Comprendre le langage technique de Guesty Accounting vous permet de gérer vos finances avec précision et de communiquer clairement avec les propriétaires et les fournisseurs. Cet article définit les principaux termes que vous rencontrerez lors de l'utilisation de cette fonctionnalité.
Concepts fondamentaux de la comptabilité
Ces termes fondamentaux définissent la manière dont Guesty traite et organise vos données financières.
Comptabilité fiduciaire
La loi impose aux entreprises de conserver les fonds appartenant à des tiers sur un compte bancaire spécifique appelé « compte de dépôt ». Dans le secteur de l'hôtellerie, les fonds des voyageurs sont conservés sur ce compte jusqu'à leur transfert à l'entreprise de gestion de propriété, aux propriétaires, aux autorités fiscales ou aux prestataires tiers.
Comptabilité d'exercice
La comptabilité d'exercice est une méthode comptable qui enregistre les recettes et les dépenses au moment de la prestation du service, indépendamment de la date de réception du paiement. Cela vous permet d'enregistrer les revenus dès l'arrivée et de gérer les dépenses, comme les paiements aux fournisseurs, avant même que le paiement du voyageur soit réglé.
Base de trésorerie
La comptabilité de trésorerie enregistre les recettes et les dépenses uniquement après la réception du paiement et la prestation du service. Par exemple, si vous comptabilisez les revenus à l'arrivée du voyageur mais que celui-ci n'a pas encore payé, vous ne pouvez pas régler le prestataire de nettoyage tant que le paiement du voyageur n'est pas crédité sur votre compte Guesty.
Reconnaissance des revenus
La Reconnaissance des revenus désigne le moment précis où les transactions sont enregistrées dans votre système comptable et vos états financiers. La date de comptabilisation détermine la date à laquelle une transaction apparaît dans vos registres et sur les relevés du propriétaire, même si la date de paiement du voyageur est différente.
Période comptable bloquée
Cette fonction de conformité empêche toute modification des transactions après la clôture d'un exercice comptable. Le verrouillage des périodes réduit le risque d'erreurs dans les rapports antérieurs. Une fois verrouillées, seules les personnes disposant des droits Administrateur peuvent modifier ces transactions.
Livres de comptes et registres
Utilisez ces outils pour suivre les transactions individuelles et la santé globale de votre entreprise.
Général livre
Le général livre est l'outil central permettant de suivre et de gérer toutes les transactions financières de votre entreprise. Il fournit des enregistrements détaillés, organisés par différents comptes et dimensions.
folio comptable
Un folio comptable enregistre les transactions au débit et au crédit pour chaque compte par réservation. Il comprend quatre sections principales :
Dépôt anticipé : Fonds versés par le voyageur sur le compte fiduciaire et qui n’ont pas encore été distribués à d'autres comptes.
Comptes fournisseurs : Un compte de passif qui suit ce que votre entreprise doit à des tiers, tels que les fournisseurs, les autorités fiscales, les plateformes de réservation en ligne ou le PMC.
Propriétaires : Transactions liées au propriétaire de la propriété.
Espèces : Représente les flux financiers entrants et sortants de votre compte de fiducie pour une réservation spécifique.
Journal de publication
Le journal des écritures est un registre centralisé permettant de consulter, trier et télécharger toutes les transactions de votre système. Utilisez-le pour gérer les écritures comptables de l'ensemble de votre comptabilité.
Rapprochement bancaire
Le processus de rapprochement bancaire vérifie que les montants enregistrés dans Guesty correspondent à l'activité réelle de votre compte bancaire. Il garantit que le solde de trésorerie de votre système reflète fidèlement les fonds actuellement disponibles sur votre compte bancaire.
Transactions et écritures
Ces termes décrivent les différentes manières dont les données financières entrent dans le système.
Entrée de journal
Une écriture comptable enregistre une transaction financière selon le principe de la comptabilité en partie double. Chaque écriture comporte deux aspects. Par exemple, l'enregistrement d'un paiement à un fournisseur montre une sortie de trésorerie et une modification du solde du compte fournisseur. Utilisez les écritures comptables pour les ajustements manuels, en sélectionnant les comptes débiteurs et créditeurs.
Transaction
Dans Guesty, une transaction correspond à une catégorie prédéfinie d'écriture comptable. Lorsque vous saisissez les informations relatives à votre entreprise, Guesty crée automatiquement les écritures comptables correspondantes.
Inversion de journal
Une écriture de contrepassation supprime une transaction de vos enregistrements comptables. Cela empêche la transaction d'apparaître dans vos soldes ou vos rapports.
Décaissement
Un décaissement correspond à un paiement de fonds de votre compte de fiducie aux propriétaires, aux fournisseurs ou au gestionnaire de projet. Il représente la sortie de trésorerie destinée à régler les soldes impayés.
Facturer au Propriétaire
Une facture au propriétaire correspond à une transaction facturée à un propriétaire à une date de comptabilisation précise. Elle implique souvent un partage des revenus entre le gestionnaire de projet et un fournisseur et peut être ponctuelle ou récurrente.
Dépenses du Propriétaire
Une dépense imputée au propriétaire correspond à une transaction réglée à un fournisseur à une date de comptabilisation précise, et dont le montant est facturé au gestionnaire de projet ou au propriétaire. Cette facture peut être ponctuelle ou récurrente.
Gestion des revenus des Propriétaires
Gérez vos relations avec les propriétaires en utilisant ces termes financiers spécifiques.
Modèle d'entreprise
Les modèles d'affaires définissent comment le système calcule et répartit les frais et dépenses entre votre entreprise, le propriétaire ou un fournisseur. Vos factures, rapports et relevés dépendent tous de la configuration de votre modèle d'affaires.
Relevé du propriétaire
Un relevé du propriétaire est un document financier récapitulant les transactions d'un propriétaire donné sur une période déterminée. Il comprend les revenus de réservation, les dépenses payées par le propriétaire et les paiements qui lui sont imputés.
Revenu locatif net (NRI)
Le revenu locatif net est le montant de base utilisé par Guesty pour calculer les commissions et les revenus des propriétaires. Par défaut, il inclut le tarif d'hébergement, mais vous pouvez le personnaliser en y ajoutant des éléments tels que les frais et les taxes.
Commission du canal
La commission du canal correspond aux frais facturés par les plateformes de réservation pour la facilitation des réservations. La commission prédéduite est celle que le canal perçoit directement sur le paiement du voyageur avant de vous reverser le solde restant.
Fonds de roulement
Le fonds de roulement est l'argent utilisé pour financer les opérations et faire face aux obligations à court terme.
Fonds de roulement contractuel : Montant fixe convenu avec un propriétaire, retenu à titre de garantie pour les réparations ou la liquidité.
Fonds de roulement disponibles : Le solde actuel et dynamique du sous-compte de fonds de roulement, qui évolue selon les mouvements de fonds entre les comptes.
Organisation des données
Organisez vos informations financières pour obtenir de meilleurs rapports et une analyse plus approfondie.
Dimensions
Les dimensions comptables sont des attributs utilisés pour classer les données financières en détail. Elles permettent de segmenter les informations au-delà des comptes traditionnels pour obtenir des rapports plus précis.
Catégorie
Une catégorie est une classification générale utilisée pour organiser les données financières en fonction de leurs caractéristiques communes.
Plusieurs comptes de trésorerie
Grâce à la configuration des plusieurs comptes de trésorerie , vous pouvez enregistrer les versements et ajouter les paiements des propriétaires pour des comptes bancaires spécifiques. Cela permet de séparer les transactions afin d'éviter le mélange des fonds et de rapprocher chaque compte individuellement.