Contatos adicionais oferecem aos proprietários maior flexibilidade, permitindo que pessoas de confiança acessem e gerenciem o Portal do Proprietário em seu nome.
Essa funcionalidade também ajuda os administradores de imóveis a gerenciar proprietários que operam várias propriedades sob diferentes LLCs. Para separar dados financeiros, extratos de proprietário e formulários 1099 para fins de conformidade fiscal, crie um perfil de Proprietário exclusivo para cada LLC no Guesty. Em seguida, adicione o proprietário como um contato adicional a cada um desses perfis de LLC usando o mesmo endereço de e-mail. Isso permite que ele se registre uma única vez e alterne entre todas as suas entidades a partir de uma única conta.
Este artigo explica como funcionam os contatos adicionais, como adicioná-los aos perfis de proprietário e como gerenciar o acesso deles.
Dica:
Aprenda como configurar o acesso ao portal para um indivíduo que gerencia várias LLCs.
Entendendo contatos adicionais
Cada contato adicional utiliza um único endereço de e-mail para todas as contas do Portal do Proprietário às quais precisa acessar. Não é necessário um e-mail separado para cada portal.
Observação:
As novas permissões para contatos adicionais estão disponíveis apenas em versão piloto limitada. A maioria dos usuários ainda tem acesso total a todos os contatos. Saiba mais abaixo.
Por padrão, os contatos adicionais têm acesso total ao Portal do Proprietário. Os contatos adicionais podem realizar as mesmas ações que o proprietário da propriedade, incluindo:
- Ver todas as informações do portal, incluindo calendários, reservas e dados financeiros.
- Criar e gerenciar estadias do proprietário em nome do proprietário.
- Acessar informações contábeis e financeiras.
- Comunicar-se através do portal.
- Atualizar informações do perfil do proprietário.
Para esclarecer a finalidade de cada contato, utilize nomes descritivos ao adicionar contatos, como "Contador", "Assistente" ou "Sócio-Gerente".
Dica:
Monitore a atividade do portal por meio de ferramentas de relatório padrão. Comunique as responsabilidades diretamente aos contatos adicionais para alinhar as expectativas.
Acesso a múltiplos portais
O recurso de acesso centralizado oferece benefícios específicos para contatos adicionais:
Integração simplificada: O primeiro convite para o Portal dos Proprietários permite que o contato defina sua senha. Os convites subsequentes exibem uma notificação para aceitar o convite, reduzindo as etapas de integração.
Acesso unificado: Contatos adicionais fazem login uma única vez para acessar todas as contas do Portal dos Proprietários vinculadas ao seu e-mail. Após o login, eles usam o menu suspenso "Alternar Proprietário" para alternar entre diferentes entidades proprietárias, como várias LLCs.
Adicione contatos adicionais ao perfil do Proprietário.
Para conceder acesso individual ao portal, adicione-o como um contato adicional ao perfil do Proprietário correspondente. Se um indivíduo precisar gerenciar várias entidades (como diferentes LLCs), repita essas etapas para cada perfil de Proprietário. Use sempre o mesmo endereço de e-mail para o contato, a fim de garantir uma experiência de login única.
Siga os passos abaixo para adicionar um contato adicional.
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, clique em
Operações para abrir o menu suspenso. - Em Portfólio, selecione Proprietários.
- Selecione o perfil do proprietário ou da LLC correspondente.
- Na barra lateral esquerda, clique em Contatos adicionais.
- Clique em + Adicionar contato.
- Insira as informações correspondentes.
- Ative a opção "Ativar Portal dos proprietários" e envie o convite por e-mail.
- No canto inferior direito, clique em Salvar.
- Repita esses passos para cada perfil de proprietário ou LLC vinculado a essa pessoa, caso ela gerencie várias contas, garantindo que você insira exatamente o mesmo endereço de e-mail todas as vezes.
O primeiro convite permite que o contato defina sua senha e faça o login. Para portais adicionais, ele recebe uma notificação para aceitar o convite.
Personalize as permissões de um contato adicional.
Controle exatamente o que cada contato adicional pode visualizar e fazer no Portal dos proprietários:
- Cada contato adicional possui um perfil de permissão independente.
- Por padrão, os contatos existentes mantêm acesso total (nenhuma alteração a menos que sejam editados).
Siga os passos abaixo para restringir o acesso a um contato adicional.
- Faça login na sua conta Guesty.
- No menu de navegação lateral, clique em Operações para abrir o menu suspenso.
- Em Portfólio, selecione Proprietários.
- Selecione o perfil do proprietário ou da LLC correspondente.
- Na barra lateral esquerda, clique em Contatos adicionais.
- Clique em + Adicionar contato ou, em um contato existente, clique no ícone
e selecione Editar. - Ative a opção "Quero personalizar".
- No canto inferior direito, clique em Avançar.
- Clique nas caixas de seleção para restringir a visibilidade de qualquer uma das seguintes opções:
- Mostrar caixa de entrada
- Permitir reservas
- Exibir relatórios de reservas
- Mostrar contabilidade
- Mostrar documentos
- Mostrar perfil do proprietário
- No canto inferior direito, clique em Salvar.
As alterações feitas se aplicam a todas as áreas relacionadas a esse contato, incluindo barras laterais de navegação, exportações e links diretos.
Importante:
Contatos adicionais nunca podem acessar mais módulos do que o proprietário principal. Se os proprietários não tiverem acesso a um módulo, esse acesso não poderá ser concedido a um contato.
Gerenciar contatos adicionais existentes
Gerencie o acesso aos contatos na aba "Contatos adicionais" do perfil do proprietário correspondente.
- Filtro: Pesquise contatos por nome, e-mail, função ou status de acesso.
- Conceder acesso: Ative ou desative a opção "Acesso ao portal" para conceder ou revogar o acesso e confirme na janela pop-up.
- Enviar convite: Clique em Enviar convite para reenviar o e-mail de registro. Copie o link do convite se preferir enviá-lo por outro canal de comunicação.
- Editar ou excluir: Clique Ao lado do contato, escolha a ação desejada. Confirme na janela pop-up.
Importante:
Não é possível editar o endereço de e-mail de um contato adicional após a sua criação. Para alterá-lo, remova o contato e adicione um novo com o endereço de e-mail correto.
Reservas do Proprietário como Contato Adicional
Quando contatos adicionais criam reservas no Portal dos Proprietários, eles podem escolher:
- Reserva do Proprietário – Marcada como criada pelo proprietário.
- Reserva de Proprietário-Hóspede – Marcada como uma estadia do proprietário com o proprietário como hóspede.
As Reservas feitas por contatos adicionais não exibem uma etiqueta separada. Elas aparecem como criadas pela entidade Proprietário.
