Il existe des messages automatisés spécifiques à inclure avant, pendant et après le séjour d'un client pour faciliter la gestion et la maintenance de vos réservations. Notre guide ci-dessous détaille les messages automatisés à inclure tout au long du cycle de réservation, y compris pour les réservations de dernière minute et les séjours prolongés.
Configuration de base
Planifiez vos messages automatiques en fonction du délai de réservation et de la durée du séjour du voyageur. Cela garantit que les informations nécessaires sont reçues au bon moment, dans un seul message, et évite les messages superflus.
Nous recommandons vivement que les voyageurs reçoivent les types de messages automatisés suivants avant, pendant et après leur séjour :
| Avant leur arrivée
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Pendant leur séjour
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Après leur séjour
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- Réservation / confirmation de réservation
- Instructions d’arrivée
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- Un message à mi-séjour pour vérifier comment se déroule leur séjour
- Instructions de paiement de fin de séjour
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- Un message pour remercier le voyageur d'avoir séjourné dans la propriété, avec une demande de publication d'un avis
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Réservations de dernière minute
Si vous autorisez les séjours de dernière minute dans vos propriétés, vous pouvez créer une configuration de message automatique spécifique pour garantir une arrivée fluide et une expérience de communication agréable pour vos voyageurs.
Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous créez des messages pour des réservations de dernière minute :
- Garantir que la communication est envoyée correctement
Si une réservation est confirmée après l'envoi d'un message automatique, le message sera tout de même envoyé. Ainsi, les voyageurs ne manqueront aucune information importante lors de réservations de dernière minute. Cependant, cela peut entraîner l'envoi simultané de plusieurs messages au voyageur, ce qui peut entraîner une confusion ou une perte d'informations.
Par exemple : supposons que vous ayez programmé l'envoi d'un message automatique lors de la confirmation et que les instructions d’arrivée soient envoyées 3 jours avant l'arrivée.
Si la réservation est effectuée moins de 3 jours à l'avance, le voyageur recevra deux messages distincts lors de la confirmation. |
Dans ce cas, vous pouvez utiliser le modèle « Réservation le jour même » lorsque vous créez une automatisation de message.
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Pour les instructions d’arrivée, assurez-vous que l'heure prévue pour le message est « Après confirmation » plutôt que « Avant arrivée ».
Lors de la création ou de la modification d'un modèle de message automatique, vous pouvez choisir quand le message doit être envoyé.
Lors de la configuration d'une réservation de dernière minute, nous vous recommandons d'utiliser l'option « Après confirmation » plutôt que « Avant arrivée » comme déclencheur du message automatique d'instructions d’arrivée. L'envoi du message après la confirmation permet au voyageur de se conformer à toutes vos exigences avant de lui envoyer ses instructions d’arrivée.
Par exemple : supposons que vous planifiez l'envoi d'un message automatique contenant les instructions d'enregistrement 8 heures avant l'arrivée.
Si une réservation de dernière minute est confirmée 6 heures avant l'arrivée, Guesty essaiera d'envoyer les instructions d’arrivée lors de la confirmation, mais d'autres facteurs (comme les exigences préalables à l'enregistrement) peuvent empêcher l'envoi du message.
En savoir plus sur les scénarios avec les formulaires d’arrivée et les contrats de location. |
- Créez un message spécifiquement pour les réservations de dernière minute
Créez un deuxième message avec exactement les mêmes instructions d’arrivée, mais en incluant cette fois le texte de confirmation. Ce message doit être envoyé dès confirmation si la réservation est confirmée moins de quelques jours avant l'arrivée. Utilisez les conditions du message pour ajouter ce paramètre.
Par exemple : Choisissez « La réservation est confirmée exactement ou moins de 3 jours à l'avance ».
De cette façon, lorsqu'un voyageur effectue une réservation de dernière minute, il recevra toutes les informations nécessaires dans un seul message lors de la confirmation. |
- Créez un message pour les réservations qui ne sont pas de dernière minute
Ajoutez la condition de message appelée « Préavis » à tout modèle de message automatique qui doit être envoyé avant l'arrivée.
Par exemple : si un message doit être envoyé 3 jours avant l'arrivée, choisissez « La réservation est confirmée plus de 3 jours à l'avance » et ajoutez la même condition à votre message de confirmation séparé.
De cette façon, pour les réservations effectuées à l'avance, les voyageurs recevront un message de confirmation lors de la confirmation et les instructions d’arrivée plus près de la date d'arrivée. |
Messages automatisés pour les réservations de séjour prolongé
Si vous proposez des réservations à long terme dans vos propriétés, optimisez la configuration de vos messages automatisés. Par exemple, proposez un ménage en milieu de séjour pour les voyageurs séjournant plus longtemps, ou réduisez le travail manuel en envoyant des messages plus tard dans le séjour pour vérifier que tout est en ordre.
Sélection de vos annonces de séjour prolongé
Lors de la création ou de la modification d'un modèle de message automatique, spécifiez que les messages doivent être envoyés uniquement pour les réservations de vos hébergements de long séjour. Pour ce faire, ajoutez une balise à tous les hébergements autorisant les séjours prolongés et spécifiez que le message doit être envoyé uniquement à ces hébergements.