Procedure consigliate: Automazione messaggio

Segui le nostre best practice per massimizzare l'efficienza del tuo lavoro e la comunicazione con ospiti, membri del team e proprietari di proprietà. Questa guida illustra come utilizzare i nostri modelli di automazione dei messaggi, le condizioni personalizzabili e i messaggi automatici in base alle tue esigenze.

Come funzionano le automazioni dei messaggi

Le automazioni dei messaggi consentono di strutturare una serie di messaggi automatici lungo tutta la cronologia di una prenotazione. Ogni automazione dei messaggi consente di:

• Avvia rapidamente l'automazione dei messaggi utilizzando un modello.
• Imposta le condizioni di prenotazione per determinare quale tipo di prenotazione la avvierà.
• Crea messaggi personalizzati con condizioni dei messaggi individuali.

Migliori prassi

Segui queste best practice quando aggiungi automazioni dei messaggi:

• Utilizzare un modello
  I modelli coprono le modalità più comuni con cui gli ospiti prenotano un soggiorno. Ulteriori informazioni sui messaggi che gli ospiti dovrebbero ricevere prima, durante e dopo il loro soggiorno.
  Utilizzare i modelli "pratiche consigliate avanzate" come segue:
  • Utilizza i modelli "Richiedi Formulario di Check-in" per chiedere maggiori dettagli ai tuoi ospiti prima del check-in. Questo ti aiuterà a conoscere meglio i tuoi ospiti e a proteggerti da potenziali rischi.
  • Utilizza i modelli "Aggiungi altre tipologie di ospiti" per rafforzare la tua strategia di comunicazione e creare un'esperienza ancora più personalizzata per i tuoi ospiti.
• Applica le condizioni di prenotazione
  Definisci quali prenotazioni riceveranno i relativi messaggi automatici.
• Utilizzare gli strumenti di personalizzazione
  • Riduci il lavoro manuale durante l'aggiornamento dei messaggi automatici o l'aggiunta di nuovi annunci raggruppandoli. Se il tuo account contiene gruppi di annunci con le stesse informazioni (ad esempio, stanze in condomini, ecc.), puoi impostare l'invio automatico dei messaggi in base ai dettagli dell'annuncio, come la città o i tag. L'automazione verrà applicata automaticamente ai nuovi annunci aggiunti a Guesty che appartengono a quel gruppo.
  • Inserisci automaticamente variabili e campi personalizzati nei tuoi messaggi.
  • Applica le condizioni del messaggio per casi d'uso specifici (ad esempio, soggiorni più lunghi, check-in tardivi, ecc.).
• Configura l'automazione dei messaggi in base allo stato del pagamento di una prenotazione.
  Questo garantisce che tu, il tuo team e i tuoi ospiti siate tutti allineati in merito al pagamento. Ulteriori informazioni sui messaggi automatici relativi ai pagamenti.
• Configura l'automazione dei messaggi per inviare i contratti di locazione ai tuoi ospiti.
  Semplifica l'invio dei contratti di locazione ai tuoi ospiti, inviandoli direttamente dopo la conferma della prenotazione.
• Imposta l'automazione dei messaggi per gli ospiti di ritorno.
  Utilizza i messaggi automatici per fornire informazioni su offerte speciali e promozioni ai clienti fedeli, sfruttando la condizione del messaggio "È un ospite abituale".

• Imposta messaggi automatici per i destinatari che non sono ospiti (ad esempio, personale, proprietari, te stesso, ecc.).
  I messaggi automatici non sono destinati solo agli ospiti; puoi utilizzare questa funzione per creare messaggi automatici da inviare a te stesso, ad altri utenti, ai membri del team, ai proprietari e ai contatti in rubrica. È possibile utilizzare anche i Campi personalizzati.

  Nota:

  Le risposte ai messaggi automatici provenienti da destinatari non ospiti non vengono visualizzate nella Posta in arrivo Guesty. Per ricevere una risposta da un destinatario non ospite tramite e-mail, configura i tuoi messaggi di conseguenza.

Automazione dei messaggi per le prenotazioni confermate

Ti consigliamo di includere questi quattro diversi messaggi automatici nelle tue automazioni di messaggi:

• Un messaggio per la conferma della prenotazione
  Cogli l'opportunità per ringraziare i tuoi ospiti per la prenotazione e chiedi loro l'ETA o qualsiasi altro dettaglio importante da sapere prima del check-in.
• Promemoria interni
  Ad esempio, ricorda al tuo personale di sollecitare la riscossione del pagamento.
• Istruzioni per il pre-check-in
  Se la prenotazione è stata interamente pagata, è possibile programmare le istruzioni per il pre-check-in, come ad esempio la richiesta di verifica.
• Istruzioni per il check-in
  Se la prenotazione è stata interamente pagata, è possibile programmare l'invio delle istruzioni per il check-in, che includeranno il codice di accesso, la password del Wi-Fi, ecc.

Automazione di messaggi per le modifiche della prenotazione

Quando una prenotazione viene modificata, consigliamo di includere dei messaggi per informare il personale, i proprietari e gli ospiti, in modo che tutti siano al corrente di eventuali cambiamenti. Le automazioni dei messaggi vengono attivate in base ai dettagli della prenotazione al momento della conferma. Eventuali aggiornamenti apportati alla prenotazione dopo la conferma non modificheranno né riattiveranno l'automazione del messaggio assegnato.

Includi i seguenti messaggi automatici:

• Un messaggio interno al tuo team riguardo a eventuali cambiamenti importanti.
  Ad esempio, se la data di check-in di una prenotazione è stata modificata e il team delle pulizie deve essere informato per preparare la proprietà prima del previsto.
• Un messaggio per l'ospite con gli aggiornamenti sulla sua prenotazione.
  Assicurati di includere la conferma dell'avvenuta ricezione delle modifiche alla prenotazione.
• Un messaggio al proprietario della proprietà (se necessario)

Automazione dei Messaggi per le prenotazioni cancellate (cancellate dagli ospiti)

Se un ospite cancella una prenotazione, consigliamo di impostare un messaggio automatico per l'ospite, oltre a messaggi interni per il property manager.

Includi i seguenti messaggi automatici:

• Un messaggio interno al property manager o al tuo team (con eventuali istruzioni pertinenti)
  Ad esempio, informare il property manager che la proprietà è ora disponibile per determinate notti, avvisare il personale interessato della perdita di ricavi, informare il team delle pulizie, ecc.
• Un messaggio per l'ospite con la cancellazione della prenotazione.
  Conferma l'annullamento della prenotazione. Puoi far sapere all'ospite che speri di avere l'opportunità di ospitarlo in futuro.
• Un messaggio al proprietario della proprietà (se necessario)

Mancia:

Per padroneggiare le comunicazioni automatizzate, visita Guesty Academy per corsi interattivi e tutorial video passo passo.