Importante:
Questo articolo non sostituisce la consulenza legale di un avvocato e costituisce esclusivamente informazioni generali. Guesty non si assume alcuna responsabilità per eventuali errori o omissioni nel contenuto di questo articolo.
La rappresentanza in caso di chargeback è il processo mediante il quale i commercianti presentano prove alle banche emittenti per contestare i chargeback. Se le prove sono sufficientemente convincenti, il chargeback viene annullato. I commercianti hanno in genere 14-15 giorni per contestare un chargeback, ma il termine può essere anche di soli 7 giorni, quindi è consigliabile presentare una contestazione il prima possibile.
1. Revisione dello storno di addebito
Esamina i dettagli del chargeback e il codice motivo. Il codice motivo rappresenta ciò che la banca ritiene essere la ragione del chargeback, indipendentemente dal fatto che tale reclamo sia vero o falso. L'esercente è responsabile di dimostrare che il reclamo del titolare della carta è falso. I codici motivo più comuni sono addebiti fraudolenti, transazioni non autorizzate e servizio non ricevuto, ma ce ne sono decine di altri. Consulta l'elenco completo qui.
2. Compilazione del pacchetto di controversia
Il pacchetto di contestazione è ciò che invierai alla banca emittente per difendere il tuo caso. Include una lettera di contestazione, che riassume il tuo caso di addebito inesigibile e contiene prove a supporto, come la ricevuta d'acquisto, la prova del rimborso, i Termini e Condizioni, le conferme e-mail, ecc.
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Identificati:
- Numero e nome dell'account commerciale.
- Assicurarsi che il numero assegnato al chargeback sia corretto.
- Importo della transazione/addebito.
- Numero del consumatore/carta (45123xxxxxx4001) utilizzato per la transazione.
- Assicurarsi di rispondere al codice di motivazione corretto per lo storno di addebito.
- Assicurarsi di rispondere allo specifico addebito con il suo numero ARN univoco (numero di riferimento dell'acquirente).
- Mantieni la semplicità:
- Siate concisi nella vostra lettera di contestazione.
- La lettera non dovrebbe superare una pagina.
- Chiarire che il reclamo del titolare della carta è falso.
- Spiegare perché la transazione era valida.
- Usare frasi brevi.
- Incorporare punti elenco.
- Utilizzare verbi attivi.
- Utilizzare una struttura chiara.
- Ripetere ciò che si vuole, ovvero ribaltare la controversia.
- Specificare il codice del motivo dello storno di addebito:
- Le confutazioni devono essere personalizzate per ogni caso/situazione.
- Evitare di usare modelli.
- Il codice motivo indica il motivo per cui il cliente contesta la vendita. Utilizzarlo per individuare o contrastare il reclamo di addebito/motivo.
- Non fornire informazioni o documenti aggiuntivi che non siano pertinenti al codice motivo.
- Elencare tutti i documenti allegati:
- Allegare sempre prove convincenti. Ad esempio, prove che attestino la soddisfazione del cliente con l'acquisto, che la qualità degli articoli o dei servizi sia accettabile, o che l'acquisto sia stato effettuato da un membro autorizzato della famiglia del titolare della carta.
- Salvare sempre una copia del pacchetto di contestazione prima di inviare una risposta.
- Riepilogare sempre e accertarsi che tutti i documenti allegati siano effettivamente forniti.
ID commerciante: 94080000000000 XYZ INC
Numero ID caso (ID controversia): 20220000000
Totale controversia $800,26
Per chi è coinvolto:
Si prega di notare che non accettiamo questo addebito in quanto il reclamo del cliente è falso.
Questa non è una transazione fraudolenta/non autorizzata.
Il giorno MM/AAAA, il titolare della carta ha visitato la nostra proprietà.
- La verifica dell'identità è stata completata.
- La carta di credito è stata confermata.
- La prenotazione è stata approvata.
Si tratta di una contestazione di addebito non valida per il codice motivo [Codice di addebito] [Descrizione di addebito]. Si prega di consultare la prova allegata.
- Copia della fattura (pagina 2)
- Copia della ricevuta firmata (pagina 2)
- Schermata di risposta alla transazione (pagina 3)
Per qualsiasi domanda su questo caso, contatta il nostro team XYZ.INC@GMAIL.COM
Cordiali saluti,
XYZINC
200 xyz street, ON.
Canada
3. Invia
Inviare una richiesta di rappresentanza alla banca emittente qui (per le entità con sede negli Stati Uniti).
- Inserisci l'ID del caso/numero di contestazione (addebito), l'importo del caso (addebito), l'indirizzo e-mail utilizzato per la registrazione a GuestyPay e fai clic su Carica file come mostrato nell'immagine sottostante.
- Seleziona e carica il pacchetto di contestazione, inclusi tutti i documenti giustificativi.
Per formattare correttamente i documenti e le immagini da caricare, assicurati di rispettare le seguenti linee guida:
- Includi immagini ad alta risoluzione per una revisione chiara.
- Utilizza la dashboard o l'API per caricare i file, tenendo presente le restrizioni sui tipi di file accettabili e sulle dimensioni combinate dei file:
- I tipi di file accettati sono limitati ai formati PDF, JPEG o PNG.
- La dimensione totale del file non deve superare i 4,5 MB.
- Assicurati che il numero complessivo di pagine rimanga inferiore a 50.
- Valuta l'utilizzo di strumenti di compressione come Smallpdf per la gestione delle dimensioni dei file (se assolutamente necessario)
Per i documenti o le immagini presentati come prova, segui queste raccomandazioni per mantenerne la leggibilità:
- Scegli una dimensione minima del carattere di 12 punti +.
- Assicurati che i documenti siano in formato Lettera USA o A4, con orientamento verticale (sono consentiti screenshot con orientamento orizzontale).
- Utilizza testo in grassetto o frecce per richiamare l'attenzione sulle informazioni pertinenti.
- Evita di utilizzare testo o screenshot evidenziati a colori.
- Evita di caricare documenti colorati.
- Ritaglia lo screenshot nell'area di interesse e cerchia tutti i componenti chiave (ad esempio, la conferma di consegna o la firma)
- Utilizza i campi di testo nel modulo di prova della contestazione per descrivere il contenuto dell'immagine e la sua pertinenza alla tua risposta.
Riceverai la decisione della banca emittente entro 30 giorni lavorativi dall'invio del pacchetto di contestazione. Se la banca decide che il reclamo di storno del titolare della carta non è valido, vincerai la contestazione e l'importo contestato verrà stornato sul tuo account di elaborazione.