Pour garantir la sécurité de vos données financières, il est essentiel de définir clairement les limites de vos périodes de reporting. Mettez en place une stratégie de conformité rigoureuse en bloquant les transactions à la fin de chaque période comptable afin de réduire les risques d'erreurs dans les rapports et soldes antérieurs. Après la clôture d'une période, vous disposez d'un délai pour ajouter et annuler des transactions ou retraiter des réservations avant leur blocage.
Important:
Une fois les transactions verrouillées, seuls les utilisateurs ayant le rôle Administrateur peuvent effectuer des modifications.
Gérer les périodes de verrouillage
En planifiant votre cycle financier avec des échéances cohérentes, vous garantissez la fiabilité de vos données. Guesty recommande de conserver la configuration par défaut, où les périodes comptables se terminent mensuellement et les transactions sont verrouillées le 10 du mois suivant. Vous pouvez toutefois personnaliser ces dates en fonction des besoins de votre entreprise.
Vous pouvez modifier la date de la période de blocage à tout moment. La nouvelle date s'applique à toutes les périodes futures, mais n'a aucun effet rétroactif sur les périodes déjà bloquées. Par exemple, si votre période de blocage actuelle est le 10 du mois et que vous la modifiez pour le 15, la nouvelle date limite du 15 s'appliquera aux périodes à venir.
Comprendre les ajustements de date
Lorsque vous personnalisez vos échéanciers, le système gère simultanément les dates de début et de fin, mais vous devez gérer manuellement la date de verrouillage :
Les dates de début et de fin sont liées : modifier la date de début décale automatiquement la date de fin afin de maintenir un cycle complet d'un mois ou d'une année.
Les dates de verrouillage sont indépendantes : modifier la date de début ne met pas automatiquement à jour la date de verrouillage des transactions. Vous devez vérifier et mettre à jour manuellement la date de verrouillage pour garantir l’exactitude de vos données.
Par exemple, vous souhaitez un délai tampon plus court de cinq jours pour clôturer vos comptes :
Si vos règles se terminent le dernier jour du mois, ajustez la date de verrouillage au 5 du mois suivant.
Si vos règles se terminent le 5 du mois suivant, conservez la date de verrouillage par défaut au 10 du mois suivant.
Suivez les étapes ci-dessous pour personnaliser les paramètres de votre période de verrouillage.
Définir la période de verrouillage mensuelle
Pas à pas:
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur
Comptabilité pour ouvrir le menu déroulant. - Sous Configuration comptable, sélectionnez Période de verrouillage.
Sélectionnez « Chaque mois » sous « À quelle fréquence une période comptable sera-t-elle verrouillée ? ».
Définissez la période sous « Quand commence et quand se termine la période ? ». Par défaut, la période commence le 1er du mois et se termine le dernier jour du mois. Si vous modifiez la date de début, la date de fin s'ajuste automatiquement.
Choisissez la date de finalisation des données sous « Quand les transactions sont-elles verrouillées après la fin d'une période ? ». Par défaut, les transactions sont verrouillées le 10 du mois suivant. Si vous avez modifié la date de début à l'étape 5, mettez à jour manuellement la date de verrouillage si nécessaire afin de correspondre au délai de suspension souhaité.
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Mettre à jour la période comptable.
Définir la période de verrouillage annuelle
Pas à pas :
- Connectez-vous à votre compte Guesty.
- Dans le menu de navigation latéral, cliquez sur Comptabilité pour ouvrir le menu déroulant.
Sous Configuration comptable, sélectionnez Période de verrouillage.
Sélectionnez « Chaque année » sous « À quelle fréquence une période comptable sera-t-elle verrouillée ? ».
Définissez la période sous « Quand commence et quand se termine la période ? ». Par défaut, la période commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Si vous modifiez la date de début, la date de fin s'ajuste automatiquement.
Choisissez la date de finalisation des données sous « Quand les transactions sont-elles verrouillées après la fin d'une période ? ». Par défaut, les transactions sont verrouillées le 1er mars de l'année suivante. Si vous avez modifié la date de début à l'étape 5, mettez à jour manuellement la date de verrouillage si nécessaire pour qu'elle corresponde à la période de sécurité souhaitée.
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Mettre à jour la période comptable.
