Melhores práticas: Automações de Mensagem

Siga nossas melhores práticas para maximizar a eficiência do seu trabalho e a comunicação com hóspedes, membros da equipe e proprietários de propriedades. Este guia aborda como utilizar nossos modelos de automação de mensagens, condições personalizáveis e mensagens automatizadas de acordo com suas necessidades.

Como funcionam as automações de mensagens

As automações de mensagens permitem estruturar uma série de mensagens automatizadas ao longo do processo de reserva. Cada automação de mensagens permite:

• Comece a automatizar suas mensagens rapidamente usando um modelo.
• Defina as condições de reserva para determinar qual tipo de reserva a iniciará.
• Crie mensagens personalizadas com condições individuais para mensagens.

Melhores práticas

Siga estas boas práticas ao adicionar uma automação de mensagens:

• Use um modelo
  Os modelos abrangem as formas mais comuns de os hóspedes reservarem uma estadia. Saiba mais sobre as mensagens que os hóspedes devem receber antes, durante e depois da estadia.
  Utilize os modelos de "melhores práticas avançadas" da seguinte forma:
  • Utilize modelos de "formulário de check-in obrigatório" para solicitar mais informações aos seus hóspedes antes do check-in. Isso pode ajudá-lo a conhecer melhor seus hóspedes e a se proteger de hóspedes fraudulentos.
  • Use os modelos "Adicionar mais tipos de hóspede" para fortalecer sua estratégia de comunicação e criar uma experiência ainda mais personalizada para seus hóspedes.
• Aplicar condições de reserva
  Defina quais reservas receberão as mensagens automatizadas correspondentes.
• Utilize ferramentas de personalização
  • Reduza o trabalho manual ao atualizar mensagens automatizadas ou adicionar novos anúncios agrupando-os. Se sua conta contém grupos de anúncios com as mesmas informações (por exemplo, quartos em prédios de apartamentos, etc.), você pode configurar suas mensagens automatizadas para serem enviadas com base em detalhes do anúncio, como cidade ou tags. A automatização será aplicada automaticamente aos novos anúncios adicionados ao Guesty que pertencem a esse grupo.
  • Preencha suas mensagens automaticamente com variáveis e campos personalizados.
  • Aplicar condições de mensagem para casos de uso específicos (por exemplo, estadias mais longas, horários de check-in tardio, etc.).
• Configure mensagens automatizadas com base no status de pagamento de uma reserva.
  Isso garante que você, sua equipe e seus hóspedes estejam alinhados em relação ao pagamento. Saiba mais sobre mensagens automatizadas relacionadas a pagamentos.
• Configure mensagens automatizadas para enviar contratos de aluguel aos seus hóspedes.
  Simplifique o envio dos contratos de aluguel aos seus hóspedes diretamente após a confirmação da reserva.
• Configure mensagens automatizadas para hóspedes recorrentes.
  Utilize mensagens automatizadas para fornecer informações sobre ofertas e promoções especiais a clientes fiéis, utilizando a condição de mensagem "É um hóspede recorrente".

• Configure mensagens automatizadas para destinatários que não sejam hóspedes (por exemplo, funcionários, proprietários, você mesmo, etc.).
  As mensagens automatizadas não são exclusivas para hóspedes; você pode usar esse recurso para criar mensagens automatizadas para si mesmo, outros usuários, membros da equipe, proprietários e contatos da lista telefônica. Campos personalizados também podem ser utilizados.

  Observação:

  As respostas a mensagens automáticas de destinatários que não são convidados não são exibidas na Caixa de entrada do Guesty. Para receber uma resposta de um destinatário que não é convidado por e-mail, configure suas mensagens adequadamente.

Mensagens automatizadas para reservas confirmadas

Recomendamos que você inclua estas quatro mensagens automatizadas diferentes em suas automações de mensagem:

• mensagem de confirmação de reserva
  Aproveite esta oportunidade para agradecer aos seus hóspedes pela reserva e pergunte sobre a ETA ou quaisquer outros detalhes importantes que precisem saber antes do check-in.
• lembretes internos
  Por exemplo, lembre sua equipe de acompanhar o recebimento do pagamento.
• Instruções de pré-check-in
  Se a reserva já estiver totalmente paga, você pode agendar instruções de pré-check-in, como solicitar a confirmação do pagamento.
• Instruções de check-in
  Se a reserva já estiver totalmente paga, você pode agendar o envio das instruções de check-in, incluindo o código da porta, a senha do Wi-Fi, etc.

Mensagens automatizadas para alterações de reserva

Quando uma reserva é alterada, recomendamos incluir mensagens para notificar a equipe, os proprietários e os hóspedes, garantindo que todos fiquem informados sobre quaisquer mudanças. As mensagens automatizadas são acionadas com base nos detalhes da reserva no momento da confirmação. Quaisquer atualizações feitas na reserva após a confirmação não modificarão nem acionarão novamente a mensagem automatizada atribuída.

Inclua as seguintes mensagens automatizadas:

• Uma mensagem interna para sua equipe sobre quaisquer mudanças importantes.
  Por exemplo, se a data de check-in de uma reserva for alterada para uma data anterior e a equipe de limpeza precisar ser informada para preparar a propriedade com antecedência.
• Uma mensagem para o hóspede com as atualizações da sua reserva.
  Certifique-se de incluir a confirmação de que as alterações na reserva foram recebidas.
• Uma mensagem para o proprietário da propriedade (se necessário)

Mensagens automatizadas para reservas canceladas (canceladas pelos hóspedes)

Caso um hóspede cancele uma reserva, recomendamos que você configure uma mensagem automatizada para o hóspede, além de mensagens internas para o gerenciador de propriedade/equipe da propriedade.

Inclua as seguintes mensagens automatizadas:

• Uma mensagem interna para o gerenciador de propriedade ou para a sua equipe (com quaisquer instruções correspondentes).
  Por exemplo, avise o gerenciador de propriedade que a propriedade agora está disponível para noites específicas, notifique a equipe correspondente sobre a perda de receita, informe a equipe de limpeza, etc.
• Uma mensagem ao hóspede informando sobre o cancelamento da reserva.
  Confirme que a reserva foi cancelada. Você pode informar ao hóspede que espera ter a oportunidade de hospedá-lo novamente no futuro.
• Uma mensagem para o proprietário da propriedade (se necessário)

Dica:

Para dominar as comunicações automatizadas, visite a Guesty Academy para acessar cursos interativos e tutoriais em vídeo passo a passo.