Les frais de facturer au propriétaire sont des transactions qui sont facturées au propriétaire à une date précise. Les revenus issus de ces frais sont généralement partagés entre l'entreprise de gestion immobilière et un fournisseur. Les dépenses à la charge du propriétaire correspondent à un coût payé à un fournisseur et facturé soit à la société de gestion immobilière, soit au propriétaire.
Les dépenses ou les frais peuvent être associés à des réservations spécifiques (par voyageur, par séjour ou par nuit) ou programmés pour être facturés périodiquement (mensuellement ou trimestriellement).
Selon votre version de Guesty Accounting, vous gérez ces frais dans différentes sections de la plateforme.
Identifiez votre version comptable
Avant de commencer, consultez votre menu Finances ou Comptabilité pour voir quelle fonctionnalité est disponible :
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Nouvelle expérience comptable : Vous disposez d'une section dédiée aux dépenses dans le menu Finances .
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Expérience comptable standard : Vous gérez les frais récurrents au sein de vos modèles commerciaux .
Créer des frais et des dépenses récurrents
Nouvelle expérience comptable
Si votre compte utilise la nouvelle fonctionnalité Dépenses, vous pouvez gérer les dépenses ponctuelles et récurrentes depuis un seul et même endroit. Cet outil indépendant remplace la gestion des dépenses au sein d'un modèle d'entreprise.
Suivez les étapes de notre guide de création d'une dépense ou facturation propriétaire pour configurer ces éléments.
Expérience en comptabilité standard
Pour les utilisateurs qui n'ont pas encore accès à la nouvelle fonctionnalité Dépenses, les frais ou dépenses récurrents du propriétaire sont ajoutés via un modèle commercial. Suivez les étapes ci-dessous.
Connectez-vous à votre compte Guesty.
Dans le menu de gauche, cliquez sur Comptabilité pour ouvrir le menu déroulant.
Sous 芦 Configuration comptable 禄, sélectionnez Modèles commerciaux.
Cliquez sur Ajouter un modèle commercial ou sélectionnez un modèle existant à mettre à jour.
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section 芦 Revenus du compte en fiducie / Dépenses du compte en fiducie 禄.
Pour ajouter des factures : cliquez sur 芦 Ajouter des factures récurrentes propriétaire 禄 à droite.
Pour ajouter une dépense : cliquez sur Dépenses du compte fiduciaire, puis sur Ajouter une dépense récurrente à droite.
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Renseignez les détails de la transaction en tenant compte des options suivantes sous 芦 Conditions 禄 :
Facturer la TVA ou la TPS : activez l'option 芦 Facturer la TVA /TPS au propriétaire pour les dépenses récurrentes 禄 et remplissez les champs requis.
Appliquer au Moteur de réservation Guesty : Dans le champ « réservations manuelles », sélectionnez à la fois le Moteur de réservation et le site web. Si plusieurs options apparaissent, sélectionnez-les toutes.
Appliquer les réservations du propriétaire : dans le champ « réservations manuelles », sélectionnez propriétaire ou propriétaire-invité. Contrairement aux autres frais récurrents, ceux-ci sont automatiquement déduits du solde du relevé du propriétaire.
Cliquez sur Ajouter.
En haut à droite, cliquez sur « Enregistrer comme nouveau » ou sur « Enregistrer et mettre à jour » pour appliquer les modifications à toutes les annonces attribuées.
Conseil : Par défaut, les nouveaux frais sont facturés à 100 % au gestionnaire de projet. Vous pouvez modifier la répartition entre le gestionnaire de projet, le propriétaire ou le fournisseur lors de la saisie des informations.
Enregistrez les frais et dépenses ponctuels.
La procédure d'ajout d'une dépense unique et non récurrente dépend des fonctionnalités comptables de votre système.
Nouvelle expérience comptable
Si vous utilisez la nouvelle fonctionnalité Dépenses , suivez les étapes de notre guide pour créer une dépense ponctuelle ou une facture de propriétaire afin d'enregistrer les coûts ponctuels.
Expérience en comptabilité standard
Si vous n'utilisez pas la nouvelle fonctionnalité 芦 Dépenses 禄, enregistrez les dépenses ponctuelles comme des transactions individuelles. Cela évitera qu'elles ne se répètent sur vos prochains relevés.
Dans une réservation : Ajouter une transaction à la section 芦 Comptabilité 禄 d’une réservation spécifique.
Dans le journal des écritures : Utilisez le journal des écritures pour enregistrer les dépenses générales de l'entreprise.
Consultez notre guide étape par étape : Ajouter une transaction.
Gérer les annulations
En cas d'annulation d'une réservation, Guesty gère les frais associés en fonction de leur type :
Remboursements automatiques : Les frais liés à la réservation (tels que la commission ou les taxes du PMC) et les frais récurrents associés à un séjour spécifique (par voyageur, par séjour ou par nuit) sont automatiquement remboursés.
Annulations manuelles : Les frais périodiques récurrents (mensuels ou trimestriels) et les frais liés aux paiements restent dus. Vous devez annuler manuellement ces transactions dans le journal des écritures si elles ne sont plus appliquées.