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Che cos'è la contabilità fiduciaria?
Quando un'azienda deve custodire denaro altrui, la legge impone che tale denaro sia depositato in un conto bancario denominato "conto fiduciario". Nel settore alberghiero, il denaro degli ospiti viene trattenuto nel conto fiduciario fino al momento del trasferimento ad altri, ovvero voi (la società di gestione immobiliare), il proprietario della proprietà, le autorità fiscali e i fornitori di servizi terzi.
Poiché il PMC detiene fondi (a volte ingenti) che devono essere versati a diverse parti interessate, in qualsiasi momento deve:
- Assicurarsi che detenga la quantità di fondi corretta per far fronte a tutti i suoi obblighi.
- Essere in grado di identificare in qualsiasi momento il proprietario dei fondi presenti nel conto fiduciario.
- Garantire che non avvenga la commistione di fondi (la commistione di fondi si verifica quando si pagano le spese di una parte con i fondi di un'altra parte).
- Tutelare gli ospiti dalla perdita del denaro nel caso in cui il gestore dell'affitto a breve termine fallisca o non riesca a pagare le spese.
- Garantire che paghi tutte le tasse e le imposte applicabili.
La nostra soluzione contabile utilizza la contabilità fiduciaria per svolgere tutte queste funzioni, tracciando la proprietà dei fondi per molteplici soggetti interessati man mano che i fondi transitano attraverso il nostro sistema. La contabilità standard non sarebbe sufficiente, perché tiene traccia dei profitti e delle perdite di una sola entità.
Pratica consigliata: conti separati
Effettuare un bonifico bancario fisico tra due conti correnti separati è il metodo più sicuro e semplice, in quanto elimina la necessità di complessi conti di compensazione per ogni transazione.
- #1 account fiduciario : tutti gli affitti e i depositi vengono ricevuti qui.
- #2 account operativo : tutte le spese aziendali vengono pagate da qui.
- Trasferimento : Il bonifico bancario viene effettuato dall'account fiduciario all'account operativo esclusivamente per l'importo esatto delle commissioni di gestione maturate (e dei rimborsi dei proprietari approvati).
- Contabilità : Questo singolo trasferimento viene registrato una sola volta come operazione di movimentazione di cassa in ciascun sistema: un prelievo sul lato fiduciario e un deposito sul lato operativo. Ciò semplifica e garantisce la conformità del resto della contabilità.
L'utilizzo di un unico account bancario non è compatibile con la contabilità fiduciaria. Unire la contabilità operativa e quella fiduciaria in un unico account corrente crea inutili registrazioni contabili doppie, aumenta il carico di lavoro e genera confusione. L'utilizzo di conti separati garantisce confini finanziari chiari e semplifica sia la contabilità che la riconciliazione, isolando i fondi dei clienti da quelli dell'azienda.