Des coordonnées bancaires manquantes ou obsolètes peuvent retarder les versements mensuels. Notre agent de recouvrement des paiements aide les propriétaires à mettre à jour ces informations en analysant les profils, en préparant des courriels de rappel pour les propriétaires dont les coordonnées sont incomplètes et en envoyant ces rappels après votre approbation.
Note:
Activez le module Portail des propriétaires dans votre compte pour utiliser cet agent.
Comprendre les détails de paiement du propriétaire et l'agent de recouvrement
L'agent s'exécute automatiquement le 20 de chaque mois, ou vous pouvez le déclencher manuellement à tout moment. À chaque exécution, l'agent effectue les actions suivantes :
- Analyse tous les profils de propriétaires actifs.
- Vérifie si les coordonnées bancaires de paiement des propriétaires sont fournies, y compris les champs d'adresse pour les virements ACH.
- Un e-mail de rappel vous sera envoyé pour approbation si les informations de paiement sont manquantes et qu'une conversation en boîte de réception existe avec le propriétaire concerné. En l'absence de conversation, l'agent indiquera le nom du propriétaire afin que vous puissiez le contacter directement.
- Envoie l'e-mail de rappel approuvé contenant les informations manquantes.
- Ajoute une note au profil du propriétaire après l'envoi d'un rappel.
Limites
- Rappels par e-mail : Seuls les propriétaires ayant déjà une conversation en boîte de réception reçoivent des courriels de rappel. Contactez les autres propriétaires manuellement.
Expéditeur de l'e-mail : L'agent utilise l'e-mail du compte par défaut comme expéditeur.
Note de rappel : L'agent ajoute la mention « Rappel envoyé » au profil du propriétaire uniquement après l'envoi du rappel approuvé.
Exécutez manuellement le collecteur de détails de paiement du propriétaire
Déclenchez l'agent manuellement à tout moment depuis le hub Agents, en plus de son exécution mensuelle programmée.
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez
Plateforme des agents. - En haut, sélectionnez l'onglet Relations Propriétaire.
- Cliquez sur la vignette de collecte des détails de paiement du Propriétaire.
- Cliquez sur Exécuter maintenant.
Les approbations requises apparaissent sous forme de fiches en haut de l'espace Agents.
Consultez le flux d'activité de l'agent
Vous pouvez consulter les résultats et l'état de chaque exécution dans le flux d'activité de l'agent.
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, sélectionnez Plateforme des agents.
- Dans le sous-menu de gauche, cliquez sur Activité de l'agent.
- Cliquez sur la ligne correspondante portant le nom de l'agent pour consulter les détails du rapport dans le panneau latéral.
Lorsque l'agent identifie un propriétaire dont les informations de paiement sont incomplètes et pour lequel une conversation existe déjà dans la boîte de réception, il crée un brouillon de rappel et affiche une fiche d'information dans les détails du rapport.
À partir de la fiche d'information, vous pouvez effectuer l'une des actions suivantes :
- Approuver : Envoie l'e-mail au propriétaire tel que rédigé.
- Modifier : Permet de modifier le message avant de l'approuver et de l'envoyer.
- Refuser : Empêche l'envoi d'un e-mail de rappel.
Si vous ne répondez pas dans les deux jours, la suggestion expire et aucun rappel n'est envoyé.
Important:
Le statut « Terminé » dans le flux d'activité ne signifie pas systématiquement qu'un e-mail de rappel a été envoyé. Si le propriétaire n'a pas de conversation en cours dans la boîte de réception, l'agent marque la tâche comme « Terminée » afin que vous puissiez assurer le suivi directement.
Comment les propriétaires soumettent les détails de paiement
Les propriétaires fournissent leurs informations de paiement de l'une des manières suivantes :
- Les propriétaires qui utilisent régulièrement le Portail des propriétaires peuvent mettre à jour eux-mêmes leurs informations de paiement au sein du portail .
- Les propriétaires qui ne se connectent pas au Portail des propriétaires reçoivent un lien direct et sécurisé pour soumettre les informations. Guesty ne stocke ni ne transmet jamais les informations de paiement en clair.