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Che cos'è la contabilità fiduciaria?
Quando un'azienda deve trattenere denaro altrui, la legge prevede che il denaro venga depositato in un conto bancario chiamato "conto fiduciario". Nel settore alberghiero, il denaro dell'ospite viene depositato nel conto fiduciario fino a quando non viene trasferito ad altre entità, ovvero a te (l'azienda di gestione della proprietà, PMC), al proprietario della proprietà, alle autorità fiscali e ai fornitori di servizi terzi, chiamati venditori.
Poiché la PMC detiene fondi (a volte in grandi quantità) che devono essere versati a diverse parti interessate, in ogni momento deve:
- Sapere di detenere la giusta quantità di fondi per far fronte a tutti i suoi obblighi.
- Essere in grado di identificare in qualsiasi momento chi possiede i fondi nel conto fiduciario.
- Garantire di non mescolare i fondi (la commistione dei fondi avviene quando si pagano le spese di una parte interessata con i fondi di un'altra parte interessata).
- Proteggere gli ospiti dalla perdita del loro denaro nel caso in cui l'host dell'affitto a breve termine fallisca o non riesca a pagare le proprie spese.
- Garantire di pagare tutte le tasse e le commissioni applicabili.
La nostra soluzione di contabilità utilizza la contabilità fiduciaria per fare tutto questo, monitorando la proprietà dei fondi di più parti interessate mentre i fondi si muovono attraverso il nostro sistema. La contabilità standard non sarebbe sufficiente, perché tiene traccia dei profitti e delle perdite di una sola entità.
Pratica consigliata: conti separati
Utilizzare un bonifico bancario fisico tra due conti bancari separati è il metodo più sicuro e semplice, poiché elimina la necessità di complessi conti di compensazione per ogni transazione.
- account fiduciario n. 1: tutti gli affitti e i depositi vengono ricevuti qui.
- #2 account operativo: da qui vengono pagate tutte le spese aziendali.
- Trasferimento : viene effettuato un bonifico bancario fisico dall'account fiduciario all'account operativo solo per l'importo esatto delle commissioni di gestione guadagnate (e dei rimborsi approvati al proprietario).
- Contabilità: questo singolo trasferimento viene registrato una sola volta come transazione di trasferimento di denaro in ciascun sistema: un prelievo sul lato fiduciario e un deposito sul lato operativo. Questo rende il resto della contabilità pulita e conforme.
L'utilizzo di un unico account bancario non è compatibile con la contabilità fiduciaria. Combinare la contabilità operativa e quella fiduciaria in un unico account bancario crea inutili partite doppie, aumenta il carico di lavoro e favorisce la confusione. L'utilizzo di conti separati fornisce chiari confini finanziari e semplifica sia la contabilità che la riconciliazione, isolando i fondi dei clienti da quelli dell'azienda.