Choisir la bonne date lors de l'ajustement de la folio de voyageurs

Check the "achieved date" before saving

Each time you add expenses or change a price in the traveler's folio, the achieved date that you choose tells the system to which month this money belongs.

If you choose the wrong date, you might accidentally transfer money to a month that is already closed, which would falsify the statement of the owner and delay the latter's payment.

The golden rule: adapt the business model

Don't leave the date to chance ('today'). To ensure the accuracy of accounting, it's better to check the business model and apply the same logic to the booking date: arrival, departure, or daily. If this is not possible, then follow these simple steps:

1. Scroll down to the accounting folio (located under the traveler's folio).

2. In the PMC sub-register, look for the item that you are adjusting (for example, if you are adjusting the "Cleaning fees," look for the "Cleaning fees" line).

3. Consult the "Recognition date" listed for this item.

4. Use this same date for your adjustment in the Traveler's Folio.

Pourquoi c'est important

• Mois verrouillés : Si vous sélectionnez une date dans un mois qui se trouve dans la période verrouillée établie par le service comptable, votre modification n’apparaîtra pas dans leurs rapports sans corrections manuelles (et fastidieuses).

• Confiance du Propriétaire : Si un voyageur quitte l’hôtel en juin, mais que vous fixez la date de réalisation à juillet, le propriétaire ne verra ce revenu qu’un mois plus tard.

• Répartition par nuit : Si une réservation s'étend sur deux mois (par exemple, du 28 juin au 3 juillet), il est généralement préférable de cliquer sur « Répartir par nuit » afin que le montant soit réparti correctement entre les deux mois.

Aide-mémoire