Gérez les demandes de renseignements Vrbo dans Guesty et comprenez les écarts de paiement temporaires qui peuvent survenir lorsque les montants de paiement diffèrent de la réservation finale. Cet article explique l'origine de ces écarts, les étapes pour les identifier et les résoudre, ainsi que la manière de gérer les situations complexes liées à certains modes de paiement et aux problèmes de synchronisation.
Comprendre le calendrier de paiement typique
Lorsque Vrbo transmet une demande de voyageur à Guesty, les informations peuvent être incomplètes ou manquer de détails importants, ce qui entraîne des différences temporaires de paiement. Voici comment se déroule une estimation de paiement type, de la demande de réservation à la réservation finale :
-
Vous recevez une demande
- Vrbo transmet uniquement un message du voyageur, généralement avec le tarif par nuit et les dates de base.
- Les détails tels que le code de confirmation, le mode de paiement ou les informations complètes sur les voyageurs ne sont pas inclus.
-
Le voyageur demande la confirmation de la réservation.
- Le voyageur clique sur Demande de réservation ou Réserver maintenant.
- Vrbo envoie ensuite à Guesty toutes les informations du voyageur, le détail de tous les frais et un code de confirmation.
- Guesty met à jour le folio et affiche le paiement exact.
Important:
- Laissez les voyageurs finaliser leur réservation sur Vrbo en utilisant « Demande de réservation » ou « Réserver maintenant » avant de vérifier ou de signaler les écarts de paiement.
- Ne modifiez pas manuellement le statut dans Guesty. Cela vous fait sauter des étapes importantes et peut entraîner des erreurs de synchronisation ou des informations de paiement manquantes.
Causes fréquentes des écarts de paiement
Voici ci-dessous deux causes fréquentes d'écarts de paiement.
Lorsque vous utilisez « Hotel Collect » et que vous traitez les paiements via Stripe, Vrbo affiche parfois les majorations ou les frais supplémentaires comme une ligne distincte « DIVERS » au lieu de les inclure dans le tarif d'hébergement. Cela peut augmenter la facture totale du client et engendrer de la confusion ou des frais en double.
- Au moment du paiement, les voyageurs pourraient constater des prix plus élevés que prévu ou des frais non expliqués.
- Des écarts apparaissent si une marge bénéficiaire supplémentaire n'est pas intégrée au prix de l'hébergement avant l'envoi à Vrbo.
Frais de structuration
- Ajoutez toujours les majorations et les frais de service directement au tarif d'hébergement avant de publier votre annonce sur Vrbo afin d'éviter de les ajouter en tant que frais « divers » personnalisés, sauf si cela est nécessaire dans des cas particuliers.
- Testez une réservation de bout en bout et vérifiez l'exactitude des informations figurant sur le folio Guesty et sur la page de départ du voyageur Vrbo.
Les réservations Vrbo peuvent traiter les paiements de deux manières :
- Facturez-moi : Vous percevez le paiement directement auprès du voyageur.
- Collecte automatique : Vrbo déduit la commission et transmet les détails de la carte de crédit à Guesty pour collecter le paiement selon votre configuration, par exemple via des paiements automatiques.
Causes fréquentes de confusion et de divergences
Le mode de paiement sélectionné dans Vrbo influence la manière et le moment où les paiements apparaissent dans Guesty.
- Si vous choisissez "Facturez-moi", vous êtes responsable de la collecte et du suivi manuel.
-
Si un voyageur paie via un processeur de paiement, les versements sont effectués par Vrbo dès que le paiement est validé.
Une inadéquation entre la méthode sélectionnée et le comportement de paiement attendu peut retarder les paiements ou entraîner des écritures de paiement manquantes.
Identification du mode de paiement sélectionné
- Vérifiez le mode de paiement de la réservation à la fois dans le folio Guesty et sur le tableau de bord Vrbo.
- Recherchez la mention d'une carte de crédit sur la réservation.
- Recherchez les notes ou les indicateurs système indiquant "Facturez-moi" ou votre processeur de paiement.
-
Si vous attendez un paiement mais qu'aucun n'apparaît, vérifiez les paramètres de mode de paiement.
Note :
Les paiements n'apparaissent sur Guesty qu'une fois que Vrbo a traité le paiement et confirmé la réservation. Le mode de paiement choisi détermine ce délai.
Identifiez les anomalies de paiement sur votre compte.
Suivez les étapes ci-dessous si vous avez une anomalie de paiement :
- Ouvrez la réservation dans Guesty une fois que son statut est « confirmé ».
- Vérifiez le montant du paiement sur le folio de voyageurs.
-
Comparez ce montant avec le paiement affiché sur votre tableau de bord Vrbo pour la même réservation.
Note:
Vrbo prélève une commission sur le montant total. Si les montants correspondent, aucune autre démarche n'est nécessaire.
- En cas de divergence, continuer ci-dessous.
Résolution des problèmes de paiement Vrbo
-
Si la réservation est « confirmée » :
- Comparez les détails de paiement sur Guesty et Vrbo.
- Veuillez confirmer le mode de paiement et son statut.
-
Pour les paiements manquants ou incohérents :
- Vérifiez si une carte de crédit est indiquée lors de la réservation.
- Vérifiez si Vrbo a envoyé la réservation au format XML.
-
Faites remonter le problème à l'assistance si :
- Le paiement reste incohérent après confirmation de la réservation et du paiement sur Guesty et Vrbo.
- Vous constatez des échecs de paiement programmés persistants qui ne sont pas résolus par une nouvelle tentative manuelle.
- Veuillez d'abord contacter l'assistance de Vrbo pour la vérification du paiement.
- Si le problème persiste, veuillez nous contacter en nous fournissant le code de confirmation Vrbo et tous les détails pertinents.
Conseil:
Vérifiez toujours votre structure de paiement et vos paramètres de mode de paiement dans Guesty et Vrbo avant de publier des annonces ou de confirmer des réservations. Des vérifications régulières permettent d'éviter les erreurs ultérieures.