Gli utenti del reparto Contabilità possono utilizzare il gestore dei pagamenti di Guesty, GuestyPay. Questo elimina il lavoro manuale necessario per tenere traccia delle commissioni di elaborazione. Per le commissioni sulle carte di credito GuestyPay, Guesty registra l'importo esatto della commissione per ogni transazione. Automatizzate le transazioni GuestyPay con il reparto Contabilità nei seguenti modi.
Suggerimento:
Suddividi o addebita la commissione di elaborazione di GuestyPay al proprietario, tra le spese del tuo modello di business.
Attiva le automazioni di GuestyPay
Segui i passaggi seguenti per attivare le automazioni di GuestyPay.
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic su
Contabilità per aprire il menu a tendina. - Nella sezione Impostazioni contabilità, seleziona Automazioni.
- Attiva le seguenti opzioni:
- Creazione di registrazioni contabili per le commissioni
- Abilitazione delle registrazioni contabili di riserva progressiva di GuestyPay
- Operazioni di gruppo
Registrazioni contabili relative alle commissioni
Le commissioni di GuestyPay vengono registrate automaticamente nel tuo giornale contabile, creando due voci: un addebito al conto "Conti fornitori PMC" e un accredito al conto "Cassa".
Ad esempio, un ospite paga 1000 dollari per la sua prenotazione. La commissione GuestyPay è del 3% (30 dollari). Vengono create automaticamente due registrazioni contabili, come mostrato di seguito.
GuestyPay Riserva a rotazione
L'automazione delle prenotazioni a rotazione di GuestyPay inserisce il pagamento dell'ospite in base al contratto stipulato con GuestyPay, anziché creare un'unica voce per l'importo totale del pagamento dell'ospite. Non è richiesta alcuna configurazione aggiuntiva.
Ad esempio, il 90% viene depositato in banca alla data di regolamento della transazione e il restante 10% viene depositato 90 giorni dopo. Elaboriamo il pagamento con carta di credito del cliente per 100 dollari il 1° gennaio. Vengono create automaticamente due registrazioni di pagamento: un accredito al conto "Cassa" di 90 dollari il 1° gennaio e un accredito al conto "Acconto anticipato" programmato per il 31 marzo.
Nota:
Se per la contabilità hai scelto il principio di cassa anziché quello di competenza, non tutte le transazioni vengono addebitate sull'account ospite finché non vengono effettivamente accreditate. Ciò significa che il 10% delle transazioni di prenotazione potrebbe non essere addebitato sull'account ospite fino a 90 giorni dopo la ricezione dell'ultimo pagamento.
Operazioni di gruppo
Raggruppare le transazioni semplifica il processo di riconciliazione bancaria e consente ai revisori dei conti di visualizzare la relazione tra i pagamenti ricevuti in Guesty e le transazioni sull'account bancario.
Raggruppa automaticamente le transazioni giornaliere di GuestyPay in batch per semplificare la riconciliazione bancaria. Il raggruppamento automatico avviene tre giorni dopo l'elaborazione del pagamento per garantire che tutte le transazioni vengano registrate correttamente.
Importante:
Attiva le transazioni di gruppo solo con le prime due opzioni per garantire riconciliazioni accurate. Senza l'attivazione della commissione e della riserva a rotazione, il raggruppamento delle transazioni potrebbe non corrispondere ai tuoi dati bancari.
Verifica i gruppi GuestyPay
Riconcilia facilmente le discrepanze tra i gruppi automatizzati di GuestyPay e i depositi bancari con la pagina di audit dedicata ai gruppi di GuestyPay. Questa visualizzazione di audit dettagliata estrae le date del sistema di transazione, i tipi di attività, i codici prenotazione collegati e le differenze del database direttamente da Guesty e GuestyPay.
Segui i passaggi seguenti per verificare un gruppo GuestyPay.
Passo dopo passo:
- Accedi al tuo account Guesty.
- Nel menu di navigazione laterale, fai clic su Contabilità per aprire il menu a tendina.
Nella sezione gestione contanti, seleziona Registro assegni.
Accanto a Filtri, fai clic sull'icona
. Cerca il filtro "Tipo di voce" e seleziona Gruppo.Accanto a Filtri, fai clic sull'icona
. Cerca il filtro "Descrizione" e inserisci GuestyPay.Aggiungi la colonna " Monitoraggio del gruppo". Questa colonna mostrerà eventuali discrepanze tra l'importo dell'"obiettivo di gruppo" nel tuo conto bancario e quello registrato in GuestyPay.
A destra della transazione di gruppo pertinente, nella colonna "Azioni", fare clic
e selezionare Modifica.Nella finestra a comparsa, fai clic su Audit GuestyPay Group.
Nella pagina successiva, la colonna Importo attività mostra l'importo di GuestyPay, mentre la colonna Importo Guesty mostra quanto registrato in Guesty. Eventuali discrepanze vengono visualizzate nella colonna Differenze.
Clicca sul numero di prenotazione per visualizzarne i dettagli. Aggiungi manualmente le transazioni nel conto contabile per correggere eventuali discrepanze.
