L'automatisation des messages vous permet de gagner du temps et de garantir une communication fluide avec vos voyageurs, propriétaires et collaborateurs. Programmez l'envoi automatique du bon message au bon destinataire au moment opportun en adaptant votre calendrier de communication au cycle de vie de vos réservations.
Terminologie
- Automatisation des messages : Le planning ou le cadre visuel que vous utilisez pour configurer la communication automatisée. Les conditions de réservation déterminent quelles réservations sont incluses dans le flux.
- Messages automatisés : Les messages individuels qui composent l’automatisation des messages. Les conditions de message déterminent si et quand un message individuel est envoyé.
- Conditions de réservation et de message : Ensemble, elles fonctionnent comme un filtre en deux étapes. Les conditions de réservation déterminent quelles réservations sont incluses dans l’automatisation. Les conditions de message déterminent quels messages spécifiques sont envoyés dans le cadre de cette automatisation, et à quel moment.
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Par exemple : Vous créez une automatisation de message pour l'annonce « Villa en bord de mer » avec la condition « Canaux et sources » définie sur « Airbnb ». Conditions de réservation : La réservation doit être effectuée via Airbnb et l’annonce doit être intitulée « Villa en bord de mer ». Une réservation effectuée via Booking.com ne déclenchera pas l’automatisation. Conditions de message : Déterminer si un message spécifique de l'automatisation est envoyé.
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Comprendre la planification et l'expiration des messages
Les messages automatisés sont ajoutés aux réservations dès confirmation. Si une réservation est confirmée après l'heure prévue pour l'envoi du message, celui-ci est envoyé immédiatement après la confirmation.
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Par exemple : Un message est programmé pour être envoyé la veille de l'arrivée. Si le voyageur réserve 8 heures avant l'arrivée, le message est envoyé immédiatement. |
Les messages automatis茅s envoy茅s aux utilisateurs, aux contacts ou aux agents de nettoyage ne s'affichent pas dans la Bo卯te de r茅ception. Vous pouvez suivre toutes les mises 脿 jour de vos automatisations de message dans le journal d'activit茅 .
Planification des messages
Les messages automatis茅s utilisent les horaires d'arriv茅e et de d茅part par d茅faut de l'annonce . En cas de modification de l'heure d'arriv茅e ou de d茅part, Guesty reprogramme automatiquement les messages.
Note:
Les r茅servations Airbnb suivent les heures d'arriv茅e et de d茅part par d茅faut de l'annonce, m锚me si vous modifiez l'HAP ou l'HDP dans Guesty.
Lorsque vous activez une nouvelle automatisation, Guesty programme des messages pour toutes les r茅servations correspondantes, y compris celles cr茅茅es pr茅c茅demment. Guesty n'envoie de messages que si l'heure programm茅e est ult茅rieure. Si l'heure est d茅j脿 pass茅e, le message est ignor茅.
Par exemple, si un message est programm茅 pour 锚tre envoy茅 芦聽脿 la confirmation de la r茅servation聽禄 et que vous activez l'automatisation aujourd'hui pour une r茅servation confirm茅e hier, ce message sp茅cifique sera ignor茅.
Les messages automatis茅s sont toujours envoy茅s aux r茅servations effectu茅es avant la connexion 脿 Guesty.
Expiration des messages
Si vous d茅sactivez un message automatique avant son heure d'envoi pr茅vue, il expire une fois ce d茅lai 茅coul茅. Vous pouvez consulter les messages expir茅s dans le widget 芦聽Messages automatiques聽禄 de Bo卯te de r茅ception, sous 芦聽Historique聽禄.
Cr茅er une automatisation de message
Suivez les instructions pour cr茅er, modifier ou supprimer une automatisation de message.
D茅couvrez comment ajouter les propri茅taires comme destinataires d'un message automatique et comment cr茅er une automatisation de message exclusivement d茅di茅e aux r茅servations des propri茅taires .
Pas 脿 pas:
- Connectez-vous 脿 votre compte Guesty .
- Dans la barre de navigation sup茅rieure, cliquez sur le s茅lecteur de mode et s茅lectionnez le mode Op茅rations .
- Cliquez sur Automatisations , puis s茅lectionnez Messages.
- Dans le coin sup茅rieur droit, cliquez sur Ajouter une automatisation de message .
- Choisissez comment cr茅er votre automatisation聽:
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Pour utiliser un mod猫le d'automatisation de message, cliquez sur Utiliser le mod猫le 脿 c么t茅 de l'automatisation concern茅e.
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. Pour modifier le nom de l'automatisation de message, vous pouvez le renommer à tout moment.Sous « Conditions de Réservation », définissez les conditions de réservation qui déclencheront l'automatisation de message.
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Pour modifier un message, cliquez sur le message concerné.
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Pour supprimer un message, survolez le message concerné dans le calendrier des messages et cliquez sur
. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Supprimer.
- Pour une nouvelle automatisation de message, cliquez sur Enregistrer et activer si elle est prête, ou cliquez sur Enregistrer comme brouillon pour l'activer plus tard.
- Pour une automatisation de message active qui a été modifiée, cliquez sur Enregistrer pour la réactiver automatiquement, ou sur Désactiver pour la remettre à l'état de brouillon.
- Pour une automatisation de message désactivée qui a été modifiée, cliquez sur Enregistrer et activer pour la réactiver, ou sur Enregistrer pour la conserver comme brouillon et l'activer ultérieurement.
Configurez vos messages automatisés
Créez plusieurs messages automatisés au sein d'une automatisation de messages. Définissez la fréquence d'envoi de chaque message, son destinataire et son mode de distribution.
Le nom du message est réservé à un usage interne. Il apparaîtra dans la chronologie des automatisations et dans le widget des messages automatiques de la Boîte de réception.
Définissez le déclencheur du message. Par exemple, programmez-le pour la confirmation de la réservation ou 1 jour avant l'arrivée.
Important:
Les messages automatisés de confirmation de réservation ne peuvent être envoyés avant la confirmation de la réservation. Veuillez créer une automatisation de messages personnalisée pour les demandes de renseignements.
Utilisez la planification des messages pour envoyer des messages automatisés certains jours de la semaine.
La planification des messages s'applique uniquement aux messages envoyés entre l'arrivée et le départ. L'envoi s'arrête au moment du départ.
Le paramètre « Quand ce message doit-il être envoyé ? » détermine la date de début de la planification. Par exemple, si vous configurez le message pour qu'il soit envoyé « 1 jour après l'enregistrement » et que vous le planifiez pour les lundis et mercredis, le message sera envoyé tous les lundis et mercredis à partir du lendemain de l'arrivée. 
Pas à pas:
- Choisissez comment programmer votre message:
- En fonction du jour de la semaine : configurez le message à envoyer un jour fixe pour toutes les réservations déclenchant ce flux d'automatisation. Vous pouvez choisir un ou plusieurs jours. Par exemple, informez les voyageurs le vendredi soir que les délais de réponse aux messages seront plus longs pendant le week-end.
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À partir d'une variable personnalisée : créez une variable personnalisée de type « Jour de la semaine » pour attribuer un jour d'envoi différent à chaque annonce. Cela vous permet de gérer des calendriers comme la collecte des ordures ou le nettoyage des rues, grâce à un seul flux d'automatisation. Par exemple, si vous définissez une variable pour le « Jour de collecte », le message sera envoyé le lundi pour une annonce et le mercredi pour une autre, selon la valeur que vous lui attribuez.
Important:
- Les messages peuvent inclure des variables afin de garantir une communication personnalis茅e tout au long du processus de r茅servation.
- Les messages envoy茅s par e-mail offrent des options suppl茅mentaires, telles que l'ajout d'images, de pi猫ces jointes et de code HTML.
- La mise en forme des messages, comme le gras et l'italique, n'est prise en charge que pour les messages envoy茅s par e-mail.
- Les utilisateurs d'Airbnb, Booking.com, Vrbo et Expedia peuvent inclure jusqu'脿 5 images dans leurs messages automatis茅s. La taille totale des photos jointes 脿 un message est limit茅e 脿 25 Mo.
- Cliquez sur
. - Glissez-d茅posez les images 脿 envoyer dans la fen锚tre contextuelle. Vous pouvez 茅galement cliquer sur 芦聽Parcourir聽禄, s茅lectionner les images sur votre ordinateur, puis cliquer sur 芦聽Termin茅聽禄. Les images envoy茅es via un canal de r茅servation non pris en charge sont automatiquement supprim茅es.
- Cliquez sur
Important:
N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer une fois votre message configur茅.
Conseil:
Vous pouvez configurer un message automatique pour vous informer vous-m锚me ou un autre membre de votre 茅quipe d'une r茅servation nouvellement confirm茅e聽:
- D茅finissez la section 芦 Quand ce message doit-il 锚tre envoy茅 ? 禄 sur confirmation de r茅servation.
- Dans la section 芦 Qui recevra le message ? 禄, s茅lectionnez 芦 Utilisateur 禄 et choisissez votre nom ou celui d'un autre membre de l'茅quipe.
Cr茅er un message automatique pour les propri茅taires
Pour cr茅er un message automatique destin茅 aux propri茅taires dans le cadre de votre automatisation des messages aux voyageurs, veuillez renseigner les champs suivants pour le message concern茅聽:
- Destinataire聽: S茅lectionnez 芦聽Propri茅taire聽禄 dans le menu d茅roulant. Le message sera automatiquement attribu茅 au propri茅taire de l'annonce o霉 la r茅servation a 茅t茅 effectu茅e.
- Mode d'envoi聽: Lorsque vous choisissez le mode d'envoi du message, les informations pertinentes sont extraites du profil du propri茅taire. Assurez-vous que les coordonn茅es sont correctes.
Activer ou d茅sactiver l'automatisation des messages
Une fois que vous avez cr茅茅 une automatisation de messages contenant au moins un message, celle-ci doit 锚tre activ茅e.
Pour activer ou d茅sactiver une automatisation de messages, activez l'automatisation concern茅e et confirmez l'action dans la fen锚tre contextuelle.
Une automatisation de messages activ茅e, ainsi que ses messages, sera ajout茅e 脿 toutes les r茅servations concern茅es, existantes et futures. Une automatisation de messages d茅sactiv茅e, ainsi que tous les messages non encore envoy茅s, seront supprim茅s de toutes les r茅servations concern茅es.
Note:
Après avoir activé ou désactivé une automatisation de message, veuillez patienter une minute afin que le système prenne en compte la modification. Toute action immédiate pourrait entraîner des comportements inattendus, tels que l'envoi de messages en double ou une application incorrecte des modifications.
Modifier une automatisation de messages
Suivez les étapes ci-dessous pour modifier une automatisation existante.
Pas à pas:
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À côté de l'automatisation de messages que vous souhaitez modifier, cliquez
et sélectionnez Modifier dans le menu déroulant. 
- Sélectionnez le message automatique approprié dans la planification des messages.
- Dans le panneau latéral droit, effectuez les modifications nécessaires à la configuration de vos messages.
- En bas à droite, cliquez sur Enregistrer .
- Une fois votre automatisation modifiée, cliquez sur Enregistrer et sélectionnez l'option appropriée dans la fenêtre contextuelle.
- Si l'automatisation est active, cliquez sur Appliquer les modifications .
Les modifications s'appliquent également aux messages concernant les réservations en cours de séjour.
Si les modifications ont été mises en œuvre avant la date d'envoi prévue, elles s'appliqueront à toutes les réservations existantes et futures correspondant aux conditions de réservation.
Les messages dont l'heure de planification est dépassée ne seront pas déclenchés.
Les modifications apportées aux automatisations des messages inactifs s'appliquent à toutes les réservations existantes et futures correspondant aux conditions de réservation.
Dupliquer une automatisation de messages
Dupliquez les automatisations de messages pour en configurer rapidement de nouvelles qui reflètent les automatisations existantes, y compris les conditions et les messages. Cela garantit la cohérence et l'exactitude de vos communications sans avoir à tout recommencer. Vous pouvez dupliquer une automatisation de messages autant de fois que nécessaire.
Pour dupliquer une automatisation, cliquez sur à droite de l'automatisation concernée, sélectionnez « Dupliquer » dans le menu déroulant. Vous pouvez modifier l'automatisation de messages si nécessaire, puis cliquer sur « Enregistrer » et l'activer une fois qu'elle est prête. Pour l'enregistrer comme brouillon, cliquez sur « Enregistrer » et activez- la lorsqu'elle est prête.
Informer les voyageurs des modifications de réservation
Seule la première modification d'une réservation déclenche l'envoi de ce message. Les modifications suivantes n'en déclencheront pas d'autres. Créez un modèle et programmez son envoi automatique lors de toute modification de réservation.
L’ajout ou la mise à jour de l'HAP ou de l'HDP d’une réservation déclenche également le message de modification automatique.
Les modifications de réservation suivantes déclencheront l'envoi du message automatique:
- État de la réservation
- Nombre de nuits
- Nombre de voyageurs
- Annonce attribuée
- Date ou heure d'arrivée ou de départ
Note:
Les messages automatisés programmés sont automatiquement annulés en cas d'annulation de réservation. Toutefois, les messages programmés pour être envoyés lors de l'annulation d'une réservation seront bien envoyés, mais cela n'affectera pas les messages relatifs aux réservations modifiées.
Comment les modifications de réservation affectent les messages automatisés
Lorsque les détails de la réservation d'un client sont modifiés (comme les dates d'arrivée ou de départ), le système traite différemment les messages automatisés selon qu'ils ont déjà été envoyés ou non.
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Messages déjà envoyés : les messages déjà envoyés ne seront pas renvoyés, même si les nouvelles informations de réservation devraient normalement les déclencher à nouveau.
Vous devrez renvoyer manuellement les messages pertinents si nécessaire.
Par exemple :
Si les instructions de départ ont été automatiquement envoyées pour la date de départ initiale et que le voyageur prolonge ultérieurement son séjour, ces instructions de départ ne seront pas automatiquement renvoyées pour la nouvelle date de départ.
- Messages programmés : les messages qui n’ont pas encore été envoyés seront automatiquement reprogrammés en fonction des nouvelles informations de réservation.
Statuts des messages
Important:
Une automatisation de message ne peut pas être mise à jour lorsqu'elle présente l'un des statuts suivants. Vous pourrez la modifier une fois que ce statut aura disparu, ce qui peut prendre jusqu'à cinq minutes.
| Statut | Explication |
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L'automatisation des messages a été créée et activée. |
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Ce statut est dû à l'une des causes suivantes :
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