Bonnes pratiques : Automatisation des messages

Suivez nos bonnes pratiques pour optimiser votre efficacité et votre communication avec les voyageurs, les membres de votre équipe et les propriétaires. Ce guide explique comment utiliser nos modèles d'automatisation des messages, nos conditions personnalisables et nos messages automatisés adaptés à vos besoins.

Comment fonctionnent les automatisations de messages

Les automatisations de messages vous permettent de structurer une série de messages automatisés tout au long du déroulement d'une réservation. Chaque automatisation de messages vous permet de :

• Démarrez rapidement l'automatisation de vos messages à l'aide d'un modèle.
• Définissez les conditions de réservation afin de déterminer quel type de réservation la déclenchera.
• Créez des messages personnalisés avec des conditions de messages individuelles.

Meilleures pratiques

Suivez ces bonnes pratiques lors de l'ajout d'une automatisation de messages :

• Utilisez un modèle
  Les modèles proposés couvrent les modes de réservation les plus courants. En savoir plus sur les messages que les voyageurs peuvent recevoir avant, pendant et après leur séjour.
  Utilisez les modèles de « pratiques optimales avancées » comme suit :
  • Utilisez les modèles de formulaire d'arrivée pour demander plus d'informations à vos voyageurs avant leur arrivée. Cela vous permettra de mieux les connaître et de vous protéger contre les mauvais voyageurs.
  • Utilisez les modèles « Ajouter d’autres types de voyageur » pour renforcer votre stratégie de communication et créer une expérience encore plus personnalisée pour vos voyageurs.
• Appliquer les conditions de réservation
  Définissez les réservations qui recevront les messages automatisés associés.
• Utilisez les outils de personnalisation
  • Réduisez les tâches manuelles lors de la mise à jour des messages automatisés ou de l'ajout de nouvelles annonces en les regroupant. Si votre compte contient des groupes d'annonces présentant les mêmes informations (par exemple, des chambres dans des immeubles), vous pouvez configurer l'envoi de vos messages automatisés en fonction de l'annonce, tels que la ville ou les mots-clés. L'automatisation sera automatiquement appliquée aux nouvelles annonces ajoutées sur Guesty et appartenant à ce groupe.
  • Remplissez automatiquement vos messages avec des variables et des champs personnalisés.
  • Appliquer des conditions de message à des cas d'utilisation spécifiques (par exemple, séjours plus longs, heures d'arrivée tardives, etc.).
• Configurez des automatisations de message en fonction du statut de paiement d'une réservation.
  Cela permet à vous, à votre équipe et à vos voyageurs d'être tous informés des paiements. En savoir plus sur les messages automatisés relatifs aux paiements.
• Configurez des automatisations de message pour envoyer les contrats de location à vos voyageurs.
  Simplifiez l'envoi des contrats de location à vos voyageurs directement après la confirmation de leur réservation.
• Configurez des messages automatisés pour les voyageurs réguliers.
  Utilisez des messages automatisés pour fournir des informations sur les offres spéciales et les promotions aux clients fidèles en utilisant la condition de message « Est un voyageur régulier ».

• Configurez des messages automatisés pour les destinataires qui ne sont pas des clients (par exemple, le personnel, les propriétaires, vous-même, etc.).
  Les messages automatisés ne sont pas réservés aux voyageurs; vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour créer des messages automatisés à envoyer à vous-même, à d'autres utilisateurs, aux membres de votre équipe, aux propriétaires et aux contacts du répertoire. Des champs personnalisés peuvent également être utilisés.

  Note:

  Les réponses aux messages automatisés provenant de destinataires non invités ne s'affichent pas dans la Boîte de réception Guesty. Pour recevoir une réponse par e-mail d'un destinataire non invité, configurez vos messages en conséquence.

Automatisation des messages pour les réservations confirmées

Nous vous recommandons d'inclure ces quatre messages automatisés différents dans vos automatisations de message :

• message de confirmation de réservation
  Profitez-en pour remercier vos voyageurs de leur réservation et leur demander leur HAP ou tout autre détail important à connaître avant l'arrivée.
• Rappels internes
  Par exemple, rappelez à votre personnel de faire le suivi du recouvrement des paiements.
• Instructions avant l'enregistrement
  Si la réservation a été intégralement payée, vous pouvez programmer les instructions avant l'enregistrement, comme, par exemple, demander une vérification.
• Instructions d'enregistrement
  Si la réservation a été intégralement payée, vous pouvez programmer l'envoi des instructions d'arrivée, notamment le code d'accès, le mot de passe wifi, etc.

Automatisation des messages pour les modifications de réservation

Lorsqu'une réservation est modifiée, nous vous recommandons d'envoyer des messages pour informer le personnel, les propriétaires et les voyageurs, afin que chacun soit au courant des changements. L'envoi automatique des messages est déclenché en fonction des informations de la réservation au moment de la confirmation. Toute modification apportée à la réservation après confirmation n'entraînera pas le déclenchement de l'automatisation des messages.

Incluez les messages automatisés suivants :

• Un message interne à votre équipe concernant tout changement important
  Par exemple, si la date d'arrivée d'une réservation a été modifiée et que l'équipe de nettoyage doit en être informée afin de préparer la propriété plus tôt.
• Un message au voyageur concernant les mises à jour de sa réservation
  N'oubliez pas de confirmer que les modifications apportées à la réservation ont bien été reçues.
• Un message à la propriété (si nécessaire)

Automatisation des messages pour les réservations annulées (annulées par les voyageurs)

Si un voyageur annule une réservation, nous vous recommandons de mettre en place un système d'automatisation des messages pour le voyageur, ainsi que des messages internes pour le gestionnaire immobilier.

Incluez les messages automatisés suivants :

• Un message interne à l'attention du gestionnaire immobilier ou de votre équipe (avec toutes les instructions pertinentes)
  Par exemple, informez le gestionnaire immobilier que la propriété est désormais disponible pour certaines nuits, notifiez le personnel concerné de la perte de revenus, informez l'équipe de nettoyage, etc.
• Un message adressé au voyageur suite à l'annulation de sa réservation
  Confirmez l'annulation de la réservation. Vous pouvez informer le voyageur que vous espérez avoir l'opportunité de l'accueillir à nouveau.
• Un message à la propriété (si nécessaire)

Conseil:

Pour maîtriser les communications automatisées, visitez Guesty Academy pour des cours interactifs et des tutoriels vidéo étape par étape.