Este artigo explica como gerenciar, monitorar e enviar manualmente faturas eletrônicas para suas reservas na Itália. Para isso, é necessário configurar a integração. Também aborda os dados necessários dos hóspedes, a resolução de problemas com o estado de envio e o gerenciamento de alterações de reservas.
Compreender as necessidades dos hóspedes e da propriedade.
Para garantir a transmissão bem-sucedida de dados para o nosso parceiro, a Invopop, você deve obter informações específicas dos hóspedes e configurar sua propriedade corretamente. A Guesty funciona como um canal de dados para transferir as informações da sua reserva para o Invopop, mas não pode autenticar ou aplicar regras de conformidade locais. Os administradores de propriedades são responsáveis por coletar, verificar e garantir a precisão de todas as informações necessárias.
Coletar detalhes do hóspede italiano
Se seus convidados forem cidadãos italianos, você deve coletar o número de identificação fiscal e o endereço completo deles. Informações ausentes ou incorretas impedem o envio da fatura, resultando em status de "Recusado" por parte do governo.
Coleta do número de identificação fiscal: Insira o número de identificação fiscal do hóspede italiano no campo "Número do documento de identidade" nas informações básicas do contato no Guesty.
Métodos de coleta: Reúna essas informações automaticamente por meio do formulário de check-in do aplicativo para hóspedes ou insira os dados manualmente no Guesty.
Verifique a moeda do candidato
Para que a Guesty envie os dados da fatura para a Invopop com sucesso, o anúncio do imóvel deve utilizar o euro (EUR). Faturas de anúncios em outras moedas não poderão ser processadas.
Veja o status da fatura governamental em uma reserva.
Siga as etapas abaixo para verificar o status atual de uma fatura governamental em uma reserva específica.
Passo a passo:
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, clique em
Reservas. - Clique na reserva correspondente.
- No menu de navegação lateral, clique em Operações.
- Selecione Reservas.
- Clique na reserva desejada para abri-la.
- No submenu à esquerda, clique em "Fatura e conta do hóspede".
-
Deslize até o final da página para verificar o status "Governo":
"Recebido": A autoridade governamental aceita com sucesso a fatura.
"Pendente": A fatura está sendo processada pelo parceiro.
"Não enviada": A fatura não foi enviada automaticamente ou ocorreu um erro que impediu seu envio.
"Recusado": A autoridade governamental rejeitou uma solicitação. O motivo específico da inclusão aparece ao lado do status.
Solução de problemas de faturas
Corrigir erro "Não enviado"
Se uma fatura apresentar automaticamente o status "Não enviada", você deverá resolver o problema indicado na Guesty antes de tentar uma transmissão manual. As causas mais comuns incluem a falta de informações de endereço do hóspede, a ausência de um número de identificação fiscal ou uma configuração incorreta do IVA com base no seu código de regime fiscal.
Gerenciar uma submissão "Recusada"
Quando o status de uma declaração mostra "Recusada", significa que as autoridades fiscais italianas rejeitaram a fatura após sua geração devido a erros nos dados. Acesse a página de integração do Invopop para consultar os registros detalhados de incluídos e os códigos de erro específicos fornecidos pela plataforma governamental.
Envio manual de uma fatura governamental
Se você não utilizar o envio automático, ou se um envio automático falhar, acione o processo de geração de fatura manualmente após corrigir os erros de dados. O botão "Enviar para o governo" só fica clicável se a fatura não tiver sido enviada ou se o envio anterior tiver falhado, evitando envios duplicados.
Passo a passo:
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, clique em Reservas.
- Clique na reserva correspondente.
- No menu de navegação lateral, clique em Operações.
- Selecione Reservas.
- Clique na reserva desejada para abri-la.
- No submenu à esquerda, clique em "Fatura e conta do hóspede".
- Na parte inferior da folha, clique em Enviar.
- Selecione Enviar para o governo.
Gerenciar ajustes e cancelamentos de reservas
A forma como os ajustes são tratados depende de você usar faturamento automático ou manual.
Ajustes automáticos de faturamento
A Guesty processa automaticamente os ajustes caso uma reserva seja alterada após o governo aceitar o faturamento eletrônico inicial, desde que você tenha ativado o envio automático. Esse processo automatizado se aplica a atualizações referentes a:
Datas de reserva
Custos de hospedagem
Impostos e taxas de processamento
Cancelamentos
Quando uma alteração afeta o pagamento total, a Guesty envia uma solicitação de dados atualizados ao parceiro. O parceiro, então, emite o documento legal de correção protetora, como uma nota de crédito ou uma nova fatura, e envia às autoridades. Você pode visualizar um histórico completo desses documentos fiscais no registro de histórico da sua página de integração com o Invopop.
Ajustes manuais de faturamento
Se você emitir faturas manualmente, a Guesty não automatizará atualizações ou correções de alterações de reservas. Você deverá gerar e enviar manualmente todos os ajustes, notas de crédito ou faturas corrigidas conforme possível.
