Vérifiez la « date de réalisation » avant d'enregistrer
Chaque fois que vous ajoutez des frais ou modifiez un prix dans le folio de voyageurs, la date de réalisation que vous choisissez indique au système à quel mois cet argent appartient.
Si vous choisissez une mauvaise date, vous pourriez accidentellement transférer de l'argent vers un mois déjà clôturé, ce qui fausserait le relevé du propriétaire et retarderait le paiement de ce dernier.
La règle d'or : adapter le modèle économique
Ne laissez pas la date au hasard (« aujourd'hui »). Pour garantir l'exactitude de la comptabilité, il est préférable de vérifier le modèle économique correspondant et d'appliquer la même logique à la date de comptabilisation : arrivée, départ ou quotidienne. Si cela n'est pas possible, suivez cette simple étape :
Faites défiler vers le bas jusqu'au Folio comptable (situé sous le folio de voyageurs).
Dans le sous-registre PMC, recherchez l'élément que vous ajustez (par exemple, si vous ajustez les « Frais de nettoyage », recherchez la ligne « Frais de nettoyage »).
Consultez la « Date de reconnaissance » répertoriée pour cet article.
Utilisez cette même date pour votre ajustement dans le Folio de voyageurs.
Pourquoi est-ce important
Mois verrouillés : Si vous sélectionnez une date dans un mois qui se trouve dans la période verrouillée établie par le service comptable, votre modification n’apparaîtra pas dans leurs rapports sans corrections manuelles (et fastidieuses).
Confiance du Propriétaire : Si un voyageur quitte l’hôtel en juin, mais que vous fixez la date de facturation à juillet, le propriétaire ne percevra ces revenus qu’un mois plus later.
Répartition par nuit : Si une réservation s'étend sur deux mois (par exemple, du 28 juin au 3 juillet), il est généralement préférable de cliquer sur « Répartir par nuit » afin que le montant soit réparti correctement entre les deux mois.
Aide-mémoire
| Situation | Meilleure date à utiliser |
|---|---|
| Ajouter des frais avant l'arrivée | Utilisez la date d'arrivée |
| Ajustement des frais pendant le séjour | Faites correspondre ladate de l'élément original dans le folio comptable. |
| Remboursement d'un séjour déjà terminé | Consultez d'abord votre équipe comptable (le mois peut être bloqué !). |
Note:
Modifier le folio change la facture, mais n'entraîne pas automatiquement la facturation ou le remboursement sur la carte bancaire du client. Vous devez toujours effectuer le paiement ou le remboursement dans la section Paiements.
