Melhores práticas: Automação de mensagens para o ciclo de reserva de um hóspede

Existem automações de mensagens específicas que você pode incluir antes, durante e depois da estadia de um hóspede para ajudar a gerenciar e manter suas reservas. Nosso guia abaixo abordará quais mensagens automatizadas você deve incluir ao longo do ciclo de reservas — incluindo reservas de última hora e estadias prolongadas.

Configuração básica

Programe suas mensagens automatizadas com base na antecedência da reserva feita pelo hóspede e na duração da estadia. Isso garante que as informações necessárias sejam recebidas no momento certo e em uma única mensagem, evitando mensagens extras ou desnecessárias.

Recomendamos vivamente que os hóspedes recebam os seguintes tipos de mensagens automáticas antes, durante e depois da sua estadia:

Reservas de última hora

Se você permite reservas de última hora em suas propriedades, pode criar uma configuração específica de mensagens automatizadas para garantir um check-in tranquilo e uma experiência de comunicação agradável para seus hóspedes.

Ao criar mensagens para reservas de última hora, leve em consideração o seguinte:

• Garantir que a comunicação seja enviada corretamente.
  Se uma reserva for confirmada após o horário previsto para o envio de uma mensagem automática, a mensagem ainda será enviada. Isso garante que os hóspedes não percam nenhuma informação importante ao fazerem reservas de última hora. No entanto, isso pode levar ao envio de várias mensagens para o hóspede ao mesmo tempo, causando confusão ou perda de informações.

  Por exemplo: digamos que você tenha uma mensagem automática programada para ser enviada após a confirmação, e as instruções de check-in serão enviadas 3 dias antes do check-in. Se a reserva for feita com menos de 3 dias de antecedência, o hóspede receberá duas mensagens separadas após a confirmação.

  Nesse caso, você pode usar o modelo "Reserva para o mesmo dia" ao criar uma mensagem automatizada.
  

• Para instruções de check-in, certifique-se de que o horário agendado para a mensagem seja "Após a confirmação" e não "Antes do check-in".
  Ao criar ou editar um modelo de mensagem automatizada, você pode escolher quando a mensagem deve ser enviada.
  Ao configurar reservas de última hora, recomendamos usar a opção "Após a confirmação" em vez de "Antes do check-in" como gatilho para a mensagem automática com as instruções de check-in. Enviar a mensagem algum tempo após a confirmação garante que o hóspede tenha tempo para cumprir todos os requisitos antes de receber as instruções de check-in.

  Por exemplo: digamos que você programe o envio de uma mensagem automática com instruções de check-in 8 horas antes do check-in. Se uma reserva de última hora for confirmada 6 horas antes do check-in, o Guesty tentará enviar as instruções de check-in após a confirmação, mas outros fatores (como requisitos de pré-check-in) podem impedir o envio da mensagem. Saiba mais sobre o aplicativo para hóspedes e os formulários de check-in.

• Crie uma mensagem específica para reservas de última hora.
  Crie uma segunda mensagem com exatamente as mesmas instruções de check-in, mas desta vez inclua o texto de confirmação na mesma mensagem. Esta mensagem deve ser enviada após a confirmação, caso a reserva seja confirmada com menos de um determinado número de dias de antecedência do check-in. Utilize as condições da mensagem para adicionar esta configuração.

  Por exemplo: Selecione "A reserva está confirmada com exatamente 3 dias ou menos de antecedência". Dessa forma, quando um hóspede fizer uma reserva de última hora, receberá todas as informações necessárias em uma única mensagem após a confirmação.

• Crie uma mensagem para reservas que não sejam de última hora.
  Adicione a condição de mensagem chamada "Aviso prévio" a qualquer modelo de mensagem automatizada que deva ser enviada antes do check-in.

  Por exemplo: se uma mensagem deve ser enviada 3 dias antes do check-in, escolha "Reserva confirmada com mais de 3 dias de antecedência" e adicione a mesma condição à sua mensagem de confirmação separada. Dessa forma, para reservas feitas com antecedência, os hóspedes receberão uma mensagem de confirmação assim que a reserva for confirmada e as instruções de check-in mais perto da data de chegada.

Mensagens automatizadas para reservas de estadias prolongadas

Se você oferece reservas de longa duração em suas propriedades, atenda a essa demanda otimizando a configuração de suas mensagens automatizadas. Por exemplo, ofereça limpezas durante a estadia para hóspedes com períodos mais longos ou reduza o trabalho manual enviando mensagens mais tarde na estadia para verificar se tudo está em ordem.

Selecionando seus anúncios de estadias prolongadas

Ao criar ou editar um modelo de mensagem automatizada, especifique que as mensagens devem ser enviadas apenas para reservas em seus anúncios de estadias prolongadas. Você pode fazer isso adicionando uma etiqueta a todos os anúncios que permitem estadias prolongadas e especificando que a mensagem deve ser enviada somente para esses anúncios.