L'agent d'alerte de renouvellement de contrat Propriétaire vous permet d'anticiper l'expiration des contrats de gestion des propriétaires en analysant les documents contractuels chaque semaine afin de détecter les expirations à venir et en prenant automatiquement des mesures avant que les contrats ne soient caducs.
Contrairement aux agents en lecture seule, cet outil agit directement sur votre compte Guesty en envoyant des communications aux propriétaires et en créant des tâches administratives. Il ne crée, ne modifie ni ne supprime de contrats.
Note:
Cet agent communique avec votre compte en envoyant des courriels et en créant des tâches en votre nom. Chaque contrat n'est signalé qu'une seule fois : un système de suivi interne permet de conserver les contrats traités, évitant ainsi de recevoir des rappels en double.
Limites
- Dépendance aux documents : Seuls les propriétaires ayant au moins un document de type contrat joints à leur profil sont inclus dans l’analyse globale du compte.
- Routage automatique des actions : vous ne pouvez pas choisir manuellement entre une action par e-mail ou une action de tâche ; le résultat est strictement déterminé par l’existence d’une conversation dans la boîte de réception avec le propriétaire.
- Durée de traitement des comptes volumineux : Les comptes comportant de nombreux propriétaires et des historiques de contrats importants peuvent connaître des temps de traitement plus longs, car chaque enregistrement est analysé individuellement.
Comprendre l'agent d'alerte de renouvellement de contrat du propriétaire
L'agent d'alerte de renouvellement de contrat du propriétaire s'exécute automatiquement une fois par semaine à intervalles réguliers. Il analyse vos données des propriétaires et contractuelles existantes, sans aucune configuration ni saisie initiale.
Lors de chaque exécution, l'agent effectue les opérations suivantes :
- Analyse chaque profil de propriétaire et chaque document contractuel du compte pour identifier les expirations à venir pendant la période d'avis .
- Vérifie s'il existe une conversation avec le propriétaire dans votre boîte de réception Guesty .
- Envoie un e-mail de rappel de renouvellement via la conversation existante, ou crée une tâche administrative de suivi pour votre équipe si aucune conversation préalable n'existe.
- Indique que le contrat a été notifié afin d'éviter les envois redondants lors des prochaines exécutions planifiées ou manuelles .
Exécutez manuellement l'agent d'alerte de renouvellement de contrat du propriétaire.
En plus de l'exécution hebdomadaire programmée, vous pouvez déclencher une vérification à la demande à tout moment depuis le hub des agents et ajuster éventuellement la fenêtre d'avis (de 1 à 12 mois avant l'expiration ; la valeur par défaut est de 3 mois).
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez
Plateforme des agents. - En haut, sélectionnez l'onglet Relations Propriétaire.
- Cliquez sur la vignette d'alerte de renouvellement du contrat du Propriétaire.
- (Facultatif) Configurez la durée souhaitée de la fenêtre de notification (1 à 12 mois).
- Sous « Lorsqu'il s'exécute », cliquez sur Exécuter maintenant.
Consultez les résultats et l'état de l'exécution dans le flux d'activité.
Consulter le flux d'activité
Suivez les étapes ci-dessous pour consulter votre fil d'activité.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez Plateforme des agents.
- Dans le sous-menu de gauche, sélectionnez Activité de l'agent.
- Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour consulter les détails du rapport dans le panneau latéral droit.
Comprendre l'état et les détails du rapport
Chaque exécution renvoie un résumé des actions effectuées sur votre compte:
- Propriétaires analysés : Nombre total de profils de propriétaire vérifiés pendant l’exécution.
- Courriels de renouvellement envoyés : Contrats pour lesquels une conversation existante dans la boîte de réception a été trouvée et un e-mail de rappel automatique a été envoyé.
- Tâches de repli créées : Contrats pour lesquels aucune conversation existante n’a été trouvée, ce qui a entraîné une tâche administrative pour une prise de contact directe avec l’équipe.
- Déjà notifiés (ignorés) : Contrats déjà traités lors d’exécutions précédentes ; aucune notification en double n’a été générée.
- Échec de l'envoi/de la création : Contrats pour lesquels la prise de contact a échoué en raison de problèmes système temporaires. Ces enregistrements ne sont pas marqués comme notifiés et feront l'objet d'une nouvelle tentative lors de la prochaine exécution.
Avisez les éléments signalés et prenez les mesures nécessaires.
Consultez le rapport d'activité généré pour suivre les actions de sensibilisation menées et assurer le suivi des tâches créées.
Le filtre a créé des tâches d'administration pour attribuer les suivis des propriétaires aux membres d'équipe concernés, garantissant ainsi une communication directe avec les propriétaires n'ayant pas de conversations actives dans la boîte de réception.
Pour en savoir plus, consultez les articles de notre centre d'aide :