Lorsque vous gérez plusieurs sous-comptes depuis votre compte principal, le suivi des opérations de chaque sous-compte individuellement est chronophage. Le rapport des tâches du compte principal regroupe les tâches de tous les sous-comptes auxquels vous avez accès. Un récapitulatif des opérations, situé au-dessus de la liste, affiche le nombre de tâches pour chaque sous-compte.
Les tâches restent sur leurs sous-comptes respectifs. Dans le compte principal, vous pouvez consulter les tâches et y accéder. Pour attribuer ou modifier une tâche, ouvrez-la dans son sous-compte.
Limites
Lors de l'utilisation du rapport des tâches du siège social, veuillez tenir compte des limitations suivantes :
- Vous ne pouvez pas modifier le responsable d'une tâche ni modifier les tâches depuis le compte du siège.
- Les fonctions de partage, d'impression et d'exportation CSV ne sont pas disponibles dans le rapport des tâches du siège.
- Les champs personnalisés et les colonnes partenaires n'apparaissent pas lorsque la liste comprend plus d'un sous-compte.
Autorisations
Pour consulter le rapport des tâches du siège, vous devez disposer de l'autorisation de lecture des tâches. Veuillez tenir compte des points suivants :
- Le rapport ne comprend que les sous-comptes auxquels vous avez accès.
- Pour enregistrer ou supprimer une vue, vous devez disposer des mêmes autorisations d'accès à la vue que sur un sous-compte.
Comprendre le rapport des tâches
Le rapport des tâches du siège social offre une vue d'ensemble claire des opérations de votre équipe. Il comprend un résumé des opérations et une liste détaillée des tâches.
Résumé des opérations
Le récapitulatif des opérations s'affiche au-dessus de la liste des tâches. Il indique le nombre de tâches de chaque sous-compte pour la période sélectionnée. Pour modifier la période, cliquez sur « 30 derniers jours » au-dessus du tableau récapitulatif et sélectionnez 7, 30 ou 90 jours.
Le tableau récapitulatif comprend les colonnes par défaut suivantes :
- Sous-compte : Le sous-compte concerné
- Ouvert : Tâches en attente ou en cours
- En retard : Tâches dont la date limite a été dépassée.
- Créées : Tâches créées dans la plage de dates sélectionnée
- Terminées : Tâches achevées
Cliquez sur un sous-compte dans le récapitulatif pour afficher uniquement ses tâches. Un filtre « Sous-compte » est alors ajouté à la liste et le récapitulatif est masqué. Pour afficher à nouveau le récapitulatif, supprimez le filtre« Sous-compte » .
Liste des Tâches
La liste des tâches fonctionne comme le rapport des tâches d'un sous-compte, à quelques différences près :
- La colonne Sous-compte indique à quel sous-compte chaque tâche appartient.
- Le filtre Sous-compte vous permet de restreindre la liste à un ou plusieurs sous-comptes.
- Cliquer sur une tâche l'ouvre dans son sous-compte, dans un nouvel onglet, ce qui vous permet de travailler dessus depuis cet onglet.
Vues enregistrées
Les vues enregistrées dans le rapport des tâches du siège social appartiennent au compte du siège social. Elles n'apparaissent pas dans les sous-comptes, et les vues enregistrées dans les sous-comptes n'apparaissent pas dans le compte du siège social.
Le sous-menu «Tâches» à gauche organise les vues dans les onglets suivants :
- Tous : Toutes les vues auxquelles vous avez accès
- Favoris : Vues que vous avez marquées comme favorites
- Système : Vues prédéfinies fournies par Guesty
- Utilisateur : Vues que vous avez créées et enregistrées
En haut à droite, cliquez sur « Annuler » pour supprimer tous les filtres appliqués et les colonnes ajoutées. Cliquez sur « Enregistrer sous » pour enregistrer vos modifications dans une nouvelle vue. Dans la fenêtre contextuelle, cochez la case « Ajouter aux favoris » pour l'ajouter également à l'onglet « Favoris ». Cliquez sur « Enregistrer le rapport ».
Consultez et gérez le rapport des tâches du siège social
Suivez les étapes ci-dessous pour consulter les tâches de vos sous-comptes.
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Tâches. - Sélectionnez un rapport à consulter dans le sous-menu « Tâches » à gauche.
- Pour ouvrir une tâche sur son sous-compte, cliquez sur sa ligne dans la liste des tâches.
Personnaliser la liste des tâches
Vous pouvez personnaliser la liste des tâches de la manière suivante :
- Cliquez sur Filtres et, dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez les filtres et les valeurs pertinentes à appliquer. Cliquez sur Appliquer les modifications.
- Cliquez sur Colonnes pour ajouter des colonnes au tableau des tâches. Ces colonnes sont ajoutées au tableau des tâches du sous-compte sélectionné, et non au tableau général sous « Résumé des opérations ».
- Au-dessus de « Résumé des opérations », cliquez sur l’étiquette du filtre appliqué pour reconfigurer ses valeurs, ou cliquez sur X pour le supprimer.
Marquer un rapport comme favori ou supprimer un rapport
Dans le sous-menu «Tâches», cliquez avec le bouton droit sur le rapport concerné et sélectionnez Ajouter aux favoris ou Supprimer dans le menu déroulant.
