L'agent de gestion des contacts en double vous aide à maintenir un carnet d'adresses organisé en identifiant les voyageurs apparaissant plusieurs fois. Après votre validation, il fusionne les enregistrements en double en une seule entrée regroupant toutes leurs informations. Ainsi, l'historique des communications et des réservations des voyageurs est centralisé.
Limites
Prenez connaissance des limitations suivantes avant d'utiliser l'agent Gestionnaire de contacts en double :
- Critères de correspondance : L'agent signale les contacts comme étant des doublons uniquement s'ils partagent un nom et soit une adresse e-mail, soit un numéro de téléphone. Un nom commun seul ne suffit pas.
- Informations générées par le canal : L'agent ignore les adresses e-mail et les numéros de téléphone masqués provenant des canaux de réservation, tels qu'Airbnb ou Booking.com, car ceux-ci sont souvent partagés entre des voyageurs différents.
- Archivage ou suppression : Archiver un contact le masque de votre liste de contacts principale sans le supprimer. Ses données et les réservations associées sont conservées. En savoir plus sur la gestion des contacts.
- Données copiées : L'agent copie uniquement les adresses e-mail et les numéros de téléphone dans l'enregistrement principal. Il ne copie aucun autre champ.
- Taille du rapport : Le rapport répertorie jusqu'à 15 groupes en double par exécution.
Comprendre l'agent gestionnaire de contacts en double
L'agent s'exécute automatiquement le 1er de chaque mois à 8h00, heure locale de votre compte. Il peut également être déclenché manuellement.
Lors de chaque exécution, l'agent :
- Analyse votre carnet d'adresses à la recherche d'enregistrements en double.
- Le système regroupe les doublons et propose un enregistrement principal pour chaque groupe. L'agent privilégie l'enregistrement contenant la communication voyageur la plus récente, puis l'enregistrement le plus complet.
- Crée un rapport « Action requise » dans le flux d'activité, avec une fiche d'approbation pour chaque groupe.
- En attente de votre approbation ou de votre refus pour chaque fusion proposée.
- Pour chaque fusion approuvée, copie les adresses e-mail et les numéros de téléphone manquants dans l'enregistrement principal et archive les autres enregistrements du groupe.
- Génère un rapport final dans le flux d'activité, répertoriant les actions entreprises pour chaque groupe.
Si vous refusez une suggestion ou ne prenez aucune mesure, vos contacts restent inchangés.
L'archivage masque un contact de votre liste de contacts principale sans le supprimer. Ses données et les réservations associées sont conservées. En savoir plus sur la gestion des contacts .
Exécutez manuellement le gestionnaire de contacts en double
En plus de l'exécution planifiée, vous pouvez déclencher l'agent manuellement à tout moment depuis le hub Agents.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez
Plateforme des agents . - En haut, sélectionnez l'onglet Opérations .
- Cliquez sur la vignette Gestionnaire de contacts dupliqués .
- Sous « Lorsqu'il s'exécute », cliquez sur Exécuter maintenant .
Consultez les résultats et l'état de l'exécution dans le flux d'activité.
Consulter le flux d'activité
Suivez les étapes ci-dessous pour consulter votre fil d'activité.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez Plateforme des agents .
- Dans le sous-menu de gauche, sélectionnez Activité de l'agent .
- Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour consulter les détails du rapport dans le panneau latéral droit.
Comprendre l'état et les détails du rapport
Le rapport aura l'un des statuts suivants :
- Terminé : L'agent n'a trouvé aucun contact en double.
- Action requise : L’agent a trouvé des contacts en double qui nécessitent votre avis.
Le rapport comprend les détails suivants :
- Liste les groupes en double que l'agent a trouvés.
- Affiche le nombre de doublons du même contact trouvés par l'agent.
- Explique la cause de la duplication, par exemple une adresse e-mail identique.
- Détaille les implications de l'archivage d'un contact en double.
- Propose une suggestion d'approbation ou de refus.
- Vous avertit si l'agent a trouvé plus de groupes que ceux que le rapport peut répertorier.
- Vous avertit si votre carnet d'adresses dépasse la limite de numérisation de l'agent, ce qui entraîne une numérisation partielle.
Examiner et résoudre les contacts en double
Lorsqu'un rapport présente le statut « Action requise », vous devez examiner chaque groupe de doublons présumés et décider s'il convient de les fusionner.