar o código, atualizar o hóspede ou agendar a tarefa).
- Se o agente criou uma tarefa de acompanhamento, feche-a assim que o compromisso for concluído.