Utilizzare le attività per organizzare e gestire in modo efficiente gli interventi sulla proprietà, tra cui pulizie, manutenzione, check-in e altre attività operative.
Tipi di attività
Guesty offre due tipi distinti di incarichi:
| Criteri di confronto | Attività automatiche | Attività basate sul calendario |
|---|---|---|
| Scopo | Attività dipendenti dagli eventi di prenotazione dell'ospite. | Attività di manutenzione ordinaria o attività periodiche relative alla proprietà. |
| Trigger | Eventi specifici nel ciclo di vita della prenotazione, come il check-in o il check-out. | Date o giorni specifici del calendario, che possono essere singoli o ricorrenti. |
| Pianificazione | Si adatta dinamicamente alle modifiche della prenotazione. |
Programmato per date o giorni specifici e assegnato a una proprietà. Se modificato per una prenotazione specifica, l'orario non cambierà in caso di modifiche alla prenotazione. |
| Creazione | Dalla pagina della struttura, la procedura si articola in due fasi: creare un modello attività e successivamente configurare la pianificazione attività. | Creato direttamente dal calendario. |
| Quando utilizzare | Da utilizzare quando le attività dipendono dalle prenotazioni e si adattano automaticamente in caso di modifiche delle date. | Da utilizzare quando le attività devono essere svolte in date specifiche, indipendentemente dalle prenotazioni degli ospiti. |
| Esempi |
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Gestione delle attività basate sul calendario
Utilizza le attività basate sul calendario per gestire la manutenzione ordinaria e le attività periodiche, programmando le attività in date specifiche.
Importante:
Le attività basate sul calendario rimangono associate alla proprietà originale anche quando una prenotazione viene spostata in un'altra proprietà. Ulteriori informazioni su come individuare le attività basate sul calendario dopo un cambio proprietà.
Crea un'attività basata sul calendario
Quando crei un'attività ricorrente, viene generata una serie di istanze con sei mesi di anticipo, con nuove istanze aggiunte quotidianamente. Le attività assegnate a più proprietà creano istanze separate per ciascuna proprietà. L'istanza più recente che visualizzi si estende sempre fino a sei mesi nel futuro.
Gli utenti con accesso limitato alle proprietà visualizzano solo le attività associate alle proprietà a loro assegnate. Le attività non associate ad alcuna proprietà sono nascoste a questi utenti.
Segui i passaggi seguenti per creare un'attività basata sul calendario, da eseguire una sola volta o in modo ricorrente.
Passo dopo passo
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nell'angolo in alto a destra della dashboard, fai clic
sull'icona del cerchio più e seleziona Nuova attività. - Inserisci le informazioni pertinenti:
- Tempistiche: Selezionando "flessibile", gli incaricati possono completare l'attività in qualsiasi momento tra le date "Può iniziare da" e "Deve terminare entro".
- Aggiungi una spesa da collegare all'attività
- Incaricato: Quando si assegna un'attività a un gruppo, tutti i membri possono vedere l'attività, ma una volta che viene assegnata a un membro, diventa invisibile agli altri.
- Si applica a: Quando si assegna l'attività a una proprietà, seleziona una delle seguenti opzioni:
- Tutti: Si applica a tutte le proprietà attuali e future. È possibile escludere proprietà specifiche.
- Per regola: si applica alle proprietà che corrispondono a criteri specifici. È possibile escludere proprietà specifiche che soddisfano i criteri.
- Specifico: Si applica a proprietà selezionate (massimo 150).
- Fai clic su Salva.
Modifica o elimina le attività basate sul calendario
La modifica di un campo in un'istanza attività scollega tale campo dalla serie. Gli aggiornamenti futuri alla serie non si applicano all'istanza modificata.
Se modifichi la tempistica di una serie attività, Guesty elimina le istanze future che non sono ancora iniziate e ne genera di nuove in base alla nuova tempistica.
Segui i passaggi seguenti per modificare o eliminare un'intera serie attività o una singola istanza all'interno della serie.
Passo dopo passo
- Accedi al tuo account Guesty .
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic su
Operazioni per aprire il menu a tendina. - Nella sezione Operazioni sul campo , seleziona Attività .
- Seleziona l'istanza attività pertinente.
- In alto a destra, fai clic su Modifica .
- Dal menu a tendina, seleziona Modifica una singola attività oppure Modifica una serie attività .
- Modifica le informazioni pertinenti oppure fai clic su
nell'angolo in alto a sinistra per eliminare. - Fai clic su Salva e, nella finestra a comparsa, fai di nuovo clic su Salva .
Gestisci le attività automatiche
Le attività automatiche ti aiutano a gestire gli interventi dipendenti dalle prenotazioni, creando automaticamente attività attivate da eventi specifici nel ciclo di vita di una prenotazione.
Le attività automatiche si creano in due passaggi:
- Crea un modello di attività che includa tutti i dettagli necessari al tuo team per completare l'attività.
- Configura la pianificazione dell'attività in modo che coincida con specifici eventi di prenotazione.
Le attività automatiche generano istanze per tutte le prenotazioni esistenti e future. È inoltre possibile modificare automaticamente lo stato delle pulizie dell'annuncio al termine di un'attività automatica.
Le attività non assegnate a un utente specifico vengono visualizzate come "Non assegnate" finché un membro del gruppo non le accetta tramite l' applicazione Guesty.
Crea un modello di attività
Segui i passaggi seguenti per creare un modello di attività automatica.
Passo dopo passo
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic su
Proprietà. -
Fai clic sulla proprietà desiderata.
Per una multi-unità, gestisci questa funzione tramite l'unità principale per applicare l'impostazione a tutte le unità secondarie. In alternativa, configura le impostazioni per una specifica subunità. Fai clic sull'unità principale o sulla specifica subunità.
- Nel menu a sinistra, selezionare Modelli Attività.
- Fai clic su Crea modello di attività.
- Inserisci le informazioni pertinenti.
- Utenti di Contabilità (solo): l'aggiunta di una spesa consente di gestire il proprio conto Contabilità collegando la spesa all'attività.
- Checklist: crea un elenco di cose da fare necessarie per completare questa attività.
- Incaricato: scegli se assegnare il compito a un singolo membro del team o a un gruppo. Le assegnazioni di gruppo consentono a qualsiasi membro di reclamare la responsabilità dell'attività.
- Allegati: carica i file pertinenti, incluse le foto. Per rimuovere un allegato, posiziona il cursore del mouse su di esso e fai clic sull'icona del cestino nell'angolo in alto a destra.
- Fai clic su Salva.
- Nella finestra a comparsa, seleziona Continua per automatizzare le attività oppure Lo farò più tardi.
Modifica o elimina un modello di attività
Modifica di un modello di attività
Le attività automatiche si aggiornano automaticamente quando si modifica il modello di attività corrispondente o quando cambiano gli orari di check-in o check-out della prenotazione.
Quando modifichi un campo in un'istanza specifica, questo si "scollega" dal modello, quindi i futuri aggiornamenti del modello non lo modificheranno.
Eliminazione di un modello di attività
Quando si elimina un modello, vengono eliminate anche le attività associate senza spese (passate o future). Le attività con spese non verranno eliminate, ma non saranno più associate ad alcun modello di attività.
Per rimuovere la pianificazione delle attività automatiche, ma conservare il modello di attività per pianificazioni future, elimina l'attività automatica stessa.
Segui i passaggi seguenti per modificare o eliminare un modello di attività.
Passo dopo passo
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic su Proprietà.
-
Fai clic sulla proprietà desiderata.
Per una proprietà multi-unità, accedi alle impostazioni dell'unità principale oppure fai clic su una subunità.
- Nel menu a sinistra, fai clic su Modelli di attività.
- Accanto al modello pertinente, fai clic su Modifica e apporta le modifiche necessarie. In alternativa, fai clic su e Cancella per rimuovere il modello.
- Fai clic su Salva e, nella finestra a comparsa, fai di nuovo clic su Salva.
Crea attività automatica
Una volta creato il modello di attività, crea l'attività automatica per impostare la pianificazione. Puoi configurare l'attività in modo che modifichi lo stato delle pulizie dell'annuncio al termine della pulizia. Le attività automatiche possono essere personalizzate per le prenotazioni degli ospiti o dei proprietari.
Tempistica
Quando si definisce la tempistica di un'attività automatica, è necessario stabilire quando l'incaricato deve avviare l'attività in base al ciclo di vita della prenotazione. Ad esempio, "Al check-out" o "2 ore prima del check-in".
La flessibilità degli orari consente all'incaricato di completare l'attività entro i tempi da te stabiliti.
È possibile programmare attività automatiche in base all'orario di arrivo previsto (ETA) o di partenza previsto (ETD) di un ospite. Se non hai aggiunto questi orari alla prenotazione o non li hai raccolti tramite il formulario di check-in , verranno utilizzati gli orari di check-in o check-out predefiniti della struttura.
Per creare un'attività automatica, segui i passaggi seguenti.
Passo dopo passo
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic Proprietà.
-
Fai clic sulla proprietà desiderata.
Per una multi-unità, gestisci questa funzione tramite l'unità principale per applicare le impostazioni a tutte le unità secondarie. In alternativa, configura le impostazioni per una specifica subunità. Fai clic sull'unità principale o sulla specifica subunità.
- Nel menu a sinistra, fai clic su Automazione, quindi seleziona Attività automatiche.
- Fai clic su Crea attività automatica.
- Inserisci le informazioni pertinenti.
- Fai clic su Salva e, nella finestra a comparsa, fai clic su Fine.
Modifica o elimina attività automatica
La modifica di un campo in un'istanza di attività scollega tale campo dal modello. Gli aggiornamenti futuri al modello non si applicano all'attività automatica.
L'eliminazione di un'attività automatica ha effetto solo sulle prenotazioni future; le attività relative alle prenotazioni esistenti rimangono. Per eliminare tutte le attività generate da un'attività automatica, è necessario eliminare l'attività automatica a livello di proprietà. In caso contrario, le attività continuano a essere generate per le nuove prenotazioni. L'eliminazione di un modello elimina tutte le attività relative alle prenotazioni future.
Se desideri rimuovere l'attività automatica ma conservarne il modello per utilizzi futuri, elimina semplicemente l'attività automatica come descritto di seguito.
Importante:
Per modificare campi specifici come tipo, incaricato, elenchi di controllo o documenti, utilizzare la pagina Attività, in modo analogo alle attività basate sul calendario.
Passo dopo passo
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic su Proprietà.
-
Fai clic sulla proprietà desiderata.
Per una multi-unità, gestisci questa funzione tramite l'unità principale per applicare le impostazioni a tutte le unità secondarie. In alternativa, configura le impostazioni per una specifica subunità. Fai clic sull'unità principale o sulla specifica subunità.
- Nel menu a sinistra, fai clic su Automazione, quindi seleziona Attività automatiche.
- Accanto all'attività automatica pertinente, fai clic su Modifica e apporta le modifiche necessarie. In alternativa, fai clic sull' e su Elimina per rimuovere l'attività.
- Fai clic su Salva.
In che modo le modifiche alle prenotazioni influiscono sulle attività
Le attività automatiche sono collegate alle prenotazioni e le modifiche alle prenotazioni influiscono su queste attività nel modo seguente:
- Le attività automatiche si aggiornano in caso di modifiche agli orari di prenotazione (per check-in, check-out, ETA, ETD).
- Se hai modificato manualmente la pianificazione di un'attività generata, le future modifiche alla prenotazione non influiranno su tale attività.
- Se una prenotazione viene annullata, anche l'attività automatica associata viene annullata.
- La modifica di una prenotazione con un altro annuncio annulla le attività relative al vecchio annuncio e ne crea di nuove in base alle impostazioni di attività automatica dell'annuncio.
Come funzionano le attività di gestione del soggiorno del proprietario
I proprietari possono soggiornare nelle proprie proprietà bloccando le date sul calendario tramite il Portale dei Proprietari di Guesty.
Quando un proprietario modifica la data e l'ora del suo soggiorno programmato, la tempistica dell'attività viene aggiornata automaticamente. Se il soggiorno di un proprietario viene annullato, anche l'attività automatica viene annullata.