Lorsque vous activez et effectuez un rapprochement bancaire dans la solution de comptabilité fiduciaire de Guesty, vous pouvez observer un ajustement effectué à la fois sur votre compte de trésorerie et, notamment, sur le grand livre de votre gestionnaire de propriété.
Avant de configurer les rapprochements bancaires pour la première fois, veuillez lire ce qui suit pour comprendre pourquoi ces ajustements se produisent et les raisons courantes des écarts importants, comme un solde important affiché après le rapprochement initial.
Quel est le processus de réconciliation ?
Le processus de rapprochement de Guesty est conçu pour garantir que le solde de trésorerie enregistré dans votre système reflète fidèlement les fonds réellement détenus sur votre compte bancaire pour votre fiducie. Il consiste à prendre en compte le montant de trésorerie répertorié dans votre système à une date précise, les transactions non compensées (dépôts ou retraits non encore comptabilisés par la banque), puis à comparer ce solde calculé avec votre solde bancaire réel.
Pourquoi des ajustements sont-ils effectués ?
En cas de différence entre le solde de trésorerie calculé par votre système et le solde bancaire, le système effectuera un ajustement pour aligner vos données internes sur votre compte bancaire réel. En savoir plus ci-dessous sur les différents types d'ajustements.
Ajustement par rapport au compte de trésorerie
C'est simple : le système doit corriger son solde de trésorerie interne pour qu'il corresponde au solde bancaire vérifié. Si le système estime que vous disposez de X $, mais que la banque affiche Y $, un ajustement de (Y $ - X $) est appliqué à votre compte de trésorerie pour corriger l'écart.
Ajustement par rapport au grand livre/compte du gestionnaire de propriété
Il s'agit d'un point crucial de la comptabilité fiduciaire. Le gestionnaire immobilier est ultimement responsable de la santé financière et de l'intégrité du compte fiduciaire.
Si le rapprochement révèle que les fonds dans le compte en fiducie sont insuffisants pour couvrir les passifs enregistrés du système, ou s'il existe un excédent ou un déficit inexpliqué, il incombe au gestionnaire de propriété de traiter ce problème.
Par conséquent, tout ajustement nécessaire pour équilibrer le compte en fiducie (notamment ceux découlant de passifs non gérés ou d'écarts historiques) est comptabilisé dans le grand livre du gestionnaire de propriété. Ce gestionnaire immobilier est ainsi responsable de la reconstitution des fonds en cas de déficit ou de la gestion de tout excédent non comptabilisé.
Raisons courantes des ajustements importants
Un ajustement important, par exemple un solde de 3 millions de dollars, indique généralement des écarts historiques importants ou des soldes non gérés dans le système avant le processus de rapprochement. Voici les causes les plus courantes.
Dépôts anticipés avec réservations annulées
Guesty suit les acomptes, qui correspondent aux sommes perçues auprès des voyageurs avant leur séjour. Si une réservation est annulée mais qu'un solde dû est toujours présent dans les « acomptes », ce qui signifie que les fonds déboursés sont supérieurs aux sommes perçues ou comptabilisées pour cette réservation, cela crée une incohérence. Le système suppose que ces fonds sont détenus en fiducie, mais ils peuvent avoir déjà été versés ou ne jamais avoir été entièrement rapprochés.
Impact sur le solde de trésorerie
Si les fonds déboursés (par exemple, pour un paiement au propriétaire, au fournisseur ou au gestionnaire immobilier) sont supérieurs à ceux perçus pour une réservation, cela aura un impact négatif sur le solde de trésorerie perçu dans le système. Le système estime qu'il devrait conserver l'argent déjà sorti de la banque.
Recommandation
Avant d'effectuer votre rapprochement, il est fortement recommandé de garantir que toutes les réservations passées (annulées) sont remises à zéro dans les acomptes. Cela peut impliquer des ajustements manuels ou une recherche des raisons de la persistance de ces soldes.
Comptes créditeurs impayés (AP) qui ont déjà été compensés par la banque
Guesty suit divers comptes fournisseurs, qui correspondent aux sommes dues aux gestionnaires de propriété, aux taxes et à la TVA, aux canaux de distribution et aux fournisseurs. Si les transactions liées à ces comptes fournisseurs ont déjà été réglées ou compensées sur votre compte bancaire, mais sont toujours signalées comme « impayées » dans votre système Guesty, cela entraîne une divergence importante.
Impact sur le solde de trésorerie
Le système estime que ces fonds doivent encore être versés et, par conséquent, suppose qu'ils font toujours partie du solde de trésorerie de votre compte en fiducie. Cependant, comme ils ont déjà quitté votre banque, cela gonfle le solde de trésorerie perçu par votre système par rapport à votre solde bancaire réel. Le rapprochement devra alors réduire le solde de trésorerie du système, ce qui entraînera un ajustement négatif important pour le rendre conforme à la réalité.
Recommandation
Sous « Soldes », créez un paiement pour enregistrer ces paiements dans les différents grands livres.
Soldes impayés du propriétaire ou fonds non décaissés
Si des fonds dus à des propriétaires n'ont pas été correctement déboursés par le système (ils apparaissent comme « impayés » dans le système de décaissement des propriétaires), le système suppose que ces fonds sont toujours détenus par la fiducie. De même, des soldes initiaux incorrects pour les propriétaires ou autres comptes de passif peuvent amener le système à surestimer les fonds qu'il estime devoir détenir.
Impact sur le solde de trésorerie
Comme pour les comptes fournisseurs, si ces fonds ne sont pas réellement disponibles à la banque, peut-être en raison d'écritures historiques incorrectes ou de versements manuels antérieurs non enregistrés dans Guesty, le solde de trésorerie du système sera gonflé. Le rapprochement corrigera alors ce problème en effectuant un ajustement significatif.
Recommandation
Sous « Soldes », créez un paiement pour enregistrer ces paiements dans les différents grands livres.
L'importance d'un bilan de passif correct
Le principe fondamental ici est que votre système de comptabilité fiduciaire doit refléter avec précision non seulement votre trésorerie, mais également tous vos passifs : ce que vous devez aux propriétaires, aux fournisseurs, aux autorités fiscales, etc.
Il est essentiel que tous vos soldes de passif soient corrects et à jour dans le système avant de commencer le rapprochement bancaire. Cela garantit que le solde de trésorerie calculé par le système reflète précisément les fonds qui devraient être présents dans la fiducie pour couvrir les passifs connus. Ainsi, toute écriture d'ajustement effectuée par le système sera minime et ne reflétera que de véritables différences temporelles ou des arrondis mineurs, plutôt que des écarts historiques importants.
Nous sommes conscients que les ajustements importants peuvent être source de confusion. Afin d'améliorer la transparence, nous prévoyons d'introduire prochainement un compte de compensation. Ce compte sera utilisé pour tous les soldes d'ouverture, les ajustements de solde et les corrections de dépôts anticipés. Il facilitera grandement le suivi et la compréhension de l'origine de ces variations de solde, offrant ainsi une meilleure compréhension des ajustements de rapprochement.
En conclusion, un ajustement de rapprochement important, tel qu'un solde de 3 millions de dollars, indique clairement que les comptes de passif de votre système (acomptes, comptes fournisseurs, soldes des propriétaires) nécessitent un examen et une correction approfondis. En vous assurant de l'exactitude de ces soldes avant le rapprochement, vous pouvez minimiser les ajustements importants et maintenir un compte en fiducie sain et transparent.
Si vous rencontrez un ajustement important, concentrez votre enquête sur ces domaines clés pour identifier et rectifier les incohérences de données sous-jacentes.