In Guesty, expenses originate from multiple streams, including recurring rules, manual entries, and invoice uploads via OCR. To reduce manual work and improve accounting accuracy, Guesty uses an automatic retry process for expenses pending due to insufficient funds.
Learn more about managing expenses and owner charges.
Identifying expenses with insufficient funds
- Log in to your Guesty account.
- In the top navigation bar, click the mode selector, then select Financials.
- Click Expenses.
- In the left menu, click Expense Report.
- To the right of "Filters," click
and select Status. - From the drop-down menu, select "Insufficient Funds."
- Click Save.
How the automatic retry works
When an expense has the status "Insufficient Funds," it is automatically added to a retry queue. The system prioritizes this queue based on the oldest expense date and the expense amount.
During scheduled hourly runs, the system rechecks the owner's balance in the trust account and responds as follows:
Se i fondi sono disponibili: lo stato della spesa viene aggiornato a "Inviata" e il sistema crea le registrazioni contabili in Contabilit.
Se i fondi sono ancora insufficienti: la spesa rimane nello stato "Fondi insufficienti" e il sistema riprova a elaborarla nella successiva esecuzione programmata.
I tentativi automatici vengono effettuati fino a 45 giorni dalla data in cui lo stato cambiato per la prima volta in "Fondi insufficienti". Dopo 45 giorni, necessario gestire la spesa manualmente.
Riprova manualmente una spesa
possibile avviare un nuovo tentativo manuale in qualsiasi momento dalla pagina del resoconto spese. In questo modo, il saldo del titolare verr immediatamente ricontrollato e lo stato della spesa verr aggiornato.
Passo dopo passo:
A destra di una spesa con stato "Fondi insufficienti", fare clic
e selezionare Riprova.Nella finestra a comparsa, fai clic su Riprova.
Se il secondo tentativo ha esito positivo:
Lo stato viene aggiornato a " Inviato " o " Pagato " (se già erogato).
Una registrazione contabile viene riconosciuta nel registro contabile con la data corrente.
La spesa compare nell'estratto conto del proprietario.
È possibile pagare il fornitore tramite il normale flusso di erogazione.
Se il secondo tentativo fallisce:
La spesa risulta ancora nello stato " Fondi insufficienti ".
Viene visualizzato un messaggio che indica l'errore.
