Gestion des automatisations de paiement

La planification des paiements vous permet de gérer la collecte de paiement avant même qu'elle ne soit effective. Utilisez l'automatisation des paiements pour créer une série de paiements tout au long du cycle de vie de la réservation. Une fois l'automatisation activée, les paiements sont ajoutés aux réservations concernées dès leur création.

Chaque automatisation s'applique aux réservations en fonction des conditions que vous définissez, comme le canal et l'annonce. Une annonce peut avoir plusieurs automatisations de paiement afin de répondre aux exigences de paiement spécifiques des différents canaux de réservation, par exemple.

Limitations de l'automatisation des paiements

Lors de la configuration des automatisations de paiement, vous pouvez combiner les frais basés sur un pourcentage et les frais fixes dans un même modèle. Toutefois, tenez compte des limitations suivantes :

• Couverture à 100 % requise : vos règles de paiement doivent couvrir l’intégralité du montant de la réservation.
• Les autorisations de prélèvement font partie du total : vous ne pouvez pas ajouter d’autorisations de prélèvement en plus du paiement initial de 100 % ; le montant du prélèvement doit être inclus dans le paiement total.

Par exemple, si vous souhaitez percevoir 100 % du montant à la confirmation, vous ne pouvez pas ajouter de retenue de l'autorisation supplémentaire. Il est préférable de structurer votre automatisation de manière à percevoir une partie du paiement à l'avance, d'intégrer la préautorisation à votre processus de paiement, puis de percevoir le solde au moment du paiement.

Consultez cette page pour plus d'informations sur les limitations spécifiques de Vrbo et comment les adresser.

Suivez les instructions ci-dessous pour configurer les automatisations de paiement.

Créer une automatisation des paiements

Utilisez l'un de nos modèles ou créez une automatisation personnalisée. Dans tous les cas, assurez-vous de configurer une automatisation des paiements pour toutes vos réservations.

Nous vous recommandons de catégoriser les types de réservations nécessitant un échéancier de paiement spécifique et d'harmoniser les automatisations avec vos politiques d'annulation afin de réduire les réclamations des voyageurs et les risques de rétrofacturation. Par exemple :

• Si le canal X a des conditions d'annulation strictes, vous pouvez créer une automatisation pour collecter 100 % à la confirmation des réservations effectuées via ce canal.
• Si les annonces A, B et C autorisent les séjours prolongés, vous pouvez créer une automatisation pour collecter plusieurs paiements après arrivée, avec 3 semaines entre chaque paiement.

Pas à pas :

1. Connectez-vous à votre compte Guesty.
2. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Opérations.
3. Cliquez sur Automatisations et sélectionnez Paiements dans le menu déroulant.
4. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Ajouter une automatisation des paiements.
5. Cliquez sur Ajouter sur le modèle correspondant ou Créer une automatisation personnalisée dans le coin supérieur droit.
6. Sous « Conditions de réservation », indiquez les réservations qui bénéficieront de ce calendrier de paiement :
   • Propriétés : Choisissez entre toutes les propriétés ou certaines propriétés spécifiques. Si vous sélectionnez « Toutes », vous pouvez exclure certaines propriétés.
   • Canaux : Choisissez entre tous les canaux ou certains canaux spécifiques. Pour appliquer l’automatisation aux réservations du moteur de réservation Guesty, incluez le canal « Manuel ».
   • Un préavis peut être défini si le seul canal est « Manuel ». Définissez une condition basée sur le nombre de jours entre la confirmation et l'arrivée. Par exemple, vous pouvez percevoir 100 % à l'arrivée pour les réservations confirmées moins de deux jours avant l'arrivée.
   • La durée du séjour peut être définie si le seul canal est « Manuel ». Définissez une condition en fonction du nombre de nuits réservées. Par exemple, vous pouvez prévoir quatre paiements pour les réservations de plus de 30 nuits.
7. Ensuite, créez l'échéancier de paiement en cliquant sur Ajouter un paiement et en remplissant les paramètres de paiement.
   • Choisissez entre percevoir le paiement et retenir le paiement.
   • Définissez la période durant laquelle le paiement sera prélevé ou retenu au cours du cycle de vie de la réservation.
   • Indiquez le montant à percevoir ou à retenir (pourcentage ou montant fixe). S'il s'agit du dernier paiement de la réservation, nous vous recommandons de sélectionner « Percevoir le solde restant » afin d'éviter de sous-facturer le voyageur.
   • Pour les blocages, décidez si le blocage sera facturé ou libéré et définissez le nombre de jours.
8. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le paiement.
9. Dans le coin inférieur droit, cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder l'automatisation.
10. Dans la fenêtre contextuelle, nommez l'automatisation du paiement, vérifiez ses paramètres et cliquez sur Ajouter une automatisation de paiement.
11. Choisissez d'appliquer l'automatisation uniquement aux réservations futures, ou de l'étendre aux réservations existantes qui :
    • Remplissent les conditions
    • Aucun frais en cours, y compris les paiements enregistrés
    • N'ont pas encore commencé.

Activer une automatisation de paiement

Activez une automatisation de paiement pour commencer à l'utiliser. Sur la page des automatisations de paiement, activez l'automatisation. 

Mettre à jour ou désactiver une automatisation de paiement

Vous pouvez modifier ou désactiver une automatisation de paiement à tout moment. Les réservations existantes conserveront le calendrier de paiement désactivé, mais assurez-vous de mettre en place une automatisation de paiement pour les nouvelles réservations.

Pas à pas :

1. Connectez-vous à votre compte Guesty.
2. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Opérations.
3. Cliquez sur Automatisations et sélectionnez Paiements dans le menu déroulant.
4. À droite de l'automatisation des paiements que vous souhaitez mettre à jour, cliquez .
5. Sélectionnez Modifier.
6. Cliquez sur Désactiver ou apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.
7. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Continuer pour désactiver, ou Ajouter une automatisation des paiements pour mettre à jour.
8. Choisissez d'appliquer la mise à jour uniquement aux réservations futures, ou d'inclure les réservations existantes qui :
   • Remplissent les conditions
   • Aucun frais en cours, y compris les paiements enregistrés
   • N'ont pas encore commencé.

Supprimer une automatisation de paiement

Une fois une automatisation supprimée, elle ne sera plus déclenchée pour les réservations futures et sera supprimée définitivement.

Pas à pas :

1. Connectez-vous à votre compte Guesty.
2. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le sélecteur de mode et sélectionnez le mode Opérations.
3. Cliquez sur Automatisations et sélectionnez Paiements dans le menu déroulant.
4. À droite de l'automatisation des paiements que vous souhaitez mettre à jour, cliquez .
5. Sélectionnez Supprimer.
6. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Supprimer.
7. Choisissez si vous souhaitez supprimer l'automatisation des réservations existantes ou uniquement des réservations futures.