Le gestionnaire du statut des réservations payées est un agent qui repère les réservations entièrement payées mais dont le statut est toujours « Réservé » ou « En attente de paiement », et vous aide à les mettre à jour en « Confirmé ».
La mise à jour du statut de la réservation garantit l'exactitude de votre calendrier, de vos rapports et de vos données financières. Une fois la modification de statut approuvée, l'agent met à jour la réservation dans Guesty et la confirme sur le canal approprié. Cette action est irréversible.
Limites
Veuillez prendre connaissance des limitations suivantes avant d'utiliser l'agent de gestion du statut des réservations payantes :
- Blocages de calendrier : L’agent ne peut consulter que les réservations qui bloquent actuellement le calendrier de l’établissement. Si une réservation « Réservée » n’est pas bloquée dans le calendrier, l’agent ne peut pas la voir.
- Taille du cycle : Chaque cycle analyse toutes les réservations disponibles et en évalue jusqu’à 100. 60 créneaux sont réservés en priorité aux réservations dont la date d’arrivée est la plus proche, et les 40 créneaux restants sont utilisés pour traiter, en rotation, les réservations plus anciennes.
- Solde illisible : Si l’agent ne parvient pas à lire le solde d’une réservation, cela sera indiqué dans le rapport d’intervention. L’agent ne considère jamais qu’une réservation dont le solde est illisible nécessite une modification de statut.
Comprendre le rôle de l'agent gestionnaire du statut des réservations payées
L'agent de gestion du statut des réservations payées s'exécute automatiquement une fois par jour à 7 h 00 UTC. Il peut également être déclenché manuellement.
Lors de chaque exécution, l'agent effectue les opérations suivantes :
- Vérification des réservations dont le statut est « Réservé » ou « En attente de paiement ».
- Identification des réservations pour lesquelles le solde est nul. Un paiement partiel est insuffisant ; une réservation dont le solde est de zéro et qui n'a jamais été débitée est ignorée.
- L'agent suggère de modifier le statut de chaque réservation entièrement payée en « Confirmé », que vous devez approuver ou refuser individuellement.
L'ordre des opérations dépend du statut initial de la réservation :
- Pour les réservations dont le statut est « Réservé » : l’agent confirme d’abord la réservation sur le canal, puis met à jour le statut dans Guesty. Cet ordre est requis par les canaux de réservation.
- Pour les réservations dont le statut est « En attente de paiement » : l’agent met à jour le statut à « Confirmé » uniquement dans Guesty. La notification du canal de réservation ne peut pas être envoyée automatiquement. Le rapport d’exécution indiquera que le canal n’a pas été mis à jour afin que vous puissiez le contacter manuellement.
Note:
L'agent n'évalue pas les réservations ayant le statut « Demande de renseignements », « Confirmée », « Annulée », « Clôturée », « Refusée » ou « Expirée ».
Exécutez manuellement l'agent de gestion du statut des réservations payées
En plus de l'exécution planifiée, vous pouvez déclencher l'agent manuellement à tout moment depuis le hub Agents.
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez
Plateforme des agents . - Dans le sous-menu de gauche, cliquez sur Tous les agents .
- En haut, sélectionnez l'onglet Opérations .
- Cliquez sur la vignette Gestionnaire de statut des réservations payées .
- Sous « Lorsqu'il s'exécute », cliquez sur Exécuter maintenant .
Consultez les résultats et l'état de l'exécution dans le flux d'activité.
Consultez le flux d'activité
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez Plateforme des agents .
- Dans le sous-menu de gauche, cliquez sur Activité de l'agent .
- Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour consulter les détails du rapport dans le panneau latéral droit.
Comprendre l'état et les détails du rapport
Le rapport aura l'un des statuts suivants :
- Terminé : L'exécution s'est terminée avec succès.
- Action requise : Cette opération nécessite votre attention. Cela peut signifier qu’une modification de statut a échoué, qu’une approbation n’a pas été appliquée, qu’un canal n’a pas pu être notifié, qu’une approbation a été annulée ou que l’agent n’a pas pu évaluer les réservations.
Le rapport présente chaque élément signalé avec les détails suivants :
- Liste des réservations qui ont été mises à jour avec succès au statut « Confirmé ».
- Liste des réservations qui n'ont pas pu être notifiées automatiquement.
- Nombre de réservations encore en attente de vérification lors des prochains contrôles.
- Le nombre estimé de trajets nécessaires pour vérifier l'intégralité de votre carnet de réservations.
Avis et donner suite aux suggestions de changement de statut
Lorsque l'agent identifie des réservations pouvant être confirmées, il se met en pause et attend votre approbation. Vous disposez de 72 heures pour approuver ou refuser ces suggestions avant l'expiration du délai.
Approuver ou refuser les changements de statut
- Pour chaque réservation, examinez les détails sur la fiche, notamment le solde, le montant payé, les dates de séjour, la propriété et la source de réservation. Cliquez sur la réservation pour l'ouvrir.
- Choisissez l'une des options suivantes :
- Approuver : Modifie immédiatement le statut de la réservation à « Confirmée ».
- Refuser : La réservation est ignorée sans que son statut soit modifié. L’agent la reprendra lors de sa prochaine exécution.
- Tout approuver : Approuve toutes les modifications de statut proposées en une seule fois.
- Refuser tout : Refuse toutes les modifications de statut proposées en une seule fois.
Important:
L'approbation d'un changement de statut est immédiate et irréversible. Une réservation ne peut être remise à l'état « Réservée » ou « En attente de paiement » après confirmation.
Si vous n'approuvez ni ne refusez les suggestions dans un délai de 72 heures, elles expirent. Cliquer sur « Approuver » pour une suggestion expirée sera sans effet.