Des contacts supplémentaires offrent aux propriétaires une plus grande flexibilité en permettant à des personnes de confiance d'accéder à leur Portail des propriétaires et de le gérer en leur nom.
Cette fonctionnalité facilite également la gestion des propriétaires exploitant plusieurs propriétés via différentes SARL. Afin de séparer les données financières, les relevés de propriétaire et les formulaires 1099 pour la conformité fiscale, créez un profil propriétaire unique pour chaque SARL dans Guesty. L'ajout du propriétaire comme contact supplémentaire dans ces différents profils de SARL lui permet de gérer toutes ses entités depuis un compte unique.
Cet article explique le fonctionnement des contacts supplémentaires, comment les ajouter aux profils des propriétaires et comment gérer leurs accès.
Comprendre les contacts supplémentaires
Chaque contact supplémentaire utilise une seule adresse e-mail pour tous les comptes du Portail des propriétaires auxquels il doit accéder. Il n'est pas nécessaire d'avoir une adresse e-mail distincte pour chaque portail.
Il n'existe pas de restrictions de rôle prédéfinies pour les contacts supplémentaires. Ces derniers disposent d'un accès complet au Portail des propriétaires et peuvent effectuer les mêmes actions que le propriétaire, notamment :
Consulter toutes les informations du portail, y compris les calendriers, les réservations et les données financières.
Créer et gérer les séjours des propriétaires pour le compte de ces propriétaires.
Accéder aux informations comptables et financières
Communiquer via le portail
Mettre à jour les informations du profil du propriétaire
Pour préciser le rôle de chaque contact, utilisez des noms de rôle descriptifs lors de l'ajout de contacts, tels que « Comptable », « Assistant » ou « Membre gérant ».
Conseil:
Surveillez l'activité du portail à l'aide des outils de reporting standard. Communiquez directement les responsabilités aux autres contacts afin de définir les attentes.
Accéder à plusieurs portails
La fonction d'accès centralisé offre des avantages spécifiques pour les contacts supplémentaires :
Intégration simplifiée : la première invitation au Portail des propriétaires permet à un contact de définir son mot de passe. Les invitations suivantes affichent une notification à accepter l’invitation, réduisant ainsi le nombre d’étapes d’intégration.
Accès unifié : les contacts supplémentaires se connectent une seule fois pour accéder à tous les comptes du Portail des propriétaires liés à leur e-mail. Une fois connectés, ils utilisent le menu déroulant « Sélecteur de Propriétaire » pour passer d’une entité propriétaire à une autre, comme plusieurs SARL ou propriétaires.
Ajouter des contacts supplémentaires au profil du propriétaire
Pour accorder à une personne l'accès au portail, ajoutez-la comme contact supplémentaire au profil du propriétaire concerné. Si vous devez accorder à un contact un accès centralisé pour plusieurs entités propriétaires ou SARL, répétez ces étapes pour chaque profil et saisissez la même adresse e-mail personnelle à chaque fois afin de déclencher la connexion centralisée.
Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter un contact supplémentaire.
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez
sur Opérations pour ouvrir le menu déroulant. - Sous Portefeuille, sélectionnez Propriétaires.
- Sélectionnez le profil du propriétaire ou de la SARL concerné.
- Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Contacts supplémentaires.
- Cliquez sur + Ajouter un contact.
- Saisissez les informations pertinentes.
- Activez l'accès au portail pour activer l'accès au Portail des propriétaires et envoyer l'invitation par e-mail.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Répétez ces étapes pour chaque profil de propriétaire ou SARL lié à cette personne si elle gère plusieurs comptes, en veillant à saisir exactement la même adresse e-mail à chaque fois.
La première invitation permet au contact de définir son mot de passe et de se connecter. Pour les portails suivants, il reçoit une notification pour accepter l'invitation.
Gérer les contacts supplémentaires existants
Gérez l'accès aux contacts depuis l'onglet « Contacts supplémentaires » du profil du propriétaire concerné.
- Filtrer : Rechercher des contacts par nom, e-mail, rôle ou statut d'accès.
- Accorder l'accès : activez ou désactivez le bouton « Accès au portail » pour accorder ou révoquer l'accès, puis confirmez dans la fenêtre contextuelle.
- Envoyer l'invitation : Cliquez sur « Envoyer l'invitation » pour renvoyer l'e-mail d'inscription. Copiez le lien d'invitation si vous préférez l'envoyer par un autre canal de communication.
-
Modifier ou supprimer : Cliquez
à côté du contact et choisissez votre action. Confirmez dans la fenêtre contextuelle.
Important :
Il est impossible de modifier l'adresse e-mail d'un contact supplémentaire après sa création. Pour la modifier, supprimez le contact et ajoutez-en un nouveau avec l'adresse e-mail correcte.
Réservations du propriétaire comme contact supplémentaire
Lorsque des contacts supplémentaires créent des réservations dans le Portail des propriétaires, ils peuvent choisir :
- Réservation du propriétaire – Étiquetée comme créée par le propriétaire.
- Réservation propriétaire-invité – Étiquetée comme un séjour chez le propriétaire, le propriétaire étant le voyageur.
Les réservations effectuées par des contacts supplémentaires n'affichent pas d'étiquette distincte. Elles apparaissent comme ayant été créées par l'entité propriétaire.
