L'automatisation des messages vous permet de gagner du temps et de garantir une communication fluide avec vos voyageurs, propriétaires et collaborateurs. Programmez l'envoi automatique du bon message au bon destinataire au moment opportun en adaptant votre calendrier de communication au cycle de vie de vos réservations.
Terminologie
- Automatisation des messages : Le planning ou cadre visuel que vous utilisez pour configurer la communication automatisée. Les conditions de réservation déterminent quelles réservations sont incluses dans le flux.
- Messages automatisés : Les messages individuels qui composent l'automatisation des messages. Les conditions de message déterminent si et quand un message individuel est envoyé.
- Conditions de réservation et de message : Ensemble, elles fonctionnent comme un filtre en deux étapes. Les conditions de réservation déterminent quelles réservations sont incluses dans l'automatisation. Les conditions de message déterminent quels messages spécifiques sont envoyés dans le cadre de cette automatisation, et à quel moment.
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Par exemple : Vous créez une automatisation de message pour l'annonce « Villa en bord de mer » avec la condition « Canaux et sources » définie sur « Airbnb ». Conditions de réservation : La réservation doit être effectuée via Airbnb et l'annonce doit être intitulée « Villa en bord de mer ». Une réservation effectuée via Booking.com ne déclenchera pas l'automatisation. Conditions de message : Déterminer si un message spécifique de l'automatisation est envoyé.
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Comprendre la planification et l'expiration des messages
Les messages automatisés sont ajoutés aux réservations dès confirmation. Si une réservation est confirmée après l'heure prévue pour l'envoi du message, ce message est envoyé immédiatement après la confirmation.
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Par exemple : Un message est programmé pour être envoyé la veille de l'arrivée. Si le voyageur réserve 8 heures avant l'arrivée, le message est envoyé immédiatement. |
Les messages automatisés envoyés aux utilisateurs, aux contacts ou aux agents de nettoyage ne s'affichent pas dans la Boîte de réception. Vous pouvez suivre toutes les mises à jour de vos automatisations de messages dans le journal d'activité.
Planification des messages
Guesty programme l'envoi automatique de messages en fonction des heures d'arrivée et de départ de la réservation. Si vous indiquez une heure d'arrivée estimée (HAP) ou une heure de départ estimée (HDP) pour une réservation, Guesty utilise ces informations pour programmer les messages. Si aucune HAP ou HDP n'est disponible, Guesty utilise l' heure d'arrivée ou de départ par défaut du logement.
Si l'heure d'arrivée ou de départ de la réservation change, Guesty reprogramme automatiquement les messages en conséquence.
Note:
Bien que les réservations Airbnb suivent également les heures d'arrivée et de départ, y compris les mises à jour des heures d'arrivée estimées (HAP) et de départ (HDP), une mise à jour provenant d'Airbnb peut écraser une HAP définie et la rétablir à l'heure d'arrivée par défaut du logement. Par conséquent, Guesty peut être amené à reprogrammer les messages automatisés en fonction de l'heure de réservation mise à jour.
Lorsque vous activez une nouvelle automatisation, Guesty programme des messages pour toutes les réservations correspondantes, y compris celles créées précédemment. Guesty n'envoie de messages que si l'heure programmée est ultérieure. Si l'heure est déjà passée, le message est ignoré.
Par exemple, si un message est configuré pour être envoyé « à la confirmation de la réservation » et que vous activez l'automatisation aujourd'hui pour une réservation confirmée hier, ce message spécifique sera ignoré.
Des messages automatisés sont toujours envoyés aux réservations effectuées avant la connexion à Guesty.
Expiration du Message
Si vous désactivez un message automatique avant son heure d'envoi prévue, il expire une fois ce délai écoulé. Vous pouvez consulter les messages expirés dans le widget « Messages automatiques » de la Boîte de réception, sous « Historique ».
Créer une automatisation des messages
Suivez les instructions pour créer, modifier ou supprimer une automatisation de messages.
Découvrez comment ajouter les propriétaires comme destinataires d'un message automatique et comment créer une automatisation de messages exclusivement dédiée aux réservations des propriétaires.
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Opérations pour ouvrir le menu déroulant. - Sous Réception, sélectionnez automatisation des messages.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Ajouter une automatisation des messages.
- Choisissez comment créer votre automatisation :
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Pour utiliser un modèle d'automatisation de message, cliquez sur Utiliser le modèle à côté de l'automatisation concernée.
- Pour créer un nouveau modèle d'automatisation de messages, cliquez sur Créer un modèle personnalisé dans le coin supérieur droit et sélectionnez l'option appropriée.
- L'option « Nouvelle demande » permet de créer une automatisation dédiée aux nouvelles demandes de renseignements. Cela contribue à accélérer le processus de prise de contact et à convertir les demandes de renseignements en réservations confirmées.
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- Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur
. Pour modifier le nom de l'automatisation des messages, vous pouvez le renommer à tout moment. -
Sous « Conditions de Réservation », définissez les conditions de réservation qui déclencheront l'automatisation des messages.
- Pour créer un message, sous « Planification des messages », cliquez sur + Ajouter un message.
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Pour modifier un message, cliquez sur le message concerné.
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Pour supprimer un message, survolez le message concerné dans le calendrier des messages et cliquez sur
. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Supprimer.
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Note:
Les messages automatisés permettent uniquement l'envoi de messages via le Canal de Réservation, par e-mail ou par SMS.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Enregistrez l'automatisation des messages en conséquence :
- Pour une nouvelle automatisation de messages, cliquez sur Enregistrer et activer si elle est prête, ou cliquez sur Enregistrer comme brouillon pour l'activer plus tard.
- Pour une automatisation de messages active qui a été modifiée, cliquez sur Enregistrer pour la réactiver automatiquement, ou sur Désactiver pour la remettre à l'état de brouillon.
- Pour une automatisation de messages désactivée qui a été modifiée, cliquez sur Enregistrer et activer pour la réactiver, ou sur Enregistrer pour la conserver comme brouillon et l'activer ultérieurement.
- Dans la fenêtre contextuelle, confirmez l'action.
Configurez vos messages automatisés
Créez plusieurs messages automatisés au sein d'une automatisation de messages. Définissez la fréquence d'envoi de chaque message, son destinataire et son mode de distribution.
Le nom du message est réservé à un usage interne. Il apparaîtra dans la chronologie des automatisations et dans le widget des messages automatiques de la Boîte de réception.
Définissez le déclencheur du message. Par exemple, programmez-le pour la confirmation de la réservation ou 1 jour avant l'arrivée.
Important :
Les messages automatisés de confirmation de réservation ne peuvent être envoyés avant la confirmation de la réservation. Veuillez créer une automatisation de message personnalisée pour les demandes de renseignements.
Utilisez la planification des messages pour envoyer des messages automatisés certains jours de la semaine.
La planification des messages s'applique uniquement aux messages envoyés entre l'arrivée et le départ. L'envoi s'arrête au moment du départ.
Le paramètre « Quand ce message doit-il être envoyé ? » détermine la date de début de la planification. Par exemple, si vous configurez le message pour qu'il soit envoyé « 1 jour après l'enregistrement » et que vous le planifiez pour les lundis et mercredis, le message sera envoyé tous les lundis et mercredis à partir du lendemain de l'arrivée. 
Pas à pas:
- Choisissez comment programmer votre message:
- En fonction du jour de la semaine : configurez le message à envoyer un jour fixe pour toutes les réservations déclenchant ce flux d'automatisation. Vous pouvez choisir un ou plusieurs jours. Par exemple, informez les voyageurs le vendredi soir que les délais de message seront plus longs pendant le week-end.
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À partir d'une variable personnalisée : créez une variable personnalisée de type « Jour de la semaine » pour attribuer un jour d'envoi différent à chaque annonce. Cela vous permet de gérer des calendriers comme la collecte des ordures ou le nettoyage des rues, grâce à un seul flux d'automatisation. Par exemple, si vous définissez une variable pour le « Jour de collecte », le message sera envoyé le lundi pour une annonce et le mercredi pour une autre, selon la valeur que vous lui attribuez.
Important:
- Vous devez utiliser le type de variable « Jour de la semaine ». Vous pouvez mettre à jour ces variables en masse.
- Si une annonce ne contient pas la variable, le message ne sera pas envoyé pour cette réservation.
- Définissez l'heure d'envoi de ces messages.
- Définissez la fréquence de répétition (une fois par semaine ou une fois par mois).
Définissez les conditions de message qu'une réservation doit remplir pour recevoir le message.
Par exemple, ajoutez une condition qui déclenche le message uniquement si la réservation a été intégralement payée.
Les destinataires peuvent être des voyageurs, des propriétaires, des contacts ou des membres de l'équipe. Vous pouvez également créer des champs personnalisés pour les destinataires .
Choisissez how to send a message : via le canal de réservation, par e-mail ou par SMS.
- Si vous choisissez l'e-mail, veuillez inclure une adresse e-mail.
- Garantir que le voyageur dispose d'une adresse e-mail ou d'un numéro de téléphone valide dans ses coordonnées si les messages automatisés sont configurés pour être envoyés par e-mail ou par SMS.
Destinataires non invités
Les réponses aux messages automatisés provenant de destinataires non invités ne s'affichent pas dans la Boîte de réception Guesty. Pour recevoir les réponses aux messages automatisés provenant de destinataires non invités :
Pas à pas :
- Sous « Qui le recevra », sélectionnez le groupe de destinataires et le nom du destinataire concernés dans les menus déroulants.
- Sous « Comment sera-t-il envoyé », sélectionnez E-mail.
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Veuillez ajouter l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez recevoir la réponse du destinataire dans le champ prévu à cet effet.
Ajoutez ici le contenu du message.
- Les messages peuvent inclure des variables afin de garantir une communication personnalisée tout au long du processus de réservation.
- Les messages envoyés par e-mail offrent des options supplémentaires, telles que l'ajout d'images, de pièces jointes et de code HTML.
- La mise en forme des messages, comme le gras et l'italique, n'est prise en charge que pour les messages envoyés par e-mail.
- Les utilisateurs d'Airbnb, Booking.com, Vrbo et Expedia peuvent inclure jusqu'à 5 images dans leurs messages automatisés. La taille totale des photos jointes à un message est limitée à 25 Mo.
- Cliquez sur
. - Glissez-déposez les images à envoyer dans la fenêtre contextuelle. Vous pouvez également cliquer sur « Parcourir », sélectionner les images sur votre ordinateur, puis cliquer sur « Terminé ». Les images envoyées via un canal de réservation non pris en charge sont automatiquement supprimées.
- Cliquez sur
Important :
N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer une fois votre message configuré.
Conseil :
Vous pouvez configurer un message automatique pour vous informer vous-même ou un autre membre de votre équipe d'une réservation nouvellement confirmée :
- Définissez la section « Quand ce message doit-il être envoyé ? » sur confirmation de réservation.
- Dans la section « Qui recevra le message ? », sélectionnez « Utilisateur » et choisissez votre nom ou celui d'un autre membre de l'équipe.
Créer un message automatique pour les propriétaires
Pour créer un message automatique destiné aux propriétaires dans le cadre de votre automatisation des messages aux voyageurs, veuillez renseigner les champs suivants pour le message concern