Sincronizzazione delle fatture QuickBooks pagate con Guesty

Questo articolo spiega come utilizzare l'integrazione con QuickBooks per sincronizzare automaticamente le fatture pagate da QuickBooks a Guesty come spese. Scoprirai i requisiti di corrispondenza dei dati, come configurare le impostazioni e come funziona il processo di sincronizzazione.

Quando registri un pagamento di una fattura in QuickBooks, Guesty crea spese corrispondenti a partire dalle voci della fattura stessa. In questo modo, i tuoi rendiconti dei proprietari e la contabilità fiduciaria rimangono allineati senza che tu debba reinserire le stesse spese.

Prerequisiti e corrispondenza dei dati

Prima di abilitare il flusso di lavoro, assicurati di quanto segue:

• Stai utilizzando Guesty Accounting con le sue funzionalità di gestione delle spese.
• QuickBooks è collegato tramite Guesty Connect.
• La funzione "Tracciamento per classe" è attivata in QuickBooks Online e a ogni riga di fattura che deve essere sincronizzata è associata una "Classe".

Affinché una fattura pagata venga sincronizzata correttamente da QuickBooks a Guesty, le informazioni devono corrispondere tra le due piattaforme:

• Fornitori : Il nome del fornitore sulla fattura di QuickBooks deve corrispondere esattamente a un fornitore in Guesty (in genere il "Nome Azienda" del fornitore). Se non esiste un fornitore corrispondente in Guesty, il sistema salta la sincronizzazione di quella fattura. Ulteriori informazioni sulla gestione dei fornitori.
• Categorie : Il nome della categoria di articolo o account su ogni riga della fattura in QuickBooks deve corrispondere esattamente al nome di una categoria di spesa in Guesty. Lo stesso nome di categoria deve inoltre comparire nelle impostazioni di integrazione come categoria "Addebito PMC" o categoria "Addebito Proprietario".
• Importo : Ogni riga della fattura deve avere un importo. Guesty crea una spesa per ogni riga idonea utilizzando l'importo di tale riga.
• Annunci di Proprietà : il nome della "Classe" nella riga della fattura di QuickBooks deve corrispondere esattamente al "nickname" dell'annuncio in Guesty. La "Classe" deve identificare l'annuncio, non il nome del proprietario, dell'ospite o l'indirizzo.

Assegnare le categorie di addebito

Quando configuri l'integrazione con QuickBooks, dovrai impostare due impostazioni che determinano come Guesty assegna la responsabilità finanziaria di una spesa.

È necessario compilare almeno uno di questi elenchi. Una categoria che non compare in nessuno dei due elenchi non genererà una spesa in Guesty, anche se il fornitore, la classe e l'importo sono validi.

Per attivare la sincronizzazione della fattura pagata

1. Accedi al tuo account Guesty .
2. Nel menu di navigazione laterale, fai clic su Integrazioni per aprire il menu a tendina.
3. Seleziona Marketplace .
4. Individua l'integrazione con QuickBooks e fai clic su Configura .
5. Passare alla scheda "Configurazione".
6. Attiva il flusso di lavoro denominato "Pagamenti delle fatture da QB a Guesty".
7. Inserire le categorie pertinenti nei campi "Categorie Addebito PMC" e "Addebito Proprietario" (separate da virgole).

Le spese sincronizzate dalle fatture pagate di QuickBooks vengono visualizzate nel registro contabile di ciascuna proprietà in base alle categorie inserite. Per ulteriori informazioni sulla gestione delle spese, consulta il registro contabile .

Cosa si sincronizza e cosa no

Questo flusso di lavoro è unidirezionale: QuickBooks → Guesty. Non trasferisce automaticamente le spese Guesty a QuickBooks.

Comprendere il flusso di dati

L'integrazione segue un processo in più fasi per verificare e sincronizzare ogni fattura pagata da QuickBooks a Guesty.

1. L'evento scatenante : il processo inizia quando viene creato un nuovo pagamento di fattura nel tuo account QuickBooks.
2. Caricamento della fattura pagata : il sistema legge il pagamento della fattura, quindi carica la fattura QuickBooks corrispondente e le voci di riga.
3. Verifica fornitore : il sistema verifica che la fattura sia collegata a un fornitore il cui nome corrisponda esattamente a un fornitore in Guesty. Se non viene trovata alcuna corrispondenza, il processo si interrompe per quella fattura, in modo da evitare la creazione di dati incompleti in Guesty.
4. Recupero di categorie e annunci : l'integrazione recupera le categorie di spesa e gli annunci di proprietà da Guesty.
5. Corrispondenza tra righe e proprietà : il flusso di lavoro elabora ogni riga della fattura per associare il nome dell'account o dell'articolo di QuickBooks a una categoria Guesty e la classe di QuickBooks a un nome interno dell'annuncio Guesty.
6. Valutazione della ripartizione dei costi : il sistema verifica la categoria corrispondente rispetto agli elenchi configurati di "Categorie di spesa PMC" e "Categorie di addebito proprietario" per determinare se Guesty debba creare una spesa PMC o un addebito proprietario.
7. Creazione in Guesty : Guesty crea una spesa per ogni riga idonea utilizzando le mappature riportate di seguito.

Mappatura dei dati da QuickBooks a Guesty

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