Gestion des paramètres de code de verrou dans Guesty Locks Manager

Avec Guesty Locks Manager, vous pouvez gérer à distance chaque verrou intelligent que vous utilisez, le tout à partir d'un seul tableau de bord, avec un générateur de code automatique et unique et une visibilité complète sur les données de verrou.

Une fois vos serrures liées aux propriétés, la création de codes est activée par défaut. Définissez vos paramètres de code en modifiant le nombre de chiffres, les heures d'activation et de désactivation, et si le code est généré aléatoirement ou à partir du numéro de téléphone du client. La création ou la modification manuelle des codes n'est pas encore prise en charge.

Les modifications apportées aux paramètres du code s'appliquent uniquement aux nouvelles réservations.

Mettre à jour les paramètres du code de verrou

Lors de la mise à jour du format du code dans Guesty Locks Manager, les utilisateurs sont invités à choisir si les modifications doivent s'appliquer uniquement aux nouvelles réservations ou également aux réservations à venir déjà confirmées. Voici une explication détaillée de chaque cas :

Option 1 : Appliquer les modifications uniquement aux nouvelles réservations (sélectionnez « Non »)

• Le nouveau format de code s'appliquera à toutes les réservations nouvellement confirmées une fois les modifications enregistrées.
• Les codes existants, qu'ils soient déjà définis sur l'appareil ou programmés, resteront inchangés.
• Codes de sauvegarde des voyageurs :
  
  • Pour la prochaine réservation, le code de sauvegarde peut toujours utiliser l'ancien format.
  • À partir de la troisième réservation après la mise à jour, le nouveau format sera utilisé de manière cohérente (il s'agit d'une limitation du système par conception).
• Si vous appuyez manuellement sur le bouton « Actualiser le code » pour une réservation existante, la nouvelle durée du code sera appliquée.

Option 2 : Appliquer les modifications à toutes les réservations (sélectionnez « Oui »)

• Tous les codes programmés seront régénérés pour s'aligner sur le nouveau format.
• Les codes déjà actifs et définis sur l'appareil resteront intacts.
• Attention : certains codes programmés peuvent avoir déjà été communiqués aux voyageurs. La régénération de ces codes peut entraîner des confusions ; soyez donc prudent afin d'éviter toute interruption de service.
• Le nouveau format s'appliquera également à toutes les réservations nouvellement confirmées à l’avenir.
• Les codes de sauvegarde des voyageurs se comporteront de la même manière que dans l’option 1.

Activation / désactivation du code

Les paramètres d'activation et de désactivation s'appliquent uniquement aux portes des unités privées. Pour définir les heures d'activation et de désactivation d'une serrure commune, cliquez sur « Serrures » dans le menu de gauche. Cliquez sur la serrure concernée, puis sur à droite de « Activation du code voyageur ».

Le code voyageur est activé par défaut à l'heure d'arrivée estimée (HAP). Cette heure est calculée en fonction de l'heure d'arrivée dans la propriété ou de l'HAP du client si celui-ci est ajouté à une réservation.

Le code voyageur est désactivé par défaut à l'heure estimée de départ (HDP). Cette heure est calculée en fonction de l'heure de paiement de fin de séjour de la propriété ou de l'HDP du client s'il a été ajouté à une réservation.

Pour personnaliser l'heure d'activation ou de désactivation, cliquez sur le menu déroulant « Démarrer l'activation » ou « Finir l'activation » pour modifier l'heure par incréments de 15 minutes à partir de l'heure d'arrivée prévue (HAP) ou de l'heure de départ prévue (HDP). Par exemple :

• Activez le code 30 minutes avant HAP
• Désactivez le code 45 minutes après HDP

Pour plus de détails sur la définition du moment d'activation du code voyageur, y compris la manière de gérer les arrivées anticipées, consultez nos meilleures pratiques.

Quand les codes voyageur sont-ils synchronisés avec les serrures ?

Lorsque des codes voyageur sont créés dans Guesty, ils ne sont pas immédiatement synchronisés avec les serrures. Les codes déjà synchronisés s'affichent en vert sur la page de la serrure, tandis que ceux qui seront synchronisés peu avant l'activation s'affichent en violet.

Pour les serrures acceptant les codes programmés, les codes sont synchronisés 72 heures avant l'activation. Une fois le code programmé synchronisé avec la serrure, il fonctionne quel que soit son état de verrou.

Pour les serrures qui ne supportent pas les codes programmés, ceux-ci sont synchronisés quelques minutes avant l'activation. Si la serrure est hors ligne à ce moment-là, le code ne sera pas synchronisé et le voyageur ne pourra pas l'utiliser. Le code voyageur s'affichera comme « Échec » dans le Guesty Locks Manager.

Format de code

Par défaut, les codes durent quatre chiffres. Utilisez le menu déroulant pour modifier le nombre de chiffres. Les paramètres de code s'appliquent à toutes les propriétés. Avant de modifier le nombre de chiffres, assurez-vous que toutes vos serrures connectées supportent la durée de code choisie.

Choisissez si le code sera généré aléatoirement ou selon les derniers chiffres du numéro de téléphone du client. Si la réservation ne contient pas de numéro de téléphone du voyageur au moment de la confirmation, le code sera généré aléatoirement.

En cas de problème lors de l'arrivée, vous pouvez partager le code de secours du voyageur ou créer un nouveau code généré.

Codes des membres de l'équipe

Créez des codes pour les membres de l'équipe dans la page de la serrure.

Pas à pas :

1. À droite de « Codes des membres de l’équipe », cliquez sur Nouveau code.
2. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le code souhaité. Assurez-vous qu'il n'est pas déjà utilisé par un autre membre de l'équipe et que sa durée est compatible avec vos paramètres de serrure.

   Important :

   Pour les serrures Nuki, en raison des restrictions de Nuki, les codes ne peuvent pas inclure « 0 » ou commencer par « 12 ».

3. Dans le menu déroulant, sélectionnez la catégorie de code (par exemple, Sauvegarde, Nettoyeur).
4. Entrez une description (facultatif).
5. Pour définir une durée de validité temporaire du code, activez les paramètres d'expiration. Si cette option est désactivée, le code n'expirera pas.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier le code d'un membre de l'équipe, cliquez sur à droite. Pour supprimer un code, cliquez sur X.

Afficher les codes voyageur

Les informations suivantes sont affichées dans la page de la serrure :

Codes de sauvegarde

Les codes de secours offrent un niveau de sécurité et de confort supplémentaire aux voyageurs. En utilisant des codes de secours, vous :

• Réduisez les perturbations si le code voyageur principal est compromis.
• Garantissez un accès continu aux voyageurs.

Conserver deux codes de sauvegarde permet de remplacer de manière transparente un ancien code par un nouveau après le paiement de fin de séjour, garantissant ainsi qu'une solution de sécurité fiable est toujours en place.

Lorsqu'un voyageur quitte l'hôtel, le code principal est supprimé et les opérations suivantes se produisent automatiquement :

1. Le code de sauvegarde A est supprimé.
2. Le code de sauvegarde B est converti en nouveau code de sauvegarde A.
3. Un nouveau code est généré, qui devient le nouveau code de sauvegarde B.

Cela garantit que les deux codes de sauvegarde restent à jour pour les futurs voyageurs.

Codes créés en dehors de Guesty

Les codes de verrou permanents sont importés comme codes de membre de l'équipe lorsqu'un fournisseur de serrure est connecté. Par défaut, ces codes sont gérés dans Guesty une fois le fournisseur connecté. Pour continuer à gérer les codes hors de Guesty, désactivez la fonction « Gérer les codes existants » dans le Guesty Locks Manager, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Mettre à jour automatiquement le statut « arrivée » à l'enregistrement

Par défaut, le statut de séjour de vos voyageurs est automatiquement mis à jour dès la première utilisation du code d'accès. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité en désactivant « Mettre à jour automatiquement le statut à l'arrivée ».