Utilisez cette foire aux questions pour comprendre comment fonctionnent le folio de voyageurs, les résolutions Airbnb et les ajustements comptables dans Guesty.
folio de voyageurs : généralités et réservations
Les tarifs par nuit sont bloqués au moment de la réservation afin de garantir l'intégrité de celle-ci. Si un canal ne transmet pas de données tarifaires précises, Guesty utilise la répartition des prix affichés dans votre calendrier au moment de la réservation pour calculer le montant total. Par exemple, si un voyageur réserve un séjour de trois nuits à 600 $ et que vos tarifs du calendrier étaient de 100 $, 200 $ et 300 $, Guesty applique ces mêmes pourcentages (16 %, 33 % et 50 %) au montant effectivement payé.
Guesty calcule les majorations et les réductions en fonction du tarif d'hébergement indiqué dans votre compte Guesty . Ce calcul peut légèrement différer de celui du canal de réservation. Ces informations internes sont fournies à titre indicatif et n'apparaissent pas sur la facture du voyageur.
Guesty affiche les taxes comme des lignes de facture distinctes à des fins comptables. Booking.com incluant les taxes dans le tarif d'hébergement, Guesty déduit automatiquement le montant de la taxe et l'affiche séparément afin de garantir l'exactitude de vos enregistrements.
Cela se produit généralement si une taxe ou des frais ont été mis à jour après la réservation ou en cas de problème de synchronisation. Si vous avez récemment modifié le paramètre de taxe en " % par séjour ", le système peut recalculer le total. Pour Booking.com, Guesty sépare souvent les taxes qui étaient auparavant incluses dans le "Tarif d'hébergement". Consultez la section "Éléments ajustés" du détail de la facture pour vérifier si un recalcul automatique de la taxe a eu lieu. Vous devrez peut-être ajuster manuellement la facture pour qu'elle corresponde au total du canal.
Une fois la facture voyageur générée, il est impossible de la modifier. Vous ne pouvez pas supprimer d'articles, mais vous pouvez ajuster le folio de voyageurs pour ramener une valeur à zéro ; l'article correspondant restera toutefois visible sur la facture. Si vous modifiez le folio de voyageurs, vous devez envoyer un nouveau lien vers la facture au voyageur, car le lien d'origine est statique et ne se met pas à jour.
Le folio de voyageurs constitue un document financier permanent. Bien qu'il soit impossible de supprimer une ligne, vous pouvez en ajuster le prix ou ajouter une nouvelle ligne avec une valeur négative pour compenser le coût.
Il est impossible de fixer manuellement le tarif d'hébergement à zéro si la réservation comporte des ajustements en pourcentage, tels que des coupons, des majorations ou des commissions. Dans ce cas, veuillez contacter l'Assistance Guesty en indiquant l'identifiant de la réservation et le nom du voyageur afin que notre équipe puisse effectuer une modification côté serveur.
La modification du folio de voyageurs est une simple opération d'enregistrement et n'entraîne pas de virement bancaire. Si vous réduisez le prix pour appliquer un remboursement, vous devez également traiter manuellement ce remboursement via votre processeur de paiement dans la section "Paiements" de la réservation afin de corriger le statut "trop payé".
Les frais supplémentaires configurés pour être déduits du prix du tarif d'hébergement sont liés à ce dernier et ne peuvent être modifiés directement. Pour les annuler, ajustez le Tarif d'hébergement en ajoutant le montant des frais comme valeur positive, puis ajoutez une nouvelle ligne de Frais supplémentaires avec le montant des frais comme valeur négative.
Centre de résolution Airbnb (ARC)
Airbnb ne propose pas de synchronisation en temps réel des résolutions. Guesty récupère ces données une fois par jour ; par conséquent, une résolution clôturée peut mettre entre 24 et 48 heures à apparaître. Seules les résolutions « Clôturées » sont synchronisées ; les demandes en attente ou les résolutions gérées par une autre personne que le propriétaire du compte Airbnb associé n’apparaîtront pas.
Une fois le litige résolu, une ligne « Centre de résolution Airbnb » est automatiquement ajoutée. Un montant négatif indique un remboursement de l'hôte, tandis qu'un montant positif indique une demande de paiement du voyageur. Cette transaction apparaît également dans la section Paiements de la réservation.
Ne modifiez pas manuellement le montant de l'ARC dans Guesty, car cette modification ne sera pas synchronisée avec Airbnb. Ouvrez plutôt un nouveau dossier directement dans le Centre de résolution Airbnb. Tout montant supplémentaire accordé sera synchronisé avec Guesty sous forme de nouveau montant.
Déclarations comptables et des propriétaires
La date de réalisation détermine la date de comptabilisation des revenus dans vos états financiers et relevés de propriétaire. Pour une comptabilité rigoureuse, vérifiez le modèle économique correspondant et appliquez la même logique à la date de comptabilisation (à l'arrivée, à la sortie ou de façon quotidienne). Si cela s'avère impossible, retrouvez l'élément d'origine dans le sous-grand livre PMC du folio comptable et utilisez la même date répertoriée.
Lors de l'ajout ou de la modification d'un élément de réservation, sélectionnez « Répartir le montant par nuit » dans la fenêtre contextuelle. Cela répartit la valeur sur toutes les nuits de la réservation. Si une réservation s'étend sur deux mois, les revenus seront répartis entre les relevés du propriétaire pour chaque mois, au prorata du nombre de nuits dans chacun.
Lorsque vous ajoutez ou modifiez une ligne taxable, Guesty recalcule automatiquement les taxes correspondantes. Pour éviter tout recalcul involontaire des taxes définies en « % du séjour », nous vous recommandons d’annuler la transaction ou d’ajouter une écriture comptable manuelle plutôt que de modifier le folio de voyageurs.
Cela se produit généralement pour deux raisons. Si la période est « Verrouillée », vous devez cliquer sur « Retraiter la Réservation » après avoir effectué la modification. Sinon, si la date de réalisation sélectionnée se situe dans un autre mois, la modification apparaîtra sur le relevé de ce mois-là.
Guesty Accounting est un système de comptabilité en partie double. Lorsque vous modifiez un montant facturé à un client, le système effectue automatiquement les ajustements nécessaires dans le compte du propriétaire et sur votre commission afin de garantir toute équité pour un tarif déjà réduit.
Oui, mais soyez prudent. Si la période est verrouillée et que vous avez déjà effectué le paiement, toute modification et le fait de cliquer sur « Retraiter la Réservation » créeront un « Solde reporté » ou un ajustement sur le prochain relevé du propriétaire disponible.