Dans Guesty, les dépenses proviennent de sources multiples, notamment des règles récurrentes, des saisies manuelles et des importations de factures par reconnaissance optique de caractères (OCR). Afin de réduire les interventions manuelles et d'améliorer la précision comptable, Guesty utilise un processus de nouvelle tentative automatique pour les dépenses en attente en raison de fonds insuffisants.
En savoir plus sur la gestion des dépenses et des charges du propriétaire .
Trouver les dépenses avec des fonds insuffisants
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode, puis sélectionnez Finances .
- Cliquez sur Dépenses .
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Rapport des dépenses.
- Cliquez à droite de « Filtres ».
et sélectionnez Statut . - Dans le menu déroulant, sélectionnez « Fonds insuffisants ».
- Cliquez sur Enregistrer.
Comment fonctionne la nouvelle tentative automatique ?
Lorsqu'une dépense affiche le statut « Fonds insuffisants », elle est automatiquement ajoutée à une file d'attente de nouvelle tentative. Le système priorise cette file d'attente en fonction de la date de la dépense la plus ancienne et de son montant.
Lors des exécutions horaires programmées, le système revérifie le solde du propriétaire sur le compte fiduciaire et réagit comme suit :
Si des fonds sont disponibles : le statut de la dépense passe à « Soumis » et le système crée des écritures comptables dansles finances .
Si les fonds sont toujours insuffisants : la dépense reste en statut « Fonds insuffisants » et le système la relance lors de la prochaine exécution planifiée.
Des tentatives de remboursement automatiques sont effectuées pendant 45 jours maximum à compter de la date à laquelle le statut est passé à « Fonds insuffisants ». Passé ce délai, vous devrez traiter la dépense manuellement.
Réessayer manuellement une dépense
Vous pouvez déclencher une nouvelle tentative manuelle à tout moment depuis la pagedu rapport des dépenses . Cela revérifie immédiatement le solde du propriétaire et met à jour le statut de la dépense.
Pas à pas :
À droite d'une dépense dont le statut est « Fonds insuffisants », cliquez
et sélectionnez Réessayer .Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Réessayer .
Si la nouvelle tentative réussit :
Le statut passe à « Soumis » ou « Payé » (si le paiement a déjà été effectué).
Une écriture comptable est enregistrée dans les finances à la date du jour.
La dépense figure sur le relevé du propriétaire.
Vous pouvez régler le fournisseur via la procédure de décaissement habituelle.
Si la nouvelle tentative échoue :
La dépense demeure en statut « Fonds insuffisants ».
Un message s'affiche indiquant l'échec.
