L'outil de suivi des relevés de propriétaire vous permet de contrôler l'état de vos propriétaires pour une période donnée. Il vous offre un aperçu rapide du nombre de relevés prêts pour la clôture de fin de mois et vous aide à identifier ceux qui nécessitent une attention particulière.
Cet agent est en lecture seule. Il comptabilise les relevés par statut et calcule un pourcentage de disponibilité, mais il ne modifie pas le statut d'un relevé, n'envoie pas de relevés aux responsables et ne crée pas de tâches.
Limites
Veuillez prendre note des limitations suivantes avant d'utiliser l'agent de préparation des relevés de propriétaire :
- Autorisations : Vous devez avoir accès aux fonctionnalités de comptabilité et de gestion financière des propriétaires de Guesty pour que l'agent puisse renvoyer des résultats.
- Lecture seule : l’agent n’approuve, n’envoie ni n’archive vos relevés.
- Relevés en cours de génération : les relevés qui sont encore en cours de génération ou de régénération peuvent apparaître en dehors du calcul principal de l’état de préparation.
Comprendre l'agent de préparation des relevés de propriétaire
Le module de vérification des relevés de propriétaire s'exécute automatiquement le 5 de chaque mois et examine les propriétaires du calendrier précédent. Il peut également être lancé manuellement.
À chaque exécution, l'agent examine vos relevés de propriétaire pour la période sélectionnée et établit le rapport suivant :
- Analyse le nombre total de relevés de propriétaire pour la période.
- Catégorise les déclarations selon leur statut : « En attente », « Approuvées », « Signalées » et « Archivées ».
- Calcule un pourcentage de disponibilité en fonction du nombre de déclarations approuvées.
- Fournit une liste de toutes les déclarations signalées qui nécessitent un examen.
Découvrez les statuts de relevés.
L'agent catégorise les déclarations selon les statuts suivants :
- En attente : La déclaration a été générée mais n'est pas encore approuvée.
- Approuvée : La déclaration est approuvée.
- Signalée : Cette déclaration doit être examinée avant de pouvoir être approuvée.
- Archivée : La déclaration est archivée et n'est pas incluse dans le calcul de l'état de préparation.
Découvrez le calcul du pourcentage de disponibilité.
Le pourcentage de disponibilité est calculé à l'aide de la formule suivante :
Taux de préparation % = Approuvé ÷ (En attente + Approuvé + Signalé)
Les déclarations « archivées » figurent dans le rapport, mais ne sont pas incluses dans le calcul du taux de préparation. S'il n'y a aucune déclaration « en attente », « approuvée » ou « signalée » pour la période, le taux de préparation est indiqué comme « non applicable ».
Par exemple, si vous avez 4 déclarations « Approuvées », 92 « En attente » et 0 « Signalées », le calcul est 4 ÷ (92 + 4 + 0) = 4,2 % .
Exécutez manuellement l'agent de préparation du relevé du propriétaire.
Outre l'exécution planifiée, vous pouvez déclencher l'agent manuellement à tout moment pour vérifier une période personnalisée ou obtenir un instantané mis à jour. Si vous exécutez l'agent manuellement sans choisir de période personnalisée, il utilisera par défaut le mois calendrier précédent.
Pour exécuter l'agent manuellement
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez
Plateforme des agents. - En haut, sélectionnez l'onglet Comptabilité.
- Cliquez sur la vignette « Préparation du relevé du propriétaire ».
- Sous « Lorsqu'il s'exécute », cliquez sur Exécuter maintenant.
Consultez les résultats et l'état de l'exécution dans le flux d'activité.
Consultez le flux d'activité comptable
Suivez les étapes ci-dessous pour consulter votre fil d'activité.
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez Plateforme des agents.
- Dans le sous-menu de gauche, cliquez sur Espaces de travail puis sélectionnez Activité comptable.
- Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour consulter les détails du rapport dans le panneau latéral droit.
Comprendre l'état et les détails du rapport
Le rapport aura l'un des statuts suivants :
- Terminé : L'exécution de l'agent s'est déroulée avec succès et aucune déclaration n'a été signalée.
- Action requise : L'agent a trouvé une ou plusieurs déclarations avec le statut « Signalé ».
Le rapport pour chaque exécution comprend les détails suivants :
- La période examinée
- Le nombre total de relevés scannés
- Le nombre de déclarations « En attente », « Approuvées », « Signalées » et « Archivées ».
- Le pourcentage de préparation
- Liste des relevés signalés, incluant le nom du propriétaire, le(s) nom(s) de l'annonce et la période du relevé.
Résoudre les déclarations signalées
Si une exécution a le statut « Action requise », vous devez examiner les instructions signalées afin de résoudre tout problème sous-jacent avant de les approuver.
Pour résoudre les déclarations signalées
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur l'
Comptabilité pour ouvrir le menu déroulant. - Sous Comptabilité du Propriétaire, sélectionnez Relevés du Propriétaire.
- Filtrez l'affichage pour ne montrer que les relevés ayant le statut « Signalé ».
- Examinez chaque relevé signalé et corrigez les transactions sous-jacentes si nécessaire. En savoir plus sur la validation des relevés des propriétaires.
- Une fois corrigé, approuvez le relevé.
- (Facultatif) Relancez l'agent manuellement pour obtenir un instantané de préparation mis à jour.
Foire aux questions
Cet agent envoie-t-il des relevés aux propriétaires ?
Non. L'agent est en lecture seule et ne fait que signaler la disponibilité de vos relevés.
Puis-je vérifier une période autre que le mois dernier ?
Oui. Lorsque vous exécutez l'agent manuellement, vous pouvez indiquer une date de début et une date de fin pour vérifier une période personnalisée. Si vous ne saisissez pas les dates, le calendrier précédent sera utilisé par défaut.
Pourquoi mon pourcentage de disponibilité est-il faible alors qu'aucun signalement n'est effectué ?
Le pourcentage de disponibilité est calculé en fonction du nombre de déclarations « Approuvées » par rapport au total. Les déclarations « En attente » sont déduites du pourcentage de disponibilité ; celui-ci augmentera donc à mesure que davantage de déclarations passeront du statut « En attente » à celui de « Approuvées ».
Pourquoi l'agent n'apparaît-il pas dans mon compte ?
Cet agent nécessite l'activation des fonctionnalités de comptabilité Guesty sur votre compte. Si vous pensez avoir droit à cet accès, veuillez contacter Assistance Guesty.