Découvrez comment les annulations de réservations affectent vos factures comptables et vos relevés de propriétaire dans Guesty, et comment gérer les ajustements, les remboursements et les rapports.
Lorsqu'une réservation est annulée, sa représentation dans votre relevé comptable et votre relevé du propriétaire dépend de la politique d'annulation de votre annonce, de votre modèle commercial et du moment de l'annulation.
Les frais d'annulation sont comptabilisés à la date exacte de l'annulation. Si une réservation n'entraîne pas de frais d'annulation, elle suit les règles comptables habituelles de votre modèle d'entreprise.
Les frais d'annulation proviennent de la politique d'annulation de votre annonce ou de frais ajoutés manuellement à une réservation.
La manière dont un folio comptable gère une annulation dépend du fait que le voyageur annule avant ou après son arrivée.
Réservation annulée avant l'arrivée
Lorsqu'un voyageur annule sa réservation avant l'arrivée, Guesty ajuste automatiquement tous les éléments du folio du voyageur à zéro. Par exemple, si le tarif d'hébergement est de 1 000 $, un ajustement de -1 000 $ est appliqué pour ramener le solde à zéro.
Aucuns frais d'annulation ne sont facturés : les comptes sont automatiquement remis à zéro.
Frais d'annulation facturés : Une écriture de « Frais d'annulation » apparaît dans le journal comptable. La répartition des revenus entre l'agence de gestion immobilière et le propriétaire dépend de la configuration de votre modèle commercial relatif aux « frais d'annulation », et les revenus sont comptabilisés à la date d'annulation de la réservation.
Réservation annulée le jour de l'arrivée ou après.
Lorsqu'un voyageur annule le jour de l'arrivée ou après, aucune modification n'est apportée à son folio de voyageur. Le partage des revenus entre l'agence de gestion immobilière (PMC) et le propriétaire dans le relevé comptable suit les règles relatives aux « réservations annulées » configurées dans votre système de calcul du revenu locatif net.
réservation annulée selon le relevé du propriétaire
Les relevés des propriétaires traitent les réservations annulées en fonction de la date d'annulation par rapport à la génération du relevé et aux paramètres de relevé :
Annulation avant la génération du relevé : le relevé affiche automatiquement les revenus mis à jour.
Annulation après génération du relevé et déclenchement du modèle commercial : le relevé affiche soit le montant total, soit les frais d'annulation, selon votre configuration.
Annulation sans remboursement : Le relevé reflète déjà l'intégralité des revenus de la réservation.
Annulation avec remboursement partiel ou total dû : Régénérez le relevé du propriétaire pour refléter les revenus réduits ou nuls.
Conseil:
Mettez à jour les paramètres de réservation de votre modèle de relevé du propriétaire pour afficher « annulé » sur le relevé pour les réservations annulées mais ayant généré des revenus.
Supprimer la réservation annulée du relevé du propriétaire
Suivez les instructions ci-dessous pour supprimer une réservation annulée de votre relevé du propriétaire. La procédure à suivre dépend si le paiement du voyageur a été remboursé ou non.
réservation annulée avec remboursement intégral
- Ajustez le folio de voyageurs en fonction de la date de reconnaissance définie par votre modèle commercial. Cet ajustement met automatiquement à jour la facture comptable. Si la réservation est bloquée, veuillez débloquer la réservation.
- Une fois que le relevé comptable affiche zéro, régénérez le relevé du propriétaire en suivant les étapes ci-dessous.
Réservation annulée avec frais d'annulation
- Décidez, conformément à votre politique, s'il convient d'afficher les frais d'annulation ou de supprimer la réservation de la comptabilité (en laissant le folio de voyageurs inchangé).
- Pour supprimer la réservation de la comptabilité, annulez les transactions du folio comptable.
- Régénérez le relevé du propriétaire en suivant les étapes ci-dessous.
Note :
L'annulation des transactions du folio comptable supprime la réservation annulée des relevés, mais n'affecte pas le folio de voyageurs.
Générer un rapport sur les réservations annulées
Suivez les étapes ci-dessous pour créer un rapport personnalisé pour les réservations annulées.
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Réservations. - Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Filtres.
- Appliquer les filtres suivants :
- Annonce : Cochez la case de l'annonce correspondante.
- Arrivée ou départ : sélectionnez les dates concernées.
- Statut : Cochez la case Annulé.
- Cliquez sur Appliquer les modifications.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Colonnes.
- Ajoutez les colonnes suivantes en cochant les cases :
- Total payé
- Paiement total
- Cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur « Enregistrer sous » pour enregistrer la vue personnalisée.
Vérifiez les réservations dont le montant total payé est de 0 afin de confirmer si elles doivent figurer sur les relevés du propriétaire.
Si une suppression est nécessaire, annulez les transactions de la réservation et régénérez le relevé.
Régénérer le relevé du propriétaire pour une réservation remboursée
Suivez les étapes ci-dessous pour régénérer un relevé du propriétaire pour une réservation remboursée.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Comptabilité pour ouvrir le menu déroulant. - Sous Comptabilité du Propriétaire , sélectionnez Relevés du Propriétaire .
- Dans la colonne de droite, à côté du relevé du propriétaire concerné, cliquez sur les trois points pour afficher plus d'options.
- Cliquez sur Régénérer .
Frais d'annulation offerts aux voyageurs
Si vous renoncez aux frais d'annulation prévus par votre modèle commercial :
- Pour annuler les frais d'annulation, veuillez suivre ces étapes .
- Régénérez le relevé du propriétaire comme décrit ci-dessus.
