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Qu'est-ce que la comptabilité fiduciaire ?
Lorsqu'une entreprise doit conserver l'argent d'autrui, la loi exige que cet argent soit conservé sur un compte bancaire appelé « compte fiduciaire ». Dans le secteur de l'hôtellerie, l'argent du client est conservé sur ce compte jusqu'à son transfert à d'autres entités, à savoir : vous (l'entreprise de gestion de propriété), le propriétaire, l'administration fiscale et les prestataires de services tiers (les « fournisseurs »).
Étant donné que la PMC détient des fonds (parfois très importants) qui doivent être versés à différentes parties prenantes, elle doit à tout moment :
- Savoir qu'elle détient le montant de fonds nécessaire pour répondre à toutes ses obligations.
- Être en mesure d’identifier à tout moment à qui appartiennent les fonds du compte en fiducie.
- Garantir qu'elle ne mélange pas les fonds (le mélange de fonds se produit lorsque vous payez les dépenses d'une partie prenante avec les fonds d'une autre partie prenante).
- Protéger les voyageurs contre la perte de leur argent si l’hôte de location à court terme fait faillite ou ne parvient pas à payer ses dépenses.
- Garantir qu'elle paie toutes les taxes et tous les frais applicables.
Notre solution de comptabilité utilise la comptabilité fiduciaire pour gérer tout cela en suivant la propriété des fonds de multiples parties prenantes au fur et à mesure de leur circulation dans notre système. Une comptabilité standard ne suffirait pas, car elle ne suit que les profits et pertes d'une seule entité.
Pratiques optimales recommandées : Comptes séparés
L’utilisation d’un virement bancaire physique entre deux comptes bancaires distincts est la méthode la plus sûre et la plus simple, éliminant le besoin de comptes de compensation complexes pour chaque transaction.
- #1 Compte en fiducie : Tous les loyers et dépôts sont reçus ici.
- #2 Compte d'exploitation : Toutes les dépenses professionnelles sont payées à partir d'ici.
- Virement : Un virement bancaire physique est effectué du compte fiduciaire vers le compte d'exploitation uniquement pour le montant exact des frais de gestion perçus (et des remboursements approuvés du propriétaire)
- Comptabilité : Ce transfert unique est enregistré une seule fois comme mouvement de trésorerie dans chaque système : un retrait côté fiducie et un dépôt côté exploitation. Cela garantit une comptabilité claire et conforme.
L'utilisation d'un seul compte bancaire est incompatible avec la comptabilité fiduciaire. Regrouper la comptabilité d'exploitation et la comptabilité fiduciaire sur un seul compte bancaire crée des doubles entrées inutiles, augmente la charge de travail et favorise la confusion. L'utilisation de comptes séparés permet de clarifier les limites financières et simplifie la comptabilité et le rapprochement en isolant les fonds des clients de ceux de l'entreprise.