Gestion des paramètres de code de verrouillage dans Guesty Locks Manager

Avec Guesty Locks Manager, vous pouvez gérer à distance toutes les serrures intelligentes que vous utilisez, le tout depuis un seul tableau de bord, grâce à un générateur de code automatique et unique et une visibilité complète sur les données des serrures.

Une fois vos serrures associées aux propriétés, la génération de code est activée par défaut. Personnalisez vos paramètres de code en modifiant le nombre de chiffres, les heures d'activation et de désactivation, et en choisissant entre une génération aléatoire ou basée sur le numéro de téléphone du client. La configuration ou la modification manuelle des codes n'est pas encore prise en charge.

Les modifications apportées aux paramètres de code ne s'appliqueront qu'aux nouvelles réservations.

Mettre à jour les paramètres du code de verrouillage

Lors de la mise à jour du format de code dans Guesty Locks Manager, les utilisateurs sont invités à choisir si les modifications doivent s'appliquer uniquement aux nouvelles réservations ou également aux réservations à venir déjà confirmées. Vous trouverez ci-dessous une explication détaillée de ce qui se passe dans chaque cas :

Option 1 : Appliquer les modifications aux nouvelles réservations uniquement (sélectionnez « Non »)

• Le nouveau format de code s'appliquera à toutes les réservations nouvellement confirmées après l'enregistrement des modifications.
• Les codes existants, qu'ils soient déjà enregistrés sur l'appareil ou programmés, resteront inchangés.
• Codes de sauvegarde invités :
  • Pour la prochaine réservation, le code de secours pourra encore utiliser l'ancien format.
  • À compter de la troisième réservation suivant la mise à jour, le nouveau format sera utilisé systématiquement (il s'agit d'une limitation du système prévue par sa conception).
• Si vous appuyez manuellement sur le bouton « actualiser le code » pour une réservation existante, la nouvelle longueur du code sera appliquée.

Option 2 : Appliquer les modifications à toutes les réservations (sélectionnez « Oui »)

• Tous les codes programmés seront régénérés pour correspondre au nouveau format.
• Les codes déjà actifs et configurés sur l'appareil resteront inchangés.
• Attention : certains codes programmés ont peut-être déjà été communiqués aux clients. Leur régénération pourrait engendrer de la confusion ; veuillez donc procéder avec prudence afin d’éviter toute perturbation du service.
• Ce nouveau format s'appliquera également à toutes les réservations confirmées à partir de maintenant.
• Les codes de sauvegarde des invités se comporteront de la même manière que dans l'option 1.

Activation/désactivation du code

Les paramètres d'activation et de désactivation s'appliquent uniquement aux portes des unités privées. Pour définir les heures d'activation et de désactivation d'une serrure de porte commune, cliquez sur « Serrures » dans le menu de gauche. Cliquez sur la serrure concernée, puis sur « Activer ». à droite de « Activation du code invité ».

Le code invité est activé par défaut à l'heure d'arrivée estimée (ETA). Cette heure est calculée en fonction de l'heure d'enregistrement à l'établissement ou de l'ETA du client si celle-ci a été ajoutée à une réservation .

Le code invité est désactivé par défaut à l'heure de départ estimée (HDE). Cette heure correspond à l'heure de départ de l'établissement ou à l'HDE de l'invité si celle-ci a été ajoutée à une réservation .

Pour personnaliser l'heure d'activation ou de désactivation, cliquez sur le menu déroulant « Début de l'activation » ou « Fin de l'activation » pour modifier l'heure par incréments de 15 minutes à partir de l'heure d'arrivée estimée (ETA) ou de l'heure de fin estimée (ETD). Par exemple :

• Activez le code 30 minutes avant l'heure d'arrivée prévue.
• Désactiver le code 45 minutes après l'heure d'arrivée prévue.

Pour plus de détails sur la configuration du moment d'activation du code invité, y compris la façon de gérer les arrivées anticipées, consultez nos meilleures pratiques .

Quand les codes d'accès invités sont-ils synchronisés avec les serrures ?

Lorsque des codes d'invité sont créés dans Guesty, ils ne sont pas immédiatement synchronisés avec les serrures. Les codes déjà synchronisés apparaissent en vert sur la page de la serrure, tandis que ceux qui seront synchronisés peu avant l'activation apparaissent en violet.

Pour les serrures acceptant les codes programmés, ces derniers sont synchronisés 72 heures avant leur activation. Une fois synchronisé, le code programmé reste actif, quel que soit l'état de connexion de la serrure.

Pour les serrures ne prenant pas en charge les codes programmés, ces derniers sont synchronisés quelques minutes avant leur activation. Si la serrure est hors ligne à ce moment-là, le code ne sera pas synchronisé et l'invité ne pourra pas l'utiliser. Le code invité apparaîtra alors comme "échec" dans Guesty Locks Manager.

Format de code

Par défaut, les codes comportent quatre chiffres. Utilisez le menu déroulant pour modifier le nombre de chiffres. Les paramètres de code s'appliquent à toutes les propriétés. Avant de modifier le nombre de chiffres, assurez-vous que toutes vos serrures associées prennent en charge la longueur de code choisie.

Choisissez si le code sera généré aléatoirement ou en fonction des derniers chiffres du numéro de téléphone du client. Si aucun numéro de téléphone n'est fourni pour le client au moment de la confirmation de la réservation, le code sera généré aléatoirement.

En cas de problème lors de l'enregistrement, vous pouvez partager le code de secours du client ou créer un nouveau code.

Codes des membres de l'équipe

Créez des codes pour les membres de l'équipe sur la page de verrouillage.

Pas à pas :

1. À droite de « Codes des membres de l'équipe », cliquez sur Nouveau code.

2. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le code souhaité. Assurez-vous que ce code n'est pas déjà utilisé par un autre membre de l'équipe et que sa longueur est compatible avec les paramètres de verrouillage.

   Important :

   Pour les serrures Nuki, en raison des restrictions de Nuki, les codes ne peuvent pas inclure « 0 » ni commencer par « 12 ».

Pour modifier le code d'un membre de l'équipe, cliquez à droite. Pour supprimer un code, cliquez sur X.

Afficher les codes d'invité

Les informations suivantes sont affichées sur la page de verrouillage :

Codes de sauvegarde

Les codes de secours offrent une sécurité et une commodité supplémentaires aux invités. En mettant en place des codes de secours, vous :

• Réduisez les perturbations si le code d'accès principal des invités est compromis.
• Garantissez un accès continu aux invités.

Le fait de conserver deux codes de secours permet de remplacer facilement un ancien code par un nouveau après le départ, garantissant ainsi la mise en place d'un système de sécurité fiable en permanence.

Lorsqu'un client effectue son départ, le code principal est supprimé et les actions suivantes se produisent automatiquement :

1. Le code de sauvegarde A est supprimé.
2. Le code de sauvegarde B se convertit en nouveau code de sauvegarde A.
3. Un nouveau code est généré, qui devient le nouveau code de sauvegarde B.

Cela permet de garantir que les deux codes de secours restent à jour pour les futurs utilisateurs.

Codes créés en dehors de Guesty

Les codes d'accès permanents sont importés en tant que codes d'accès pour les membres de l'équipe lorsqu'un fournisseur de serrures est connecté. Par défaut, ces codes sont gérés dans Guesty une fois le fournisseur de serrures connecté. Pour continuer à gérer les codes en dehors de Guesty, désactivez l'option « Gérer les codes existants dans le Gestionnaire de serrures Guesty » et cliquez sur « Enregistrer ».

Mise à jour automatique du statut d'enregistrement

Par défaut, le statut du séjour de vos invités sera automatiquement mis à jour lors de la première utilisation du code d'accès. Vous pouvez désactiver cette fonction en décochant l' option « Mise à jour automatique du statut d'arrivée ».