L'automazione dei messaggi ti aiuta a risparmiare tempo e a garantire una comunicazione costante con ospiti, proprietari e membri del team. Invia automaticamente il messaggio giusto al destinatario giusto al momento giusto, creando un programma di comunicazione in linea con il ciclo di vita della prenotazione.
Terminologia
- Automazione dei messaggi: la pianificazione o la struttura visiva utilizzata per impostare la comunicazione automatizzata. Le Condizioni di prenotazione determinano quali prenotazioni entrano nel flusso.
- Messaggi automatici: i singoli messaggi che compongono l'automazione dei messaggi. Le Condizioni dei messaggi determinano se e quando un singolo messaggio viene inviato.
- Condizioni di prenotazione e dei messaggi: insieme, funzionano come un filtro a due fasi. Le Condizioni di prenotazione determinano quali prenotazioni entrano nell'automazione. Le Condizioni dei messaggi determinano quali messaggi specifici vengono inviati all'interno di tale automazione e quando.
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Per esempio: Si crea un'automazione dei messaggi per l'annuncio "Villa sul mare" impostando la condizione Canali e fonti su "Airbnb". Condizioni di prenotazione: la prenotazione deve essere effettuata tramite Airbnb e l'annuncio deve essere "Villa sul mare". Una prenotazione effettuata tramite Booking.com non attiverà l'automazione. Condizioni dei messaggi: determina se un messaggio specifico all'interno dell'automazione deve essere inviato. |
- messaggio di check-in: si attiva solo dopo che l'ospite ha effettuato il check-in.
- Lingua preferita: invia il messaggio nella lingua preferita dell'ospite.
Comprendere la pianificazione e la scadenza del messaggio
Le automazioni dei messaggi vengono aggiunte alle prenotazioni al momento della conferma. Se una prenotazione viene confermata dopo l'orario programmato per la conferma del messaggio, il messaggio viene inviato immediatamente.
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Per esempio: Il messaggio viene programmato per essere inviato 1 giorno prima del check-in. Se l'ospite prenota 8 ore prima del check-in, il messaggio viene inviato immediatamente. |
I messaggi automatici inviati a utenti, contatti o addetti alle pulizie non vengono visualizzati nella Posta in arrivo. Puoi monitorare tutti gli aggiornamenti relativi alle tue automazioni dei messaggi nel registro attività .
Pianificazione dei Messaggi
I messaggi automatici utilizzano gli orari di check-in e check-out predefiniti dell'annuncio . Se l'orario di arrivo o di partenza cambia, Guesty riprogramma automaticamente i messaggi.
Nota:
Le prenotazioni Airbnb seguono gli orari di check-in e check-out predefiniti dell'annuncio, anche se modifichi l'orario di arrivo previsto (ETA) o ETD) in Guesty.
Quando attivi una nuova automazione, Guesty programma l'invio di messaggi per tutte le prenotazioni corrispondenti, incluse quelle create in precedenza. Guesty invia i messaggi solo se l'orario programmato è futuro. Se l'orario è già trascorso, il messaggio viene saltato.
Ad esempio, se un messaggio è impostato per essere inviato "alla conferma prenotazione " e si attiva l'automazione oggi per una prenotazione confermata ieri, quel messaggio specifico verrà saltato.
I messaggi automatici vengono ancora inviati alle prenotazioni effettuate prima della connessione a Guesty.
Scadenza messaggio
Se disattivi un messaggio automatico prima dell'orario di invio programmato, questo scadrà allo scadere di tale orario. Puoi visualizzare i messaggi scaduti nel widget dei messaggi automatici Posta in arrivo, nella sezione "Cronologia".
Crea automazione messaggio
Segui le istruzioni per creare, modificare o eliminare un'automazione di messaggi.
Scopri come aggiungere i proprietari come destinatari di un messaggio automatico e come creare l'automazione dei messaggi esclusivamente per le prenotazioni dei proprietari.
Passo dopo passo:
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nella barra di navigazione superiore, fai clic sul selettore della modalità e seleziona la modalità Operazioni.
- Fai clic su Automazioni e poi seleziona Messaggi.
- Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Aggiungi automazione dei messaggi.
- Scegli come creare la tua automazione:
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Per utilizzare un modello di automazione dei messaggi, fai clic su " Usa modello" accanto all'automazione corrispondente.
- Per creare un nuovo modello di automazione dei messaggi, fai clic su Crea personalizzato nell'angolo in alto a destra e seleziona l'opzione pertinente.
- Seleziona "Nuova richiesta" per creare un'automazione specifica per le nuove richieste. Questo aiuta ad accelerare il coinvolgimento e a convertire le richieste in prenotazioni confermate.
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- Nell'angolo in alto a sinistra, fai clic
per modificare il nome dell'automazione del messaggio. Puoi rinominarlo in qualsiasi momento. -
Nella sezione "Condizioni Prenotazione", definire le condizioni di prenotazione che attiveranno l'automazione dei messaggi.
- Per creare un messaggio, nella sezione "Pianificazione messaggi", fai clic su + Aggiungi messaggio.
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Per modificare un messaggio, fai clic sul messaggio corrispondente.
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Per eliminare un messaggio, posiziona il cursore del mouse sul messaggio corrispondente nella pianificazione dei messaggi e fai clic
. Nella finestra a comparsa, fai clic su Rimuovi.
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- Imposta il tuo messaggio .
- Fai clic su Salva .
- Salvare di conseguenza l'automazione messaggio :
- Per creare una nuova automazione messaggio , fai clic su Salva e attiva se è pronta, oppure su Salva come bozza per attivarla in seguito.
- Per un'automazione messaggio attiva che è stata modificata, fai clic su Salva per riattivarla automaticamente oppure su Disattiva per riportarla allo stato di bozza.
- Per un'automazione messaggio disattivata che è stata modificata, fai clic su Salva e attiva per attivarla oppure su Salva per conservarla come bozza e attivarla in seguito.
- Nella finestra a comparsa, conferma l'azione.
Configura i tuoi messaggi automatici
Crea più messaggi automatici all'interno di un'automazione messaggio. Definisci quando viene inviato ciascun messaggio , chi lo riceve e come viene recapitato.
Il nome del messaggio è ad uso esclusivamente interno. Verrà visualizzato nella cronologia dell'automazione e nel widget dei messaggi automatici della Posta in arrivo.
Definisci l'evento che attiva il messaggio. Ad esempio, impostalo al momento della conferma della prenotazione oppure un giorno prima del check-in.
Importante:
Non è possibile inviare messaggi automatici prima che la prenotazione sia confermata. Crea invece un messaggio di automazione personalizzato per le richieste.
Utilizza la pianificazione dei messaggi per inviare messaggi automatici in giorni specifici della settimana.
La programmazione dei messaggi si applica solo ai messaggi inviati tra il check-in e il check-out. L'invio si interrompe al momento del check-out.
L'impostazione "Quando deve essere inviato questo messaggio?" determina la data di inizio della pianificazione. Ad esempio, se si imposta l'invio del messaggio "1 giorno dopo il check-in" e lo si pianifica per lunedì e mercoledì, il messaggio verrà inviato ogni lunedì e mercoledì a partire dal giorno successivo al check-in. 
Passo dopo passo:
- Decidi come programmare il tuo messaggio:
- In base al giorno della settimana : imposta l'invio del messaggio in un giorno fisso per tutte le prenotazioni che attivano questo flusso di automazione. Puoi scegliere uno o più giorni. Ad esempio, avvisa gli ospiti il venerdì sera che i tempi di risposta dei messaggi saranno più lunghi durante il fine settimana.
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In base a una variabile personalizzata : crea una variabile personalizzata di tipo "Giorno della settimana" per assegnare un giorno di invio diverso a ciascun annuncio. Questo ti consente di gestire programmi come la raccolta dei rifiuti o la pulizia delle strade, utilizzando un unico flusso di automazione. Ad esempio, se imposti una variabile per "Giorno di raccolta", il messaggio verrà inviato il lunedì per un annuncio e il mercoledì per un altro, a seconda del valore che assegni.
Importante:
- È necessario utilizzare il tipo di variabile "Giorno della settimana". È possibile aggiornare queste variabili in blocco.
- Se un annuncio non include la variabile, il messaggio non verrà inviato per quella prenotazione.
Imposta le condizioni che una prenotazione deve soddisfare per ricevere il messaggio.
Ad esempio, aggiungi una condizione che attivi il messaggio solo se la prenotazione è stata interamente pagata.
I destinatari possono includere ospiti, proprietari, contatti o membri del team. È inoltre possibile creare campi personalizzati per i destinatari.
Scegli come inviare un messaggio: tramite il portale di prenotazione, e-mail o via SMS.
- Se scegli di inviare tramite e-mail, includi un oggetto.
- Assicurati che l'ospite abbia un indirizzo e-mail o un numero di telefono valido nei dati di contatto, se i messaggi automatici sono impostati per essere inviati tramite e-mail o SMS.
Destinatari non ospiti
Le risposte ai messaggi automatici provenienti da destinatari non ospiti non vengono visualizzate nella Posta in arrivo Guesty. Per ricevere le risposte ai messaggi automatici provenienti da destinatari non ospiti:
Passo dopo passo:
- Nella sezione "Chi lo riceverà", seleziona il gruppo di destinatari e il nome del destinatario desiderati dai menu a tendina.
- Nella sezione "Come verrà inviato", seleziona E-mail.
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Inserisci l'indirizzo e-mail al quale desideri ricevere la risposta del destinatario nell'apposito campo.
Inserisci qui il contenuto del messaggio.
- I messaggi possono includere variabili per garantire una comunicazione personalizzata durante l'intero processo di prenotazione.
- I messaggi inviati tramite e-mail offrono opzioni aggiuntive, come l'aggiunta di immagini, allegati e codice HTML.
- La formattazione del messaggio, come il grassetto e il corsivo, è supportata solo per i messaggi inviati tramite e-mail.
- Gli utenti di Airbnb, Booking.com, Vrbo ed Expedia possono includere fino a 5 immagini nei messaggi automatici. La dimensione totale di tutte le foto allegate a un messaggio è limitata a 25 MB.
- Fai clic su
. - Trascina e rilascia le immagini che desideri inviare nella finestra a comparsa. In alternativa, fai clic su Sfoglia, seleziona le immagini dal tuo computer e poi fai clic su Fine. Le immagini vengono eliminate automaticamente se inviate a un portale di prenotazione non supportato.
- Fai clic su
Importante:
Assicurati di cliccare su Salva una volta impostato il messaggio.
Suggerimento:
È possibile impostare un messaggio automatico per informare se stessi o un altro membro del team di una prenotazione appena confermata:
- Imposta la sezione "Quando deve essere inviato questo messaggio?" su Conferma di prenotazione.
- Imposta la sezione "Chi lo riceverà?" su Utente e scegli il tuo nome o quello di un altro membro del team.
Crea un messaggio automatico per i proprietari
Per creare un messaggio automatico per i proprietari all'interno dell'automazione dei messaggi per gli ospiti, compila i seguenti campi per il messaggio corrispondente:
- Chi lo riceverà: Seleziona "Proprietario" dal menu a tendina. In questo modo il messaggio verrà automaticamente assegnato al proprietario dell'annuncio in cui è stata effettuata la prenotazione.
- Modalità di invio: Quando selezioni la modalità di invio del messaggio, le informazioni pertinenti vengono estratte dal profilo del proprietario. Assicurati che i dati di contatto siano salvati correttamente.
Attiva o disattiva l'automazione dei messaggi
Una volta creata l'automazione dei messaggi con almeno un messaggio, è necessario attivarla.
Per attivare o disattivare l'automazione dei messaggi, attiva l'automazione corrispondente e conferma l'azione nella finestra a comparsa.
L'automazione dei messaggi attivata, insieme ai relativi messaggi, verrà aggiunta a tutte le prenotazioni pertinenti, sia esistenti che future. L'automazione dei messaggi disattivata, insieme a tutti i messaggi non ancora inviati, verrà rimossa da tutte le prenotazioni pertinenti.
Nota:
Dopo aver attivato o disattivato l'automazione dei messaggi, attendere un minuto affinché il sistema registri la modifica. Intervenire immediatamente potrebbe causare comportamenti imprevisti, come l'invio di messaggi duplicati o la mancata applicazione corretta delle modifiche.
Modifica un messaggio di automazione
Segui i passaggi seguenti per modificare un'automazione esistente.
Passo dopo passo:
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Accanto al messaggio di automazione che desideri modificare, fai clic
e seleziona Modifica dal menu a tendina. 
- Seleziona il messaggio di automazione pertinente dalla pianificazione dei messaggi.
- Nel pannello laterale destro, apporta le modifiche necessarie alle impostazioni del messaggio.
- In basso a destra, fai clic su Salva.
- Una volta terminata la modifica dell'automazione, fai clic su Salva e seleziona l'opzione pertinente dal menu a comparsa.
- Se l'automazione è attiva, fai clic su Applica modifiche.
Le modifiche continueranno ad applicarsi ai messaggi relativi alle prenotazioni già in corso.
Se le modifiche sono state implementate prima dell'orario di invio previsto, si applicheranno a tutte le prenotazioni esistenti e future che corrispondono alle condizioni di prenotazione.
I messaggi che hanno superato l'orario programmato non verranno inviati.
Le modifiche alle automazioni di messaggio inattive si applicheranno a tutte le prenotazioni esistenti e future che corrispondono alle condizioni di prenotazione.
Duplicare un messaggio di automazione
Duplica le automazioni di messaggio per configurarne rapidamente di nuove che rispecchiano quelle esistenti, incluse le condizioni e i messaggi. Questo garantisce coerenza e precisione in tutte le tue comunicazioni senza dover ricominciare da zero. Puoi duplicare un'automazione di messaggio tutte le volte che vuoi.
Per duplicare un'automazione, fai clic A destra dell'automazione desiderata, seleziona Duplica dal menu a discesa. Puoi modificare il messaggio dell'automazione secondo necessità, quindi fai clic su Salva e attivala quando è pronta. Per salvarla come bozza, fai clic su Salva e attivala quando è pronta.
Informare gli ospiti di eventuali modifiche alla prenotazione
Solo la prima modifica a una prenotazione attiva l'invio del messaggio. Le modifiche successive non genereranno ulteriori messaggi. Crea un modello e programma l'invio automatico quando una prenotazione viene modificata.
Le seguenti modifiche alla prenotazione attiveranno il messaggio automatico:
- Stato della prenotazione
- Numero di notti
- Numero di ospiti
- Annuncio assegnato
- Data o ora di check-in o check-out
- Aggiunta o aggiornamento ETA o ETD
Per le modifiche al check-in o al check-out, la modifica deve spostare la prenotazione a un giorno diverso del calendario UTC affinché venga visualizzato il messaggio. Piccole modifiche all'orario all'interno dello stesso giorno del calendario UTC non attivano i messaggi automatici.
Nota:
I messaggi automatici programmati vengono annullati automaticamente quando una prenotazione viene cancellata. Tuttavia, i messaggi programmati per essere inviati in caso di cancellazione di una prenotazione verranno comunque inviati, ma non influiranno sui messaggi relativi a prenotazioni modificate.
In che modo le modifiche alla prenotazione influiscono sui messaggi automatici
Quando i dettagli della prenotazione di un ospite vengono modificati (come le date di check-in o check-out), il sistema gestisce i messaggi automatici in modo diverso a seconda che siano già stati inviati o meno.
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Messaggi già inviati: i messaggi già inviati non verranno reinviati, anche se i nuovi dettagli della prenotazione ne richiederebbero normalmente l'invio.
Se necessario, dovrai inviare nuovamente manualmente i messaggi pertinenti.
Per esempio:
Se le istruzioni per il check-out sono state inviate automaticamente per la data di check-out originaria e l'ospite in seguito prolunga il soggiorno, tali istruzioni non verranno inviate automaticamente di nuovo per la nuova data di check-out.
- Messaggi programmati: i messaggi non ancora inviati verranno riprogrammati automaticamente in base ai nuovi dettagli della prenotazione.
Stato del messaggio
Importante:
Non è possibile aggiornare l'automazione del messaggio quando presenta uno dei seguenti stati. È possibile apportare modifiche una volta che lo stato scompare, operazione che può richiedere fino a cinque minuti.
| Stato | Spiegazione |
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L'automazione del messaggio è stata creata e attivata. |
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Questo stato è causato da uno dei seguenti fattori:
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