Offrez aux propriétaires une plus grande flexibilité en ajoutant des personnes de confiance comme contacts supplémentaires à leur Portail des propriétaires. Ces contacts peuvent accéder aux informations du portail et les gérer au nom du propriétaire. Il est désormais possible d'ajouter un contact supplémentaire à plusieurs entités propriétaires. Grâce à notre nouvelle expérience de connexion centralisée et de changement de propriétaire, les contacts supplémentaires bénéficient d'un accès unifié et sécurisé à tous les portails liés.
Avant de commencer
Note:
Chaque contact supplémentaire utilise une seule adresse e-mail pour accéder à tous les comptes du Portail des propriétaires. Il n'est donc plus nécessaire de créer une adresse e-mail distincte pour chaque portail. Un même contact peut être invité à plusieurs comptes propriétaires avec une seule adresse e-mail.
- Les contacts supplémentaires disposent des mêmes autorisations que le propriétaire et peuvent consulter, mettre à jour ou gérer les informations du portail, les réservations et les détails financiers.
- Il n'existe aucune restriction de rôle prédéfinie pour les contacts supplémentaires. Toutes les fonctionnalités visibles par le propriétaire sont accessibles aux contacts supplémentaires.
- Utilisez des noms de rôle descriptifs (comme « Comptable », « Assistant » ou « Gestionnaire immobilier ») pour clarifier le rôle de chaque contact.
Conseil:
Surveillez l'activité du portail à l'aide des outils de reporting standard. Communiquez directement les responsabilités aux autres contacts afin de définir les attentes.
Accès centralisé pour les contacts supplémentaires
Avec le nouveau pilote :
- Accès unifié : les contacts supplémentaires n’ont besoin de se connecter qu’une seule fois pour accéder à tous les comptes du Portail des propriétaires associés à leur e-mail. Une fois connectés, ils peuvent utiliser le menu déroulant « Sélecteur de Propriétaire » pour passer d’une entité propriétaire à l’autre, comme plusieurs SARL ou propriétaires. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les comptables et les gestionnaires qui gèrent plusieurs portefeuilles.
- Intégration simplifiée : la première invitation au Portail des propriétaires permet au contact de définir son mot de passe. Les invitations suivantes nécessitent simplement une confirmation, réduisant ainsi le nombre d’étapes d’intégration pour les contacts ayant accès à plusieurs propriétaires.
Créer et gérer des contacts supplémentaires
Pour ajouter un contact supplémentaire :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu latéral, cliquez sur
Opérations pour ouvrir le menu déroulant. - Sous Portefeuille, sélectionnez Propriétaires.
- Sélectionnez l'entité propriétaire concernée.
- Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Contacts supplémentaires.
- Cliquez sur + Ajouter un contact.
- Veuillez saisir les informations de contact pertinentes et utiliser un nom de rôle pour plus de clarté.
- Activez le bouton pour accéder au Portail des propriétaires et envoyer une invitation par e-mail. Vous pouvez également le faire ultérieurement.
- Cliquez sur Enregistrer.
Une fois qu'un contact supplémentaire est invité :
- Ils reçoivent une invitation par e-mail. La première invitation leur permet de définir leur mot de passe et de se connecter. Pour les portails suivants, ils reçoivent une simple invitation à accepter.
- Les contacts peuvent accéder à plusieurs comptes du Portail des propriétaires avec un seul ensemble d'informations d'authentification et passer d'une entité propriétaire à une autre.
Gérer les contacts supplémentaires existants
- Filtrer : Rechercher des contacts par nom, e-mail, rôle ou statut d'accès.
- Accorder l'accès : activez ou désactivez le bouton « Accès au portail » pour accorder ou révoquer l'accès, puis confirmez dans la fenêtre contextuelle.
- Envoyer l'invitation : Cliquez sur « Envoyer l'invitation » pour renvoyer l'e-mail d'inscription. Copiez le lien d'invitation si vous préférez l'envoyer par un autre canal de communication.
- Modifier ou supprimer : cliquez sur l’icône d’actions à côté du contact et choisissez votre action. Confirmez dans la fenêtre contextuelle.
Important :
Vous ne pouvez pas modifier l'adresse e-mail d'un contact supplémentaire après sa création. Pour la modifier, supprimez le contact et ajoutez-en un nouveau avec l'adresse e-mail correcte.
Réservations du Propriétaire comme contact supplémentaire
Lorsque des contacts supplémentaires créent des réservations dans le Portail des propriétaires, ils peuvent choisir :
- Réservation du propriétaire – Étiquetée comme créée par le propriétaire.
- Réservation propriétaire-invité – Étiquetée comme un séjour chez le propriétaire, le propriétaire étant le voyageur.
Les réservations effectuées par des contacts supplémentaires ne sont pas signalées séparément. Elles apparaissent comme ayant été créées par l'entité propriétaire.
