La funzionalità di contabilità di Guesty è una funzione premium. Contattaci per maggiori informazioni sull'attivazione.
Che cos'è la contabilità fiduciaria?
Quando un'azienda deve custodire denaro di terzi, la legge impone che tale denaro sia depositato in un conto bancario denominato "conto fiduciario". Nel settore alberghiero, il denaro degli ospiti viene trattenuto nel conto fiduciario fino al momento del trasferimento a terzi, ovvero voi (la società di gestione immobiliare), il proprietario dell'immobile, le autorità fiscali e i fornitori di servizi terzi.
Poiché il PMC detiene fondi (a volte ingenti) che devono essere versati a diverse parti interessate, in qualsiasi momento deve:
- Assicurarsi che detengano la quantità di fondi corretta per far fronte a tutti i loro obblighi.
- Essere in grado di identificare in qualsiasi momento il proprietario dei fondi presenti nel conto fiduciario.
- Assicurarsi che non vengano mescolati i fondi (la mescolanza di fondi si verifica quando si pagano le spese di una parte con i fondi di un'altra).
- Tutelare gli ospiti dalla perdita del denaro nel caso in cui il proprietario dell'affitto a breve termine fallisca o non riesca a pagare le spese.
- Assicurarsi che paghino tutte le tasse e le imposte applicabili.
La nostra soluzione contabile utilizza la contabilità fiduciaria per svolgere tutte queste funzioni, tracciando la proprietà dei fondi per molteplici soggetti interessati man mano che i fondi transitano attraverso il nostro sistema. La contabilità standard non sarebbe sufficiente, perché tiene traccia dei profitti e delle perdite di una sola entità.
Buona prassi consigliata: Conti separati
Effettuare un bonifico bancario fisico tra due conti correnti separati è il metodo più sicuro e semplice, in quanto elimina la necessità di complessi conti di compensazione per ogni transazione.
- #1 Conto fiduciario: tutti gli affitti e i depositi vengono ricevuti qui.
- #2 Conto operativo: tutte le spese aziendali vengono pagate da qui.
- Trasferimento : Il bonifico bancario viene effettuato dal conto fiduciario al conto operativo esclusivamente per l'importo esatto delle commissioni di gestione maturate (e dei rimborsi al proprietario approvati).
- Contabilità: Questo singolo trasferimento viene registrato una sola volta come operazione di movimentazione di cassa in ciascun sistema: un prelievo sul lato fiduciario e un deposito sul lato operativo. Ciò semplifica e rende conforme il resto della contabilità.
L'utilizzo di un unico conto corrente bancario non è compatibile con la contabilità fiduciaria. Unire la contabilità operativa e quella fiduciaria in un unico conto corrente crea inutili registrazioni contabili doppie, aumenta il carico di lavoro e genera confusione. L'utilizzo di conti separati garantisce confini finanziari chiari e semplifica sia la contabilità che la riconciliazione, isolando i fondi dei clienti da quelli aziendali.