Il existe des messages automatisés spécifiques à inclure avant, pendant et après le séjour d'un client afin de faciliter la gestion et le suivi de vos réservations. Notre guide ci-dessous détaille les messages automatisés à intégrer tout au long du cycle de réservation, y compris pour les réservations de dernière minute et les séjours prolongés.
Conseil :
En savoir plus sur l’automatisation des messages grâce à nos bonnes pratiques et à nos lignes directrices.
Configuration de base
Programmez vos messages automatisés en fonction du voyageur de réservation et de la durée du séjour. Ainsi, les informations nécessaires seront reçues au bon moment et regroupées dans un seul message, sans envoi superflu.
Nous recommandons vivement aux voyageurs de recevoir les types de messages automatisés suivants avant, pendant et après leur séjour :
| Avant leur arrivée | Durant leur séjour | Après leur séjour |
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Réservations de dernière minute
Si vous autorisez les séjours de dernière minute dans vos propriétés, vous pouvez créer un système de messages automatiques spécifiques afin de garantir une arrivée sans encombre et une expérience de communication agréable pour vos voyageurs.
Gardez les points suivants à l'esprit lors de la création de messages pour les réservations de dernière minute :
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Ensure that the communication is properly sent.
If a reservation is confirmed after the scheduled sending time of an automatic message, this message will still be sent. This allows travelers not to miss any important information when making last-minute reservations. However, this can lead to several messages being sent simultaneously to the traveler, which could cause confusion or loss of information.For example: let's assume that you scheduled the sending of an automatic message upon confirmation, and that arrival instructions are sent 3 days before arrival.
If the reservation is made less than 3 days in advance, the traveler will receive two separate messages upon confirmation.In this case, you can use the "same-day reservation" template when you create a message automation.
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For arrival instructions, make sure that the planned time for the message is "After confirmation" rather than "Before arrival".
When creating or modifying an automatic message template, you can choose when the message should be sent.
When setting up a last-minute reservation, we recommend using the "After confirmation" option rather than "Before arrival" as the automatic Arrival Instructions Message trigger. Sending the message after confirmation allows the traveler to comply with all your requirements before the arrival instructions are sent.Par exemple : supposons que vous programmiez l'arrivée d'un message automatique contenant les instructions d'enregistrement 8 heures avant l'arrivée.
Si une réservation de dernière minute est confirmée 6 heures avant l'arrivée, Guesty tentera d'envoyer les instructions arrivée dès la confirmation, mais d'autres facteurs (comme les exigences avant l'arrivée) peuvent empêcher l'envoi du message .
En savoir plus sur l’ application Voyageur et les formulaires d’ arrivée . -
Créez un message spécialement conçu pour les réservations de dernière minute.
Créez un deuxième message contenant exactement les mêmes instructions d'arrivée , mais incluant cette fois le message de confirmation . Ce message doit être envoyé dès la confirmation de la réservation si celle-ci est effectuée moins de quelques jours avant l'arrivée. Utilisez les conditions du message pour ajouter ce paramètre.Par exemple : Choisissez «La Réservation est confirmée exactement 3 jours ou moins à l'avance».
Ainsi, lorsqu'un voyageur effectue une réservation de dernière minute, il recevra toutes les informations nécessaires dans un seul message lors de la confirmation. -
Créez un message pour les réservations qui ne sont pas de dernière minute.
Ajoutez la condition de message appelée « Préavis» à tout modèle de message automatique qui doit être envoyé avant l'arrivée.Par exemple : si un message doit être envoyé 3 jours avant l'arrivée, choisissez «Réservation confirmée plus de 3 jours à l'avance» et ajoutez la même condition à votre message de confirmation séparé.
Ainsi, pour les réservations effectuées à l'avance, les voyageurs recevront un message de confirmation dès la confirmation et les instructions d'arrivée à l'approche de la date d'arrivée.
Messages automatisés pour les réservations de long séjour
Si vous proposez des réservations de longue durée dans vos propriétés, adaptez vos messages automatisés en conséquence. Par exemple, proposez un ménage en milieu de séjour pour les voyageurs séjournant plus longtemps, ou réduisez les interventions manuelles en envoyant des messages plus tard pendant leur séjour pour vérifier que tout est en ordre.
Sélectionnez vos annonces de séjour prolongé
Lors de la création ou de la modification d'un modèle de message automatique, précisez que les messages ne doivent être envoyés qu'aux réservations de vos logements de longue durée. Pour ce faire, ajoutez une étiquette à tous les logements autorisant les longs séjours et indiquez que le message ne doit être envoyé qu'aux ces logements.