Utilizzare le attività per organizzare e gestire in modo efficiente gli interventi sulla proprietà, tra cui le pulizie, la manutenzione, i check-in e altre attività operative.
Tipi di attività
Guesty offre due tipi distinti di attività:
| Criteri di confronto | Attività automatiche | Attività basate sul calendario |
|---|---|---|
| Scopo | Attività dipendenti dagli eventi di prenotazione dell'ospite. | Attività di manutenzione ordinaria o attività periodiche relative alla proprietà. |
| Innesco | Eventi specifici nel ciclo di vita della prenotazione, come il check-in o il check-out. | Date o giorni specifici del calendario, che possono essere una tantum o ricorrenti. |
| Pianificazione | Adattamento dinamico alle modifiche della prenotazione. |
Programmato per date o giorni specifici e assegnato a una proprietà. Se modificato per una prenotazione specifica, i tempi non cambieranno con le modifiche della prenotazione. |
- Pulire la proprietà dopo il check-out dell'ospite.
- Ispezionare la proprietà prima del check-in dell'ospite.
- Consegnare la chiave all'ospite in arrivo.
- Ispezionare la piscina della proprietà ogni mese.
- Manutenzione trimestrale completa.
- Organizzare attività stagionali per la proprietà, come decorazioni natalizie.
Gestire le attività basate sul calendario
Utilizzare le attività basate sul calendario per gestire la manutenzione ordinaria e le attività periodiche programmando le attività in date specifiche.
Creare attività basate sul calendario
Quando si crea un'attività ricorrente, viene generata una serie di istanze con sei mesi di anticipo, con nuove istanze aggiunte quotidianamente. Le attività assegnate a più proprietà creano istanze separate per ciascuna proprietà. L'ultima istanza visualizzata è sempre con un anticipo di sei mesi.
Gli utenti con accesso limitato alle proprietà visualizzano solo le attività associate alle proprietà loro assegnate. Le attività non associate ad alcuna proprietà sono nascoste a questi utenti.
Per creare attività basate sul calendario, una tantum o ricorrenti, seguire i passaggi indicati di seguito.
Passo dopo passo
- Accedi al tuo account Guesty .
- Nell'angolo in alto a destra della dashboard, fai clic su
e seleziona Nuova attività . - Compila le informazioni pertinenti:
- Tempistiche: selezionando "flessibile", gli assegnatari possono completare l'attività in qualsiasi momento tra le date "Può iniziare da" e "Deve terminare entro".
- Aggiungi una spesa da collegare all'attività
- Incaricato: quando si assegna un'attività a un gruppo, tutti i membri possono richiederla, ma una volta che viene richiesta da un membro, diventa invisibile agli altri.
- Si applica a: Quando si assegna l'attività a una proprietà, seleziona una delle seguenti opzioni:
- Tutto: si applica a tutte le proprietà attuali e future. È possibile escludere proprietà specifiche.
- Per regola: si applica alle proprietà che corrispondono a criteri specifici. È possibile escludere proprietà specifiche che soddisfano i criteri.
- Specifico: si applica alle proprietà selezionate (massimo 150).
- Fai clic su Salva .
Modifica o elimina le attività basate sul calendario
La modifica di un campo in un'istanza attività scollega quel campo dalla serie. I futuri aggiornamenti alla serie non si applicano all'istanza modificata.
Se modifichi la tempistica di una serie attività, Guesty elimina le istanze future che non sono ancora iniziate e ne genera di nuove in base alla nuova tempistica.
Per modificare o eliminare un'intera serie attività o un'istanza all'interno della serie, segui i passaggi indicati di seguito.
Passo dopo passo
- Accedi al tuo account Guesty .
- Dalla barra di navigazione in alto, fai clic sul selettore modalità e seleziona la modalità Operazioni .
- Fai clic su Interventi sul campo, quindi seleziona Attività.
- Seleziona l'istanza attività pertinente.
- In alto a destra, fai clic su Modifica .
- Dal menu a discesa, seleziona Modifica attività o Modifica serie attività .
- Modifica le informazioni rilevanti oppure fai clic
nell'angolo in alto a sinistra per eliminare. - Fai clic su Salva e, nella finestra pop-up, fai nuovamente clic su Salva.
Gestisci le attività automatiche
Le attività automatiche ti aiutano a gestire gli interventi dipendenti dalla prenotazione, creando automaticamente attività attivate da eventi specifici nel ciclo di vita di una prenotazione.
Crea attività automatiche in due passaggi:
- Imposta un modello di attività che includa tutti i dettagli di cui il tuo team ha bisogno per completare l'attività.
- Configura la pianificazione dell'attività in modo che sia allineata con eventi di prenotazione specifici.
Le attività automatiche generano istanze per tutte le prenotazioni esistenti e future. È anche possibile modificare automaticamente lo stato delle pulizie dell'annuncio al termine di un'attività automatica.
Le attività non assegnate a un utente specifico vengono visualizzate come "Non assegnate" finché un membro del gruppo non le accetta tramite l' applicazione Guesty.
Crea un modello attività
Per creare un modello di attività automatica, seguire i passaggi indicati di seguito.
Passo dopo passo
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nella barra di navigazione in alto, fare clic sul selettore della modalità e selezionare la modalità Operazioni.
- Fare clic su Proprietà.
-
Fare clic sulla proprietà pertinente.
Per le multi-unità, gestisci questa funzione tramite l'unità principale per applicare l'impostazione a tutte le sottounità. In alternativa, configura le impostazioni per una subunità specifica. Fai clic sull'unità principale o sulla subunità specifica.
- Nel menu a sinistra, seleziona Modelli Attività.
- Fare clic su Crea modello di attività.
- Inserisci le informazioni pertinenti.
- Solo per gli utenti contabili: l'aggiunta di una spesa aiuta a gestire il proprio portafoglio contabile collegando una spesa a un'attività.
- Checklist: crea un elenco di cose da fare necessarie per completare questa attività.
- Incaricato: scegli se assegnare l'attività a un singolo membro del team o a un gruppo. Le assegnazioni di gruppo consentono a qualsiasi membro di assumersi l'attività.
- Allegati: carica i file pertinenti, incluse le foto. Per rimuovere un allegato, passaci sopra il mouse e clicca sull'icona del cestino nell'angolo in alto a destra.
- Fare clic su Salva.
- Nella finestra pop-up, seleziona Continua per automatizzare le attività oppure Lo farò più tardi.
Modifica o elimina un modello di attività
Modifica di un modello di attività
Le attività automatiche vengono aggiornate automaticamente quando si modifica il modello di attività corrispondente o quando cambiano gli orari di check-in o di check-out della prenotazione.
Quando si modifica un campo in un'istanza specifica, questo si "stacca" dal modello, quindi i futuri aggiornamenti del modello non lo aggiorneranno.
Eliminazione di un modello di attività
Quando elimini un modello, vengono eliminate anche le attività associate senza spese (passate o future). Le attività con spese non verranno eliminate, ma non saranno associate ad alcun modello di attività.
Per rimuovere la pianificazione delle attività automatiche, ma conservare il modello di attività per la pianificazione futura, eliminare l'attività automatica stessa.
Per modificare o eliminare un modello di attività, seguire i passaggi indicati di seguito.
Passo dopo passo
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nella barra di navigazione in alto, fare clic sul selettore modalità e selezionare la modalitàOperazioni.
- Fare clic su Proprietà.
-
Fare clic sulla proprietà pertinente.
Per le multi-unità, accedere alle impostazioni dell'unità principale o fare clic su subunità.
- Nel menu a sinistra, fare clic su Modelli di attività.
- Accanto al modello pertinente, fai clic su Modifica e apporta le modifiche desiderate. In alternativa, fai clic su e Elimina per rimuovere il modello.
- Fare clic su Salva e, nella finestra pop-up, fare nuovamente clic su Salva.
Crea attività automatica
Una volta creato il modello di attività, crea l'attività automatica per impostare la pianificazione. Puoi configurare l'attività per modificare lo stato delle pulizie dell'annuncio al termine della pulizia. Le attività automatiche possono essere personalizzate per le prenotazioni di ospiti o di proprietari.
Tempistica
Quando si definisce la tempistica dell'attività automatica, determina quando l'incaricato deve iniziare l'attività in base al ciclo di vita della prenotazione. Ad esempio, "Al momento del check-out" o "2 ore prima del check-in".
La flessibilità oraria consente all'incaricato di completare l'attività entro i tempi stabiliti.
È possibile pianificare le attività automatiche in base all'orario di arrivo (ETA) o di partenza (ETD) stimato di un ospite. Se non hai aggiunto questi orari alla prenotazione o non li hai raccolti tramite il Formulario di Check-in, verranno utilizzati gli orari di check-in o di check-out predefiniti della struttura.
Per creare un'attività automatica, seguire i passaggi indicati di seguito.
Passo dopo passo
- Accedi al tuo account Guesty .
- Nella barra di navigazione in alto, fare clic sul selettore modalità e selezionare la modalità Operazioni .
- Fare clic su Proprietà .
-
Fare clic sulla proprietà pertinente.
Per le multi-unità, gestisci questa funzione tramite l'unità principale per applicare le impostazioni a tutte le sottounità. In alternativa, configura le impostazioni per una subunità specifica. Fai clic sull'unità principale o sulla subunità specifica.
Modifica o Eliminazione di Attività Automatica
La modifica di un campo in un'istanza di attività scollega quel campo dal modello. I futuri aggiornamenti del modello non si applicheranno all'attività automatica.
L'eliminazione di un'attività automatica influisce solo sulle prenotazioni future; le attività per le prenotazioni esistenti rimangono. Per eliminare tutte le attività generate da un'attività automatica, eliminare l'attività automatica a livello di proprietà. In caso contrario, le attività continuano a essere generate per le nuove prenotazioni. L'eliminazione di un modello elimina tutte le attività per le prenotazioni future.
Se si desidera rimuovere l'attività automatica ma conservarne il modello per un utilizzo futuro, è sufficiente eliminare l'attività automatica come descritto di seguito.
Importante:
Per modificare campi specifici come tipo, incaricato, checklist o documenti, utilizzare la pagina Attività, in modo simile alle attività basate sul calendario.
Passo dopo passo
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nella barra di navigazione in alto, fai clic sul selettore modalità e seleziona la modalità Operazioni.
- Fai clic su Proprietà.
-
Fai clic sulla proprietà pertinente.
Per le multi-unità, gestisci questa funzione tramite l'unità principale per applicare le impostazioni a tutte le sottounità. In alternativa, configura le impostazioni per una subunità specifica. Fai clic sull'unità principale o sulla subunità specifica.
- Nel menu a sinistra, fai clic su Automazione, quindi seleziona Attività automatiche.
- Accanto all'attività automatica pertinente, fai clic su Modifica e apporta le modifiche desiderate. In alternativa, fai clic su e Elimina per rimuovere l'attività.
- Fai clic su Salva.
Come le modifiche alle prenotazioni influiscono sulle attività
Le attività automatiche sono collegate alle prenotazioni e le modifiche alle prenotazioni influiscono su queste attività come segue:
- Le attività automatiche si aggiornano se cambiano gli orari di prenotazione (per check-in, check-out, ETA, ETD).
- Se hai modificato manualmente la pianificazione di un'attività generata, le future modifiche alla prenotazione non influiranno su tale attività.
- Se una prenotazione viene annullata, viene annullata anche l'attività automatica associata.
- La modifica di una prenotazione in un altro annuncio annulla le attività per il vecchio annuncio e ne crea di nuove in base alle impostazioni dell'attività automatica dell'annuncio.
Come funzionano le attività di soggiorno del proprietario
I proprietari possono soggiornare nelle loro proprietà bloccando le date nel calendario tramite il Portale dei Proprietari di Guesty.
Quando un proprietario apporta una modifica al soggiorno programmato, la tempistica dell'attività viene aggiornata automaticamente. Se il soggiorno di un proprietario viene annullato, viene aggiornata anche l'attività automatica.