L'agent de détection des exceptions de la Liste de vérification vous aide à repérer les problèmes importants qui pourraient passer inaperçus dans les tâches terminées. Il examine les tâches que votre équipe a marquées comme terminées et signale celles qui comportent des éléments de la liste de vérification ou des notes de terrain non cochés, afin de garantir qu'aucun détail ne soit négligé.
Lorsque l'agent détecte une tâche terminée comportant des éléments non cochés et une note explicative, il vous propose une tâche de suivi pour avis. Vous pouvez approuver, modifier ou refuser ces suggestions, ce qui vous permet de contrôler entièrement les nouvelles tâches créées.
Important:
- L'agent ne crée jamais de tâche sans votre accord explicite. Si vous ne répondez pas à une proposition de tâche de suivi dans les 24 heures, la suggestion expire et aucune tâche n'est créée.
- L'agent ne devine pas la raison d'un élément non coché si aucune note n'est fournie et ne propose pas de tâche dans ces cas-là.
Limites
Veuillez prendre connaissance des limitations suivantes avant d'utiliser l'agent de surveillance des exceptions de la Liste de vérification :
- Contexte de la note : Une note relative à une tâche concerne la tâche elle-même, et non un élément précis de la liste de vérification. L’agent ne peut donc pas déterminer à quel élément spécifique de la liste de vérification la note fait référence.
- Génération de rapports : Si une exécution génère une suggestion de tâche de suivi nécessitant votre approbation, le flux d'activité correspondant ne sera généré qu'après votre réponse. En l'absence de réponse à la demande d'approbation, aucun rapport ne sera généré pour cette exécution. Toutefois, la tâche signalée sera réévaluée lors de la prochaine exécution planifiée.
- Échecs de création de tâche : Si la création d’une tâche de suivi approuvée échoue, l’agent signalera l’échec. La tâche ne sera pas marquée comme créée et vous devrez la créer manuellement .
Comprendre l'agent de surveillance des exceptions de la Liste de vérification
L'agent de Liste de vérification s'exécute deux fois par jour, à 6 h et à 18 h, selon le fuseau horaire de votre compte. Chaque exécution examine les tâches terminées depuis la précédente. L'agent peut également être déclenché manuellement.
Lors de chaque exécution, l'agent effectue les opérations suivantes :
- Affiche les tâches que votre équipe a marquées comme terminées depuis la dernière vérification.
- Identifie les tâches clôturées alors que des éléments de la liste de vérification n'étaient pas encore cochés ou qu'elles comportent une note de la personne ayant effectué le travail.
- Propose une tâche de suivi, avec un titre et une priorité suggérés, uniquement lorsqu'une note fournit le contexte de ce qui s'est mal passé.
- Crée une nouvelle tâche pour chaque suggestion que vous approuvez et inclut toutes les autres conclusions dans son rapport, avec un lien direct vers chaque tâche signalée.
L'agent est conçu pour éviter la création de tâches de suivi en double. Si une tâche précédemment signalée a déjà une tâche de suivi ouverte, l'agent l'ignorera et la signalera comme telle.
Exécutez manuellement l'agent de surveillance des exceptions de la Liste de vérification
En plus de l'exécution planifiée, vous pouvez déclencher l'agent manuellement à tout moment depuis le hub Agents.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez
Plateforme des agents . - En haut, sélectionnez l'onglet Opérations .
- Cliquez sur la tuile de surface d'exception de la Liste de vérification .
- Sous « Lorsqu'il s'exécute », cliquez sur Exécuter maintenant .
Consultez les résultats et l'état de l'exécution dans le flux d'activité.
Consultez le flux d'activité
Suivez les étapes ci-dessous pour consulter votre flux d'activité.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez Plateforme des agents .
- Dans le sous-menu de gauche, cliquez sur Activité de l'agent .
- Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour consulter les détails du rapport dans le panneau latéral droit.
Comprendre l'état et les détails du rapport
Le rapport aura l'un des statuts suivants :
- Terminé : L'agent s'est exécuté avec succès et n'a détecté aucun problème nécessitant votre approbation.
- Action requise : L’agent a proposé une ou plusieurs tâches de suivi qui nécessitent votre avis.
Le rapport contient un résumé de l'exécution et est divisé en sections :
- Un résumé du nombre de tâches terminées qui ont été examinées et du nombre de tâches signalées.
- Une ligne pour chaque tâche signalée avec un lien vers la tâche originale.
- Une section de suivi détaillant ce qui a été proposé, approuvé, créé, refusé ou ignoré en raison d'un doublon.
Aviser et résoudre les tâches signalées
L'agent classe les tâches signalées en trois groupes selon ses conclusions. La principale action que vous devrez peut-être entreprendre consiste à examiner les tâches de suivi proposées.
Comprendre les groupes de tâches signalées
- Non cochée, avec une note : La tâche a été clôturée avec des éléments de la liste de vérification non cochés et une note du membre d'équipe concerné. L'agent utilise le contenu de cette note pour proposer une tâche de suivi pertinente à approuver.
- Non cochée, sans explication : La tâche a été clôturée avec des éléments non cochés, mais sans note. L’agent signale ce problème, mais ne propose pas de tâche de suivi, car il est impossible de déterminer pourquoi les éléments n’ont pas été cochés.
- Remarque : La tâche a été clôturée avec tous les éléments de la liste de vérification cochés, mais elle contient une note. L’agent la signale comme une information potentiellement utile, mais ne la considère pas comme une tâche incomplète.
Approuver ou refuser une tâche de suivi :
Lorsqu'un agent propose une tâche de suivi, celle-ci apparaît sous forme de carte d'approbation dans le rapport. Vous disposez de 24 heures pour y répondre avant que la suggestion n'expire.
Pas à pas:
- Dans le flux d'activité de l'agent, repérez la fiche d'approbation de la tâche proposée.
- Vérifiez le titre et la priorité de la tâche suggérée. Vous pouvez modifier le titre directement dans le champ de texte pour changer le nom de la tâche créée.
- Choisissez l'une des actions suivantes :
- Cliquez sur Approuver pour créer la tâche de suivi. La nouvelle tâche est créée pour la même propriété et le rapport est mis à jour en conséquence.
- Cliquez sur Refuser pour rejeter la suggestion. Aucune tâche ne sera créée, mais la constatation initiale restera consignée dans le rapport.
