L'agent de détection des tâches obsolètes vous aide à identifier et à nettoyer les tâches automatisées fréquemment créées mais rarement terminées, réduisant ainsi l'encombrement dans le flux de travail de votre équipe.
Il s'agit d'un agent en lecture seule, ce qui signifie qu'il ne fait que fournir des recommandations et ne ferme, ne modifie ni ne réaffecte une tâche de lui-même.
Limites
- Le rapport identifie les tâches uniquement par leur titre. Il ne mentionne ni ne renvoie à l'automatisation, au modèle ou à la configuration qui les ont créées.
- L'agent ne nomme pas les propriétés individuelles et n'y fait pas référence. Les propriétés apparaissent uniquement sous forme de nombre. Par exemple : « 4 propriétés au total ».
- Deux types de tâches sont exclus de l'analyse :
- Tâches à réaliser dans un délai flexible.
- Tâches liées à une réservation à venir.
- L'analyse porte sur les tâches ouvertes jusqu'à une limite de page. Si cette limite est atteinte, le rapport indique que le classement est basé sur un échantillon du tableau. Dans le cas contraire, l'analyse est terminée.
Comprendre l'agent détecteur de tâches obsolètes
L'agent s'exécute automatiquement une fois par semaine, tous les lundis à 8h00. Vous pouvez également le déclencher manuellement à tout moment.
Lors de chaque exécution, l'agent :
- Analysez toutes les tâches ouvertes sur vos propriétés.
- Regroupez les tâches par titre, à l'exclusion de celles qui se trouvent dans un délai flexible ou qui sont liées à une réservation à venir.
- Classez les intitulés de tâche en fonction du nombre de tâches non terminées qui leur sont associées. En cas d'égalité entre deux intitulés, celui qui comporte le plus de tâches en retard est prioritaire.
- Générez un rapport des titres des tâches signalées. Chaque titre inclut un lien vers une tâche représentative, extraite de la propriété où elle est restée ouverte le plus longtemps.
Important:
Le classement est basé sur le volume, et non sur l'ancienneté. Un logiciel très ancien avec peu de tâches ne sera pas mieux classé qu'un logiciel plus récent avec de nombreuses tâches.
Exécutez manuellement le détecteur de tâches obsolètes.
En plus de l'exécution planifiée, vous pouvez déclencher l'agent manuellement à tout moment depuis le hub Agents.
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez
Plateforme des agents. - En haut, sélectionnez l'onglet Opérations.
- Cliquez sur la vignette du détecteur de tâches obsolètes.
- Sous « Lorsqu'il s'exécute », cliquez sur Exécuter maintenant.
Consulter le flux d'activité
Suivez les étapes ci-dessous pour consulter votre fil d'activité.
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez Plateforme des agents.
- Dans le sous-menu de gauche, cliquez sur Activité de l'agent.
- Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour consulter les détails du rapport dans le panneau latéral droit.
Comprendre l'état et les détails du rapport
Chaque partie se termine par l'un des quatre résultats suivants :
-
« Constatations » : Un ou plusieurs titres de tâche sont signalés. Le résumé indique le nombre de titres signalés et met en évidence le plus problématique. La vue détaillée liste jusqu’à 25 titres signalés. Pour chacun d’eux, vous voyez :
- Le titre de la tâche. Par exemple : « Inspection mensuelle ».
- Le nombre de tâches non terminées sous ce titre.
- Le nombre de propriétés concernées, sous forme de décompte.
- Le nombre de jours de retard pour la tâche la plus ancienne.
Ce résultat est marqué « À traiter » si un titre représente 40 % ou plus de toutes les tâches inachevées signalées, ou si une tâche signalée a plus de 30 jours de retard. Sinon, il est marqué « Terminé ».
- "Examiné, aucun élément qualifié" : L'agent a vérifié les tâches, mais aucune n'a atteint le seuil requis pour être signalée.
- "Aucune tâche ouverte" : Il n'y a aucune tâche ouverte sur le tableau pour cette exécution, il n'y a donc rien à signaler.
- « Impossible de lire la liste des tâches » : L’exécution ne peut pas accéder à la liste des tâches. Cela signifie généralement que les autorisations de tâches sont manquantes ou révoquées.
Seuls les résultats « Constatations » et « Liste des tâches illisible » peuvent être marqués comme « Nécessite une attention particulière ».
Avisez les tâches signalées et y donner suite
Une seule action est recommandée : aviser les titres signalés. L’agent ne clôture, ne réaffecte, ne reprogramme, ne retire ni ne supprime aucun dossier en votre nom.
Pas à pas:
- Identifiez un titre de tâche qui génère un grand nombre de tâches inachevées.
- Cliquez sur le lien du rapport pour ouvrir la tâche correspondante. Pour identifier l'élément à l'origine de ces tâches, consultez vos règles de tâche automatisées .
- Une fois la source trouvée, modifiez ou désactivez l'automatisation pour éviter qu'elle ne crée des tâches inutiles à l'avenir.