Les utilisateurs du module Comptabilité peuvent utiliser GuestyPay, le processeur de paiement intégré de Guesty. Cela élimine le travail manuel nécessaire au suivi des frais de traitement. Pour les commissions des cartes de crédit GuestyPay, Guesty enregistre le montant exact de la commission pour chaque transaction. Automatisez vos transactions GuestyPay avec votre module Comptabilité de la manière suivante.
Conseil:
Répartissez ou facturez les frais de traitement GuestyPay au propriétaire dans les dépenses de votre modèle d'entreprise.
Activer les automatisations GuestyPay
Suivez les étapes ci-dessous pour activer les automatisations GuestyPay.
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Comptabilité pour ouvrir le menu déroulant. - Sous Configuration comptable, sélectionnez Automatisations.
- Activez les options suivantes :
- Créer des écritures comptables pour les commissions.
- Activer les écritures de journal de réserve glissante GuestyPay
- Regrouper les transactions
Écritures comptables relatives aux commissions
Les commissions GuestyPay sont automatiquement enregistrées dans votre journal de comptabilisation, créant deux écritures comptables : un débit au compte « Comptes fournisseurs PMC » et un crédit au compte « Trésorerie ».
Par exemple, un voyageur paie 1 000 $ pour sa réservation. La commission de GuestyPay est de 3 % (30 $). Deux écritures comptables sont automatiquement créées, comme indiqué ci-dessous.
Réserve tournante GuestyPay
L'automatisation de la réservation continue de GuestyPay enregistre le paiement du voyageur selon votre contrat avec GuestyPay, au lieu de créer une seule entrée pour le montant total du paiement. Aucune configuration supplémentaire n'est requise.
Par exemple, 90 % sont déposés en banque à la date de règlement de la transaction, et les 10 % restants le sont 90 jours plus tard. Le paiement de 100 $ par carte de crédit du client est traité le 1er janvier. Deux écritures de paiement sont automatiquement créées : un crédit de 90 $ au compte « Espèces » le 1er janvier et un crédit au compte « Acompte » prévu pour le 31 mars.
Note:
Si vous avez opté pour la comptabilité de trésorerie plutôt que la comptabilité d'exercice, toutes les transactions ne sont pas débitées du compte voyageur tant qu'elles n'ont pas été financées. Cela signifie que 10 % des transactions de réservation peuvent ne pas être débitées du compte voyageur avant 90 jours après la réception du dernier paiement.
Transactions de groupe
Le regroupement des transactions facilite votre processus de rapprochement bancaire et permet aux auditeurs de voir la relation entre les paiements reçus dans Guesty et les transactions de votre compte bancaire.
Le regroupement automatique des transactions GuestyPay quotidiennes en lots simplifie le rapprochement bancaire. Ce regroupement s'effectue trois jours après le traitement du paiement afin de garantir l'enregistrement de toutes les transactions.
Important:
N’activez les transactions de groupe qu’avec les deux premières options pour garantir des rapprochements précis. Sans activer les frais de commission et la réserve tournante, le regroupement des transactions risque de ne pas correspondre à vos relevés bancaires.
Groupes d'audit GuestyPay
Réconciliez facilement les écarts entre les groupes automatisés GuestyPay et les dépôts bancaires grâce à la page d'audit dédiée aux groupes GuestyPay. Cette vue d'audit détaillée extrait directement de Guesty et GuestyPay les dates des systèmes de transaction, les types d'activité, les codes de réservation associés et les différences de base de données.
Suivez les étapes ci-dessous pour auditer un groupe GuestyPay.
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty .
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez Comptabilité pour ouvrir le menu déroulant.
Sous Gestion de trésorerie , sélectionnez Registre des chèques .
À côté de Filtres , cliquez
. Recherchez le filtre « Type d’entrée » et sélectionnez Groupe .À côté de Filtres , cliquez
. Recherchez le filtre « Description » et saisissez GuestyPay .Ajoutez la colonne « Suivi du groupe » . Celle-ci affichera tout écart entre le montant de l’« objectif du groupe » dans votre compte bancaire et celui enregistré dans GuestyPay.
À droite de la transaction de groupe concernée, dans la colonne « Actions », cliquez sur
et sélectionnez Modifier.Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Audit GuestyPay Group .
Sur la page suivante, la colonne « Montant de l'activité » affiche le montant GuestyPay, et la colonne « Montant Guesty » affiche le montant enregistré dans Guesty. Tout écart est indiqué dans la colonne « Différences » .
Cliquez sur un numéro de réservation pour afficher les détails. Ajoutez des transactions manuelles dans le folio comptable pour corriger les écarts, le cas échéant.
