Cet article explique comment utiliser l'intégration QuickBooks pour synchroniser automatiquement les factures payées de QuickBooks vers Guesty en tant que dépenses. Vous découvrirez les exigences de correspondance des données, comment configurer les paramètres et comment fonctionne le processus de synchronisation.
Lorsque vous enregistrez un paiement de facture dans QuickBooks, Guesty crée automatiquement les dépenses correspondantes à partir des lignes de la facture. Vos relevés de compte et votre comptabilité fiduciaire restent ainsi cohérents, sans que vous ayez à ressaisir les mêmes dépenses.
Prérequis et correspondance des données
Avant d'activer le flux de travail, assurez-vous des points suivants :
- Vous utilisez Guesty Accounting avec ses fonctionnalités de gestion des dépenses.
- QuickBooks est connecté via Guesty Connect.
- Le « suivi des classes » est activé dans QuickBooks Online, et chaque ligne de facture qui doit être synchronisée possède une « classe ».
Pour qu'une facture payée se synchronise correctement entre QuickBooks et Guesty, les informations doivent correspondre entre les deux plateformes :
- Fournisseurs : Le nom du fournisseur figurant sur la facture QuickBooks doit correspondre exactement à celui d’un fournisseur dans Guesty (généralement le nom de son entreprise). Si aucun fournisseur correspondant n’est enregistré dans Guesty, la synchronisation de cette facture est ignorée. En savoir plus sur la gestion des fournisseurs.
- Catégories : Le nom de la catégorie d'article ou de compte figurant sur chaque ligne de facture dans QuickBooks doit correspondre exactement au nom d'une catégorie de dépenses dans Guesty. Ce même nom de catégorie doit également apparaître dans vos paramètres d'intégration, soit comme catégorie « Facturation PMC », soit comme catégorie « Facturation Propriétaire ».
- Montant : Chaque ligne de facture doit comporter un montant. Guesty crée une dépense par ligne admissible en utilisant le montant de cette ligne.
- Annonces de propriété : Le nom de la « Classe » sur la ligne de facturation QuickBooks doit correspondre exactement au « pseudo » de l'annonce dans Guesty. La « Classe » doit identifier l'annonce, et non le nom du propriétaire, du voyageur ou l'adresse.
Conseil :
Utilisez la même convention d'appellation que pour la synchronisation des achats : une classe QuickBooks par annonce, dont le nom est identique au pseudo de l'annonce Guesty.
Attribuer des catégories de facturation
Lors de la configuration de l'intégration QuickBooks, vous devrez définir deux paramètres qui déterminent comment Guesty attribue la responsabilité financière d'une dépense.
Catégories de facturation PMC
- Données à saisir : une liste de noms de catégories séparés par des virgules, par exemple « Produits de nettoyage, Loyer de bureau, Réparations ». Copiez les noms de catégories existants de Guesty ou créez-en de nouveaux correspondant à vos catégories QuickBooks.
- Résultat du système : Si une ligne de facture payée dans QuickBooks comporte une catégorie figurant dans cette liste, Guesty l’enregistre comme une « dépense PMC ». En savoir plus sur la création de dépenses et les frais du propriétaire.
- Répartition financière : Le PMC paie le fournisseur. Guesty enregistre cette opération comme une répartition à 100 % du paiement pour le PMC et à 100 % de la part des revenus pour le fournisseur.
Catégories de frais du propriétaire
- Données à saisir : une liste de noms de catégories séparés par des virgules, par exemple « Plomberie d’urgence », « Linge neuf », « Désinsectisation ». Copiez les noms de catégories existants de Guesty ou créez-en de nouveaux correspondant à vos catégories QuickBooks.
- Résultat du système : Si une ligne de facture payée dans QuickBooks comporte une catégorie figurant dans cette liste, Guesty l’enregistre comme un « frais du Propriétaire ». En savoir plus sur la création de dépenses et de frais du propriétaire.
- Répartition financière : Le propriétaire rembourse le gestionnaire de projet. Le système enregistre cette opération comme une répartition à 100 % du paiement pour le propriétaire et à 100 % de la part des revenus pour le gestionnaire de projet.
Vous devez remplir au moins une de ces listes. Une catégorie qui n'apparaît dans aucune des deux listes ne générera pas de dépense dans Guesty, même si le fournisseur, la classe et le montant sont valides.
Pour activer la synchronisation des factures payées
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Intégrations pour ouvrir le menu déroulant. - Sélectionnez Marketplace.
- Localisez l'intégration QuickBooks et cliquez sur Configurer.
- Passez à l'onglet « Configuration ».
- Activez le flux de travail intitulé « Paiements de factures de QB à Guesty ».
- Saisissez les catégories pertinentes dans les champs « Catégories de facturation PMC » et « Facturation du Propriétaire » (séparées par des virgules).
Les dépenses synchronisées à partir des factures QuickBooks payées apparaissent dans le journal des écritures de chaque propriété, selon les catégories que vous avez saisies. Vous pouvez en savoir plus sur la gestion des dépenses dans le journal des écritures.
Ce qui se synchronise et ce qui ne se synchronise pas
| Synchronisations | Ne se synchronise pas |
|---|---|
| Nouveaux paiements de factures dans QuickBooks (lorsqu'une facture est payée) | Factures impayées (facture créée mais non encore payée) |
| Une dépense Guesty par ligne de facture admissible | Modifications, annulations ou suppressions de factures ou de paiement après la création du paiement |
| Lignes de dépenses par compte et par article sur la facture payée | Réapprovisionnement historique des factures payées plus anciennes |
| Lignes avec fournisseur, catégorie (sur une liste de facturation), montant et classe correspondants | Création des fournisseurs, catégories ou annonces manquants dans Guesty |
Ce flux de travail est unidirectionnel : QuickBooks → Guesty. Il ne réintègre pas les dépenses Guesty dans QuickBooks.
Comprendre le flux de données
- L'élément déclencheur : Le processus commence lorsqu'un nouveau paiement de facture est créé dans votre compte QuickBooks.
- Charger la facture payée : Le système lit le paiement de la facture, puis charge la facture QuickBooks correspondante et ses lignes de commande.
- Vérification du fournisseur : Le système vérifie que la facture est liée à un fournisseur dont le nom correspond exactement à celui d'un fournisseur dans Guesty. Si aucune correspondance n'est trouvée, le processus s'interrompt pour cette facture afin d'éviter la création de données incomplètes dans Guesty.
- Récupération des catégories et des annonces : L'intégration récupère les catégories de dépenses et les annonces de propriété depuis Guesty.
- Correspondance des lignes et des propriétés : Le flux de travail traite chaque ligne de facture pour faire correspondre le compte QuickBooks ou le nom de l'article avec une catégorie Guesty, et la classe QuickBooks avec un pseudo d'annonce Guesty.
- Évaluation du partage des coûts : Le système vérifie la catégorie correspondante par rapport à vos listes configurées « Catégories de dépenses PMC » et « Catégories de Facturation Propriétaire » afin de déterminer si Guesty doit créer une dépense PMC ou des factures du propriétaire.
- Création dans Guesty : Guesty crée une dépense pour chaque ligne admissible en utilisant les correspondances ci-dessous.
Cartographie des données de QuickBooks vers Guesty
| Données QuickBooks | Champ des dépenses Guesty |
|---|---|
| Date de transaction de la facture | Date de dépense |
| Catégorie correspondante | Catégorie |
| Montant de la ligne | Montant facturable |
| Devise | Devise |
| Fournisseur correspondant | Fournisseur |
| Numéro de document de facturation | ID de référence externe |
| Description de la ligne | Description |
| Classe (pseudo) | Annonce |