Lorsqu'une propriété change de propriétaire, suivre la procédure standard sur Guesty garantit une transition en douceur. Cet article fournit des instructions générales pour la désactivation du compte de l'ancien propriétaire et l'intégration du nouveau, en mettant l'accent sur la préservation des données historiques et la tenue de registres comptables et fiscaux précis.
Gestion des données du propriétaire lors des changements de propriétaire
Avant de commencer le processus de désactivation, comprenez comment Guesty gère les données des propriétaires afin d'éviter les problèmes de comptabilité et de déclarations fiscales.
Créer de nouveaux profils de propriétaire
Créez toujours un nouveau profil pour le nouveau propriétaire au lieu de modifier le nom du propriétaire actuel. Modifier le nom d'un propriétaire peut entraîner l'association des relevés et documents fiscaux du propriétaire, tels que les formulaires 1099, au nouveau propriétaire, ce qui peut induire des erreurs dans les déclarations fiscales. Il est essentiel de conserver des dossiers distincts pour chaque propriétaire afin de préserver l'exactitude de l'historique de la propriété et des obligations fiscales.
Gérer les dépenses en suspens
Les dépenses peuvent survenir plusieurs semaines après la vente ou le transfert d'une propriété. Mettez en place une procédure pour que ces dépenses différées soient facturées à l'ancien propriétaire et non au nouveau propriétaire. Comme il est impossible de dupliquer les annonces, les transitions de propriété exigent une gestion rigoureuse du calendrier et des contrôles comptables stricts. Utilisez les réserves du propriétaire ou son fonds de roulement pour couvrir les dépenses reportées.
Gérer les versements aux propriétaires
Les versements sont traités au niveau du propriétaire, et non au niveau de la propriété. Il est important de gérer ce point lorsqu'un propriétaire vend seulement une partie de ses propriétés, mais en conserve d'autres actifs sur votre compte. Par exemple, si un propriétaire possédant six propriétés en perd cinq suite à une saisie de propriété, mais en conserve un actif, les versements futurs doivent continuer pour cette propriété restante.
Préserver les données historiques
L'historique des réservations, les avis et les données de performance de l'annonce sont associés à l'annonce et ne sont pas perdus en cas de changement de propriétaire. Retirer un propriétaire d'une propriété ne supprime pas l'historique de ses transactions. Les relevés de propriétaire, les formulaires 1099 et les documents historiques restent accessibles aux anciens propriétaires, même après leur retrait de la liste des propriétaires actifs.
Désactiver le compte de l'ancien propriétaire
Suivez les étapes ci-dessous pour radier un ancien propriétaire d'une propriété tout en préservant ses documents financiers.
Connectez-vous à votre compte Guesty.
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Exporter et conserver tous les documents financiers nécessaires pour l'ancien propriétaire, notamment :
Déclarations du propriétaire
Registres de décaissement
Rapports de réservations
Registres comptables et de commission
Supprimer l'accès du propriétaire au Portail des propriétaires.
Détacher le propriétaire de toutes les propriétés concernées.
Conservez le profil de l'ancien propriétaire dans Guesty. Ne supprimez pas l'enregistrement, car il vous sera utile à des fins d'archivage et de taxation.
Intégrer le nouveau propriétaire
Suivez les étapes ci-dessous pour créer un nouveau profil de propriétaire et attribuer correctement la propriété.
Connectez-vous à votre compte Guesty.
Dans le menu de gauche, cliquez sur Opérations.
Sélectionnez « Propriétaires » pour créer un nouveau profil de propriétaire. Ne remplacez pas les informations du propriétaire existant.
Créez un nouveau modèle d'entreprise pour le nouveau propriétaire, si nécessaire.
Attribuez la propriété concernée au nouveau propriétaire.
Intégrez l'annonce dans le nouveau modèle commercial.
Retraitez les réservations à partir de la date de transfert de propriété convenue afin de garantir que les finances soient correctement attribuées au nouveau propriétaire.
Gérer les propriétés inactives ou désactivées
Si une propriété est définitivement hors service, inactive et ne génère plus de revenus, ne supprimez pas l'annonce. La suppression d'une propriété ou d'une annonce compromet l'intégrité des données financières historiques.
Pour éviter que les annonces inactives ne génèrent des relevés de propriétaire ultérieurs, dissociez-les de leur modèle commercial d'origine et associez-les à un modèle commercial fictif dédié. En savoir plus sur la désactivation des annonces lors de l'utilisation de la comptabilité.